Barry ist Lehrer und verwendet gerne Word, um Handzettel für seine Klasse zu erstellen. Er verwendet Word auch, um detaillierte Notizen zu erstellen, aus denen er unterrichten kann.

Das detaillierte Notizen-Dokument ist eine Obermenge des Handouts. Barry sucht nach dem besten Weg, das Handout-Dokument mit dem detaillierten Notizen-Dokument zu „heiraten“, damit es sich auch in seinen Notizen widerspiegelt, wenn er Änderungen am Handout vornimmt. Er hat versucht, nur ein Dokument für alles zu verwenden und seine detaillierten Notizen als versteckten Text zu formatieren, aber das funktioniert nicht immer. (Zum Beispiel fehlen in einer nummerierten Liste Nummern im Handzettel, wenn er einige davon verbirgt.) Seine detaillierten Notizen sind im Handzetteltext verteilt, sodass er nicht einfach einen Master / ein Unterdokument haben kann.

Eigentlich haben Sie über zwei gute Ansätze nachgedacht, aber es gibt noch andere. Der Ansatz mit verstecktem Text ist möglicherweise noch möglich. Der einzige Unterschied besteht darin, wie Sie den Text in Ihrem Dokument vorbereiten. Anstatt Ihre Notizen in ihre eigenen Absätze zu setzen (was bedeuten würde, dass sie ihre eigenen Nummern in einer nummerierten Liste haben), könnten Sie die Notizen zum Teil des vorherigen Absatzes machen, indem Sie am Ende des Schülerteils von Umschalt + Eingabetaste drücken der Text. Ihre Notiz erhält dann keine eigene Nummer, und Sie können sie trotzdem ausblenden, um das Drucken zu steuern.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, auf den versteckten Text zu verzichten und Ihre Notizen in Kommentare einzufügen. Mit Word können Sie die Anzeige und das Drucken von Kommentaren ähnlich wie mit verstecktem Text deaktivieren.

In engem Zusammenhang mit Kommentaren steht die Verwendung aller Markup-Tools, die durch Nachverfolgen von Änderungen aktiviert wurden. In Ihrem Dokument können Sie Änderungen verfolgen aktivieren, wenn Sie bereit sind, Ihre eigenen Notizen einzufügen. Sie werden dann im Dokument als „hinzugefügter“ Text angezeigt. Mit Word können Sie Ihr Dokument mit oder ohne sichtbarem Markup drucken, sodass Sie es mit oder ohne den hinzugefügten Text (Ihre Notizen) drucken können.

Der Ansatz von Track Changes bietet noch einen weiteren Vorteil. Wenn Sie Ihren Notizen etwas hinzufügen, das Sie später im Handzettel für Schüler anzeigen möchten, müssen Sie nur dieses Element auswählen und dann die Revision für das, was Sie ausgewählt haben, „akzeptieren“. Es wird dann Teil des Originaldokuments und wird auf dem Handzettel gedruckt.

Während Sie festgestellt haben, dass die Verwendung von Master- und Subdokumenten für Ihre Anforderungen nicht gut funktioniert, gibt es einen parallelen Ansatz, der möglicherweise angepasst werden kann. Verwenden Sie stattdessen das Feld INCLUDETEXT. Ihre Notizen können sich in einer Reihe kleiner Dokumente befinden (nennen Sie sie Unterdokumente, wenn Sie möchten). Anschließend platzieren Sie INCLUDETEXT-Felder im Schülerhandout, um anzugeben, wo diese Einfügungen erfolgen sollen. Wenn Sie möchten, können Sie Ihre Notizen sogar in einem einzelnen Dokument platzieren, die verschiedenen Blöcke mit einem Lesezeichen versehen und dann mehrere INCLUDETEXT-Felder mit einem Lesezeichenparameter verwenden, um auf die Blöcke in der Notizen-Datei zu verweisen. Innerhalb des Schülerhandouts können Sie die Felder als versteckten Text formatieren und dann mit oder ohne versteckten Text drucken, um den gewünschten Ausdruck zu erhalten.

Sie können Word auch mit einem anderen Programm erweitern. In Word 2010 können Sie OneNote verwenden, um Ihre Notizen zusammenzustellen und sie mit Ihrem Handout für Schüler zu verknüpfen. Dieser Vorgang wird am besten in diesem Tutorial von Microsoft beschrieben:

http://office.microsoft.com/en-ca/onenote/better-together-word-and-onenote-HA102737477.aspx

Schließlich können Sie Word ganz aufgeben und ein anderes Programm verwenden, das möglicherweise besser zu dem passt, was Sie tun möchten. Beispielsweise können Sie PowerPoint verwenden, um die Handouts und Notizen tatsächlich zu erstellen. Während wir PowerPoint am häufigsten als eine Möglichkeit betrachten, Overhead-Folien zu erstellen, kann eine Folie genauso einfach so formatiert werden, dass sie ein Stück Papier darstellt. Ihr Schüler-Handout wird im Abschnitt „Folien“ der Präsentation erstellt, und Sie können dann nach Bedarf zu jeder Folie Notizen hinzufügen. Wenn es Zeit zum Drucken ist, können Sie entweder nur die Folien (für die Schüler) oder die Folien und Notizen (für Sie) drucken.

WordTips ist Ihre Quelle für kostengünstige Microsoft Word-Schulungen.

(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (12433) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier:

Erstellen von zwei Versionen desselben Dokuments.