Wenn Sie Dokumente drucken möchten, die Informationen aus einer Datendatei zusammenführen, z. B. Serienbriefe, müssen Sie die Datendatei so erstellen, dass Word weiß, wie sie verarbeitet wird. Diese Daten können sich in einem Datenbankprogramm, im Excel-Tabellenkalkulationsprogramm oder direkt in Word befinden.

Wenn Sie ein einfaches, einmaliges Seriendruckdokument erstellen, stehen die Chancen gut, dass Sie Daten verwenden, die Sie in ein Word-Dokument eingefügt haben.

Grundsätzlich muss die Word-Datendatei einen Header-Datensatz und so viele Datensätze enthalten, wie Sie möchten. Der Kopfdatensatz gibt die Feldnamen an, die den Feldern in jedem Datensatz zugewiesen werden sollen. Die Namen in diesem Kopfdatensatz entsprechen den in Ihrem Stammdokument verwendeten Feldnamen. Jedes Feld in jedem Datensatz der Datei muss einem der Headerfelder entsprechen. Betrachten Sie beispielsweise den folgenden Auszug aus einer Datendatei.

title

first

middle

last

John

Q.

Public

Jean

R.

Smith

Wilma

Davis

Walter

T.

Avery

Der erste Datensatz gibt die Feldnamen an. Es ist der Header-Datensatz. Die anderen vier Datensätze sind die Datensätze. Beachten Sie auch, dass im dritten Datensatz keine Daten aufgeführt sind, die dem Datenfeld mit dem Namen middle entsprechen. Während Sie diese Datendateien erstellen, können Sie die Informationen in eine Word-Tabelle einfügen, damit die Daten einfacher zu visualisieren und zu bearbeiten sind. Jeder Datensatz belegt eine Zeile der Tabelle, und jedes Feld belegt eine Zelle in der Zeile.

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(Microsoft Word ist die beliebteste Textverarbeitungssoftware der Welt.) Dieser Tipp (1369) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003.