AutoText-Einträge sind eine hervorragende Möglichkeit, sowohl die Dateneingabe als auch die Datenstandardisierung in Word-Dokumenten zu beschleunigen. Wenn Sie mehr und mehr AutoText-Einträge erstellen, können Sie nach einer Möglichkeit suchen, eine Liste dieser Einträge zu drucken. Diese Liste könnte dann als „Referenzhandbuch“ für die auf einem System verfügbaren Einträge verwendet werden.

Word bietet eine schnelle Möglichkeit zum Drucken von AutoText-Einträgen: Wählen Sie im Dialogfeld Drucken die Option AutoText-Einträge in der Dropdown-Liste Drucken. Die gedruckte Liste entspricht jedoch möglicherweise nicht Ihren Wünschen. (Möglicherweise möchten Sie, dass die Liste anders formatiert wird, um Ihren spezifischen Anforderungen zu entsprechen.)

Eine Möglichkeit, den gewünschten Listentyp zu erstellen, besteht darin, die Art und Weise zu ändern, in der Sie ihn drucken. Windows bietet einen allgemeinen Druckertreiber, mit dem Sie aus jedem Ausdruck eine Nur-Text-Datei erstellen können. Wenn Sie sich die Liste der auf Ihrem System installierten Druckertreiber ansehen, wird möglicherweise einer mit dem Namen „Allgemein / Nur Text“ angezeigt. Wenn Sie dies nicht tun, führen Sie die Schritte aus, um diesen Druckertreiber hinzuzufügen.

(Die Schritte, die Sie ausführen, hängen von der von Ihnen verwendeten Windows-Version ab. In allen Versionen sollte ein generischer Druckertreiber mit dem Namen „Generic / Text Only“ verfügbar sein.)

Gehen Sie folgendermaßen vor, wenn Sie Ihre AutoText-Referenzliste erstellen möchten:

  1. Wählen Sie Datei | Drucken, um das Dialogfeld Drucken anzuzeigen.

  2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Name oben im Dialogfeld den Drucker Allgemein / Nur Text. (Sie haben gerade geändert, welcher Druckertreiber zum Erstellen des Dokuments verwendet wird.)

  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen In Datei drucken.

  4. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Drucken was die Option AutoText-Einträge. (Siehe Abbildung 1.)

  5. OK klicken. Ein Dialogfeld wird angezeigt, in dem Sie nach einem Dateinamen für die Ausgabedatei gefragt werden.

  6. Wählen Sie mithilfe der Steuerelemente im Dialogfeld einen Speicherort für die Ausgabedatei aus. Geben Sie einen Namen an, der für das, was Sie erstellen, sinnvoll ist, z. B. „Meine AT-Einträge“.

  7. Klicken Sie auf OK und die Ausgabedatei wird erstellt.

Die Ausgabedatei wird an dem von Ihnen angegebenen Speicherort unter dem von Ihnen angegebenen Namen gespeichert. Die Dateinamenerweiterung lautet PRN. Sie können diese Datei in Word oder in einen anderen Texteditor laden. es ist einfacher Text. Sie können es dann wie bei jedem anderen Dokument wie gewünscht formatieren. Wenn Sie mit Ihrer Formatierung zufrieden sind, können Sie das Dokument drucken, um Ihre Referenzliste zu erstellen.

Es sollte beachtet werden, dass Sie, wenn Sie die PRN-Datei in Word öffnen und eine Menge Kauderwelsch in der Datei sehen, Schritt 2 in den obigen Schritten wahrscheinlich nicht befolgt haben. Nur der Druckertreiber „Allgemein“ / „Nur Text“ erstellt eine Nur-Text-Datei. Wenn Sie einen anderen Druckertreiber verwenden, enthält die Ausgabedatei die Codes, die zur Steuerung des Druckers erforderlich sind – was Sie als Kauderwelsch ansehen.

Es gibt natürlich Möglichkeiten, wie Sie Ihre Referenzliste mithilfe von Makros erstellen können. Das folgende Beispiel zeigt ein Makro, das alle geöffneten Vorlagen durchläuft und ein Dokument erstellt, das aus allen AutoText-Einträgen in allen diesen Vorlagen besteht.

Sub ListEntries()

Dim oTemplate As Word.Template     Dim oEntry As Word.AutoTextEntry     Dim strReport As String

For Each oTemplate In Application.Templates         strReport = strReport & oTemplate.FullName & vbCr         For Each oEntry In oTemplate.AutoTextEntries             With oEntry                 strReport = strReport & .Name & vbTab & .Value & vbCr             End With         Next         strReport = strReport & String$(3, vbCr)

Next     With Application.Documents.Add.StoryRanges(wdMainTextStory)

.Text = strReport     End With End Sub

Dieses Makro ist sehr einfach; Es könnte erweitert werden, um komplexere Aufgaben auszuführen, z. B. das Formatieren der dem neuen Dokument hinzugefügten Informationen.

_Hinweis: _

Wenn Sie wissen möchten, wie die auf dieser Seite (oder auf einer anderen Seite der WordTips-Websites) beschriebenen Makros verwendet werden, habe ich eine spezielle Seite vorbereitet, die hilfreiche Informationen enthält.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (5813) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003.