Jennifer bemerkte, dass die Kopf- / Fußzeilenversion der AutoText-Schaltfläche manchmal nicht dieselben AutoText-Einträge enthält wie die Version auf Dokumentebene. Sie fragt sich, warum das passiert und wie sie es umgehen kann.

Was Sie tatsächlich bemerken, ist ein Artefakt der Art und Weise, wie AutoText normalerweise funktioniert. Wenn Sie verfügbare AutoText-Einträge anzeigen (ob im Hauptdokument oder in der Kopf- / Fußzeile), zeigt Word nur die Einträge an, die seiner Meinung nach für die aktuelle Verwendung verfügbar sein sollten. Dies hat in erster Linie mit der Kompatibilität der AutoText-Einträge mit dem jeweiligen Stil des Absatzes zu tun, in dem sich die Einfügemarke befindet.

Wenn Sie AutoText-Einträge definieren, können Sie diese als „gestylt“ definieren. Dies bedeutet, dass der Stil des Textes im Eintrag mit dem Text selbst gespeichert wird. Wenn Sie einen Eintrag mit Stil X definieren und später versuchen, AutoText-Einträge einzufügen, während sich die Einfügemarke in einem Absatz befindet, der Stil Y verwendet, versucht Word festzustellen, ob Stil X mit Stil Y kompatibel ist. Mit anderen Worten, sind sowohl X als auch Y basierend auf demselben zugrunde liegenden Stil (wie der normale Stil)? Wenn dies der Fall ist, können Sie in Word den AutoText-Eintrag einfügen. Wenn nicht, wird es nicht.

Was ist also im Kopf- und Fußbereich? Wenn Sie eine Kopf- oder Fußzeile erstellen, heißt der für die Kopfzeile verwendete Stil standardmäßig Kopfzeile und für die Fußzeile Fußzeile. (Scheint natürlich, oder?) Wenn Sie die AutoText-Einträge anzeigen, während sich Ihre Einfügemarke in einem Absatz befindet, der mit einem dieser Stile formatiert ist, werden nur die AutoText-Einträge angezeigt, die mit diesen Stilen formatiert sind (oder AutoText-Einträge nur für Text) verfügbar.

Es gibt zwei Möglichkeiten, um dieses Problem zu umgehen. Zunächst können Sie den Stil ändern, der auf die eigentliche Kopf- oder Fußzeile angewendet wird. Wenn Sie beispielsweise den Stil in „Normal“ ändern, wird eine viel längere Liste der verfügbaren AutoText-Einträge angezeigt (da „Normal“ der Basisstil für viele Stile in Word ist). Zweitens können Sie AutoText-Einträge erstellen, die „nicht formatiert“ sind (nur Text) oder mithilfe der Kopf- oder Fußzeilenstile erstellt und gespeichert werden.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (3436) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003.