Anthony schrieb über ein Problem, das er beim Bearbeiten von Dokumenten hatte. Er berichtete, dass er regelmäßig Schwierigkeiten hat, ungerade Schriftarten anzuzeigen, während er alte Dokumente bearbeitet, die ursprünglich mit einer anderen Vorlage erstellt wurden. Manchmal ändert sich beim Löschen von Text oder bei harten Rückgaben der Satz, an dem er arbeitet, in eine andere Schriftart, normalerweise eine Courier-Schriftart oder eine kleinere Times New Roman-Schriftart.

Es kann eine Reihe von Ursachen für diese Art von Problem geben, und Sie wissen erst, welche Lösung Sie verwenden müssen, wenn Sie das Problem eingrenzen. Das häufigste Problem wird durch ein Missverständnis der Beziehung zwischen Stilen und expliziter Formatierung verursacht.

Jedem Absatz in Ihrem Dokument ist ein Stil zugewiesen. Dieser Stil definiert die Standardmerkmale dieses Absatzes, einschließlich der Schriftart, mit der die Zeichen im Absatz angezeigt werden. Wenn Sie neuen Text in den Absatz einfügen, wird normalerweise die Formatierung des zugrunde liegenden Stils übernommen. Wenn Ihnen diese Formatierung nicht gefällt, besteht die Lösung darin, die dem Stil zugeordnete Schriftart zu ändern.

Um die Schriftart zu bestimmen, die dem Stil eines bestimmten Absatzes zugeordnet ist, wählen Sie einfach den Absatz aus und drücken Sie Strg + Leertaste. Dadurch werden alle expliziten Formatierungen von Zeichen innerhalb des Absatzes entfernt und auf ihre Standardeinstellungen zurückgesetzt, die durch den zugrunde liegenden Absatzstil definiert sind. Wenn Sie möchten, dass die Schriftart unterschiedlich ist (und daher beim Ausschneiden und Einfügen von Text nur minimale Probleme auftreten), ändern Sie die vom Stil verwendete Schriftart und nicht explizit mithilfe von Werkzeugen oder Menüs.

Das Problem ungerader Schriftarten tritt auch auf, wenn Sie Text von einem Dokument in ein anderes kopieren. Wenn Sie ganze zu kopierende Absätze auswählen, werden auch die diesen Absätzen zugewiesenen Stile kopiert. Wenn Sie diese Absätze in das Zieldokument einfügen und dieses Dokument bereits Stile mit demselben Namen wie die Absätze hat, die Sie kopieren, behält der eingefügte Text nicht die im alten Dokument verwendete Formatierung bei.

Stattdessen wird die Formatierung übernommen, die dem Stil im Zieldokument zugewiesen ist. Diese Änderung kann dazu führen, dass der eingefügte Text anders aussieht als im Originaldokument. Wenn das Zieldokument jedoch nicht dieselben Stile aufweist wie die in den zu kopierenden Absätzen verwendeten, werden die Stile zusammen mit den Absätzen in das neue Dokument kopiert.

Eine Möglichkeit, dieses Problem zu umgehen, besteht darin, niemals direkt in das neue Dokument einzufügen. Verwenden Sie stattdessen Inhalte einfügen und wählen Sie das Einfügen von unformatiertem Text. Dies führt dazu, dass Word die Stile ignoriert, die mit den Absätzen aus dem Originaldokument kopiert wurden, und stattdessen die Stile nur im Zieldokument verwendet.

Eine andere Sache, auf die Sie achten sollten, ist das Ersetzen von Schriftarten. Wenn das Dokument, das Sie bearbeiten, vor langer Zeit auf einem anderen System erstellt wurde, sind möglicherweise auf dem ursprünglichen System Schriftarten installiert, die Sie nicht auf Ihrem System haben. Wenn Sie ein Dokument öffnen, das nicht installierte Schriftarten verwendet, ersetzt Word die fehlende Schriftart durch eine verfügbare Schriftart. Dies kann dazu führen, dass Ihr Text lustig erscheint und anders fließt als erwartet. Die Lösung besteht darin, entweder die fehlende Schriftart zu installieren oder die im Dokument verwendeten Stile so zu ändern, dass die von Ihnen installierten Schriftarten verwendet werden.

Zum Schluss noch ein Ratschlag: Wenn Sie viel bearbeiten, konfigurieren Sie Word so, dass nicht druckbare Zeichen angezeigt werden. Wählen Sie Extras | Optionen, um das Dialogfeld Optionen anzuzeigen und sicherzustellen, dass die Registerkarte Ansicht ausgewählt ist.

Beachten Sie, dass es im Dialogfeld einen Abschnitt mit dem Namen „Nicht druckbare Zeichen“ oder „Formatierungsmarken“ gibt, abhängig von Ihrer Word-Version. Dieser Abschnitt enthält sechs verschiedene Kontrollkästchen. Falls gewünscht, können Sie das Kontrollkästchen Alle aktivieren. Sie sollten jedoch mindestens die Kontrollkästchen Tabulatorzeichen, Leerzeichen, Absatzmarken und versteckter Text aktivieren.

Wenn Sie auf OK klicken, stellen Sie fest, dass Ihr Dokument seltsam aussieht – es enthält viele Markierungen, die vorher nicht vorhanden waren. Sobald Sie die anfängliche Desorientierung überwunden haben, diese normalerweise unsichtbaren Markierungen zu sehen, werden Sie feststellen, dass sie sowohl beim Bearbeiten als auch beim Formatieren von unschätzbarem Wert sind.

Beim Bearbeiten werden Sie präziser beim Kopieren und Einfügen, da Sie jetzt genau sehen können, welche Zeichen in Ihrer Bearbeitung enthalten sind. Sie können auch sehen, wo sich zusätzliche Leerzeichen und unerwünschte Tabulatorzeichen befinden, damit Sie sie problemlos bearbeiten können.

Bei der Formatierung können Sie sicherstellen, dass Sie genau die Zeichen auswählen, die Sie formatieren möchten. Dies verbessert Ihre Genauigkeit und hilft Ihnen, genau das Aussehen zu erhalten, das Sie möchten. Darüber hinaus ist es weniger wahrscheinlich, dass Sie die Absatzmarke in Ihre Formatierung aufnehmen oder ausschließen. (Das Einschließen oder Ausschließen der Absatzmarke hat je nach Fall unterschiedliche Auswirkungen auf die Formatierung und Bearbeitung.)

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(Microsoft Word ist die beliebteste Textverarbeitungssoftware der Welt.) Dieser Tipp (3505) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003.