Wenn Sie ein Dokument zusammenstellen, müssen Sie häufig sicherstellen, dass bestimmte Referenzen konsistent sind. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise auf eine bestimmte Toleranz für eine Maschine verweisen, und es ist unbedingt erforderlich, dass die Referenzen im gesamten Dokument präzise und genau sind.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie mit Word mit dieser Situation umgehen können. Eine praktische Möglichkeit besteht darin, die AutoText-Funktion in Word zu verwenden. Wenn Sie Ihren Wert oder Text zum ersten Mal verwenden, weisen Sie ihn einem AutoText-Eintrag zu. (Wie Sie AutoText-Einträge genau erstellen, wird in anderen Ausgaben von _WordTips _. erläutert.) Beispielsweise können Sie dem AutoText-Namen n45 45.000 zuweisen. Wenn Sie dann n45 eingeben, können Sie F3 drücken und der Name wird auf die vollständige Nummer erweitert. Um noch mehr Flexibilität zu bieten, können Sie die F3-Methode umgehen und die folgenden Schritte ausführen:

  1. Definieren Sie in der ersten Instanz der Referenz den AutoText-Wert wie gewohnt.

  2. Fügen Sie am nächsten Punkt, an dem Sie denselben Wert oder Text benötigen, ein Feld ein, indem Sie Strg + F9 drücken.

  3. Geben Sie in das Feld AUTOTEXT _ [Name] _ ein, wobei _ [Name] _ der Name des AutoText-Eintrags ist, den Sie in Schritt 1 definiert haben.

  4. Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3 für jedes Auftreten des Werts oder Textes.

Dies ist offensichtlich etwas mehr Arbeit als nur das Drücken von F3, um einen AutoText-Eintrag zu erweitern. Der Vorteil der Verwendung von AutoText auf diese Weise besteht darin, dass es leicht aktualisiert werden kann. Ändern Sie einfach den AutoText-Eintrag, aktualisieren Sie Ihre Felder und alle Instanzen werden automatisch im gesamten Dokument geändert. Wenn Sie den F3-Ansatz verwenden, kann Ihr AutoText-Eintrag nicht automatisch aktualisiert werden.

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(Microsoft Word ist die beliebteste Textverarbeitungssoftware der Welt.) Dieser Tipp (1532) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003.