Wenn Sie das Zusammenführungstool von Word verwenden, nehmen die in ein Hauptdokument zusammengeführten Informationen die in diesem Hauptdokument angewendete Formatierung an. Die Formatierung von Informationen in der Datenquelle hat keine Auswirkung. Meistens ist dies eine wünschenswerte Sache; Die Informationen in der Datenquelle können eine bizarre Formatierung aufweisen, die Sie nicht in Ihrem Hauptdokument anwenden möchten.

Es gibt jedoch Zeiten, in denen dies möglicherweise nicht wünschenswert ist. Angenommen, eines der Zusammenführungsfelder ist ein Firmenname, und Sie möchten, dass einige der Unternehmen in Ihrem Hauptdokument fett und andere Unternehmen im regulären Text angezeigt werden. Selbst wenn Sie einige Unternehmen in der Datenquelle fett formatieren, ignoriert Word die Formatierung, wenn es mit Ihrem Hauptdokument zusammengeführt wird.

Leider bietet Word keinen magischen Schalter, den Sie mit dem Unternehmenszusammenführungsfeld verwenden können, um die Verwendung der Formatierung in der Datenquelle zu erzwingen. Dies kann mit ein wenig Einfallsreichtum und der Verwendung des bedingten IF-Felds von Word umgangen werden. Befolgen Sie diese Schritte, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen:

  1. Fügen Sie in Ihrer Datenquellendatei ein weiteres Feld mit dem Namen „FormatBold“ hinzu. Sie können es tatsächlich so nennen, wie Sie möchten. In diesem Feld wird angegeben, welche Unternehmen beim Zusammenführen mit dem Hauptdokument als fett formatiert werden sollen.

  2. Geben Sie für jeden Unternehmensdatensatz, in dem der Firmenname fett gedruckt werden soll, ein „Y“ oder „Ja“ (konsistent sein) in das Feld FormatBold ein.

  3. Öffnen Sie das Hauptdokument.

  4. Fügen Sie an der Stelle, an der der Firmenname im Dokument angezeigt werden soll, ein Paar Feldklammern ein, indem Sie Strg + F9 drücken.

  5. Geben Sie IF gefolgt von einem Leerzeichen ein.

  6. Fügen Sie das neue Zusammenführungsfeld ein, das Sie der Datenquelle hinzugefügt haben (FormatBold).

  7. Geben Sie ein Leerzeichen gefolgt vom Gleichheitszeichen (=) gefolgt von „Ja“ oder „Y“

ein (in Anführungszeichen), gefolgt von einem weiteren Leerzeichen. (Stellen Sie sicher, dass Sie dieselbe „Ja“ – oder „Y“ -Konvention verwenden, die Sie in Schritt 2 verwendet haben.)

  1. Aktivieren Sie die Fettformatierung (drücken Sie Strg + B).

  2. Fügen Sie das Feld Unternehmenszusammenführung gefolgt von einem Leerzeichen ein.

  3. Deaktivieren Sie die fett gedruckte Formatierung (drücken Sie erneut Strg + B) und fügen Sie das Feld Unternehmenszusammenführung erneut ein.

Zu diesem Zeitpunkt sollte das gesamte zusammengesetzte Zusammenführungsfeld wie folgt aussehen. (Wenn Sie aus irgendeinem Grund nicht alle Zusammenführungsfelder sehen können, wählen Sie den Text aus und drücken Sie Alt + F9.)

{ IF { MERGEFIELD FormatBold } = "yes" { MERGEFIELD Company } { MERGEFIELD Company } }

Natürlich ist das erste Vorkommen von \ {MERGEFIELD Company} fett und das zweite nicht. In diesem Feld wird der Inhalt des FormatBold-Zusammenführungsfelds überprüft. Wenn es auf „Ja“ gesetzt ist, fügt Word das erste Unternehmen MERGEFIELD (das fette) ein, andernfalls wird das zweite (nicht fette) eingefügt. In beiden Fällen wird bei einigen Ihrer Zusammenführungsdokumente der Firmenname fett gedruckt, bei anderen nicht.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (1321) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier:

Formatted Merging.