Leere Beschriftungen in einer gefilterten Zusammenführung (Microsoft Word) entfernen

Peggy hatte ein Problem beim Drucken zusammengeführter Etiketten aus einer gefilterten Datenbank. Es scheint, dass die von ihr gewünschten Etiketten ausgedruckt wurden, aber beim Drucken wurde auch ein leeres Etikett für jeden aus der Zusammenführung herausgefilterten Datensatz ausgegeben.

Ganz ehrlich, dieses Problem sollte in Word nicht auftreten. Wenn Sie den Standard-Seriendruck-Assistenten verwenden, werden Ihre Beschriftungen so eingerichtet, dass Sie keine Leerzeichen erhalten. Sie erhalten nur die gewünschten Etiketten. Wenn Sie das nicht bekommen, ist der wahrscheinlichste Schuldige das eigentliche Hauptdokument, das in Word erstellt wurde. Sie können dies versuchen:

Das Zusammenführen erfolgt durch Verwendung von Feldcodes. Wenn die Codes falsch sind, wird die Zusammenführung nicht ordnungsgemäß durchgeführt. Der Seriendruck-Assistent dient dazu, genügend Informationen von Ihnen zu erhalten, damit Word die Feldcodes ordnungsgemäß einrichten kann.

Beim Drucken von Etiketten geben die Feldcodes an, wohin die einzelnen Informationen gehen, aus denen jedes Etikett besteht. Ihr Dokument sollte aus einer Tabelle bestehen, wobei jede Zelle der Tabelle für eine einzelne Beschriftung verantwortlich ist.

Was Sie gerade suchen, ist die Zusammensetzung des ersten Etiketts in der oberen linken Ecke Ihres Tisches. Dies ist Ihr Basislabel.

Jede andere Zelle in der Tabelle sollte genauso aussehen wie diese Basisbeschriftung, mit Ausnahme eines \ {NEXT} -Felds am Anfang der Beschriftung.

Wenn dieses Feld während einer Zusammenführung auftritt, fährt Word mit dem nächsten Datensatz in den Quelldaten fort.

Wenn Sie nach Prüfung der Feldcodes für Ihre Etiketten feststellen, dass sie nicht identisch sind (mit Ausnahme des Felds \ {NEXT}), müssen Sie neu beginnen und den Seriendruck-Assistenten verwenden, um Ihr Hauptdokument erneut zu erstellen .

Eine andere zu überprüfende Sache ist die tatsächliche Filterung, die Sie durchführen. Wenn Sie Ihre Datensätze basierend auf einem nicht druckenden Feld filtern, funktioniert der Filter möglicherweise nicht gemäß Ihren Erwartungen. Tatsächlich wird möglicherweise überhaupt nicht gefiltert, und Sie können es nicht erkennen, da Sie niemals das Feld drucken, nach dem Sie filtern. Stellen Sie sicher, dass der Filter richtig eingestellt ist.

Wenn Sie immer noch auf Probleme stoßen, können Sie Ihre Quelldaten überprüfen.

Wenn Sie beispielsweise eine Access-Datenbank als Datenquelle verwenden, können Sie in Access eine Abfrage definieren, die die Etiketten definiert, die Sie drucken möchten. Verwenden Sie diese Abfrage als Datenquelle in Word für Ihren Seriendruck.

Daher führt Word die Filterung nicht durch, aber Access übergibt bereits gefilterte Word-Daten.

Schließlich können Sie Datensätze mit leeren Feldern entfernen, indem Sie das Feld \ {NEXTIF} in Ihren Beschriftungen verwenden. Dieser Feldcode überprüft den Inhalt eines bestimmten Felds anhand eines von Ihnen festgelegten Kriteriums. Wenn das Kriterium erfüllt ist, wird die Zusammenführung zum nächsten Datensatz in der Datenquelle fortgesetzt. Warum würden Sie ein solches Feld verwenden? Es ist sehr hilfreich, wenn Ihre Datenquelle viele Datensätze enthält, die nur teilweise sind. Beispielsweise verfügen Sie möglicherweise über Datensätze, die einen Vornamen, aber keinen Nachnamen aufzeichnen. Beachten Sie den folgenden Feldcode, der am Anfang eines Etiketts stehen könnte:

Dadurch wird das Zusammenführungsfeld Nachname überprüft. Wenn es leer ist, wird der Datensatz übersprungen und Word fährt mit dem nächsten Datensatz fort.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (1790) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier:

Leere Beschriftungen in einer gefilterten Zusammenführung entfernen.