Mary Anne arbeitet als akademische Redakteurin, was bedeutet, dass sie sich bei der Formatierung bestimmten, strengen Stilen anpassen muss. In den akademischen Dokumenten, an denen sie arbeitet, muss ein Auslassungszeichen eingefügt werden, wenn ein Teil eines Zitats weggelassen wird. Die meisten akademischen Stile schreiben eine Ellipse aus drei Punkten vor, die jeweils durch ein Leerzeichen getrennt sind, mit einem Leerzeichen vor und einem Leerzeichen nach den drei. Wenn ein ganzer Satz aus dem Zitat weggelassen wurde, gibt es vier Punkte, die jeweils durch ein Leerzeichen getrennt sind, jedoch kein Leerzeichen vor den vier. Mary Anne mag es, Ellipsen in einer Zeile zu halten, aber aufgrund der Leerzeichen verteilt Word sie auf zwei Zeilen. Das Standard-Auslassungszeichen von Word wird nicht über zwei Zeilen unterbrochen, kann jedoch nicht verwendet werden, da zwischen den Punkten keine Leerzeichen stehen.

Es gibt verschiedene Lösungen, die Sie für dieses Problem verwenden können, und die von Ihnen gewählte hängt davon ab, mit was Sie am besten vertraut sind. Alle Lösungen haben eines gemeinsam: Erstellen einer Zeichenfolge, die das darstellt, was Sie für Ellipsen verwenden möchten. Dies besteht aus einer bestimmten Anzahl von Perioden, die durch nicht unterbrechende Leerzeichen getrennt sind.

Im Fall der Dreipunktellipsen würde die Zeichenfolge aus einem nicht unterbrechenden Raum, einer Periode, einem nicht unterbrechenden Raum, einer Periode, einem nicht unterbrechenden Raum, einer Periode und einem Raum bestehen. Beachten Sie, dass der einzige Bereich, der nicht unterbrochen wird, der letzte ist. Dadurch kann Word eine Linie nach den Ellipsen brechen, jedoch nicht vorher.

Im Fall der Vierpunktellipsen würde die Zeichenfolge aus einer Periode, einem nicht unterbrechenden Raum, einer Periode, einem nicht unterbrechenden Raum, einer Periode, einem nicht unterbrechenden Raum, einer Periode, einem Raum bestehen. Wieder ist der einzige Raum, der nicht ununterbrochen ist, der letzte. Außerdem beginnt die Zeichenfolge mit einem Punkt und nicht mit einem nicht unterbrechenden Leerzeichen.

Die Abweichungen in den Lösungen hängen davon ab, wie Sie Ihre Ellipsenstrings verwenden. Sie können wählen, ob Sie AutoCorrect oder AutoText verwenden oder ein Makro erstellen möchten.

Die von Ihnen gewählte Methode hängt davon ab, wie Sie schreiben und bearbeiten.

Viele Leute wählen die AutoCorrect-Methode, da dies die Methode ist, die Microsoft bereits für die Einzelzeichen-Ellipsen verwendet, die Mary Anne nicht für akzeptabel hält. Hier sind die folgenden Schritte:

  1. Erstellen Sie in einem Dokument die zuvor beschriebene Textzeichenfolge mit drei Ellipsen. Drücken Sie für die nicht unterbrechenden Leerzeichen einfach Strg + Umschalt + Leertaste.

  2. Wählen Sie die sieben Zeichen aus, aus denen die Textzeichenfolge besteht, und drücken Sie Strg + C. Dadurch werden sie in die Zwischenablage kopiert.

  3. Wählen Sie im Menü Extras die Option Autokorrektur. Word zeigt die Registerkarte Autokorrektur des Dialogfelds Autokorrektur an. (Siehe Abbildung 1.)

  4. Suchen Sie in der Liste der Autokorrektur-Einträge einen Eintrag mit drei Punkten in der linken Spalte und wählen Sie ihn aus. Der Eintrag für die automatische Korrektur sollte in die Felder Ersetzen und Mit verschoben werden.

  5. Wählen Sie den Inhalt des Felds Mit (das Symbol für einstellige Ellipsen) und drücken Sie Strg + V. Dadurch wird Ihre Ellipsen-Textzeichenfolge in das Feld Mit eingefügt.

  6. Klicken Sie auf Ersetzen. Word fragt Sie, ob Sie sicher sind, dass Sie den Eintrag durch die neuen Informationen ersetzen möchten, auf die Sie bejahen sollten.

Sie haben jetzt den Ersatz für die Standard-Dreipunktellipsen. Wenn Sie drei Punkte hintereinander eingeben, werden diese Punkte wie gewünscht durch die Textzeichenfolge für die Ellipsen ersetzt.

Dies stellt jedoch ein Problem für die Vierpunktellipsen dar. Wenn Sie einen AutoCorrect-Eintrag erstellen, der vier Punkte durch die gewünschte Ellipsen-Textzeichenfolge ersetzt, wird er von Word niemals verwendet. Der Grund ist einfach: Wenn Sie drei Punkte eingeben, wird dieser Text automatisch durch die dreipunktige Ellipsenzeichenfolge ersetzt, sodass Sie nie wirklich die Möglichkeit haben, vier Punkte als Ersatz in Betracht zu ziehen.

Die Lösung hierfür besteht darin, den Text „Ersetzen“ in einen anderen Text zu ändern, der für jede Ihrer Ellipsenzeichenfolgen eindeutig ist. Beispielsweise könnten Sie drei Punkte durch die Dreipunktzeichenfolge und die Periodenraumperiode durch die Vierpunktzeichenfolge ersetzen lassen. Der Nachteil ist natürlich, dass Sie sich merken müssen, was der „Auslöser“ -Text ist, um die Art der gewünschten Ellipsen zu erhalten.

Dieser Nachteil tritt auch auf, wenn Sie die AutoText-Methode zum Hinzufügen der Ellipsen verwenden. Trotzdem bevorzugen viele Menschen AutoText gegenüber AutoCorrect.

Der Trick besteht darin, einfach einen Text zu erstellen, der als Mnemonik für Ihren AutoText dient. Angenommen, Sie möchten die Zeichen „ell3“ als Mnemonik für einen AutoText-Eintrag verwenden, der durch eine dreipunktige Ellipsenzeichenfolge ersetzt werden soll. Sie würden die folgenden Schritte ausführen, um es einzurichten:

  1. Erstellen Sie in einem Dokument die zuvor beschriebene Textzeichenfolge mit drei Ellipsen. Drücken Sie für die nicht unterbrechenden Leerzeichen einfach Strg + Umschalt + Leertaste.

  2. Wählen Sie die sieben Zeichen aus, aus denen die Textzeichenfolge besteht.

  3. Wählen Sie Einfügen | AutoText | Neu. Word zeigt das Dialogfeld AutoText erstellen an. (Siehe Abbildung 2.)

  4. Geben Sie im Dialogfeld die Mnemonik ein, die Sie verwenden möchten (ell3).

  5. Klicken Sie auf OK.

  6. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 5, verwenden Sie jedoch die Textzeichenfolge mit vier Ellipsen (Schritt 1) ​​und die mnemonische Ell4 (Schritt 4).

Wenn Sie jetzt eine Ihrer Ellipsenzeichenfolgen verwenden möchten, müssen Sie nur Einfügen | auswählen AutoText und wählen Sie die richtige Mnemonik für die Zeichenfolge. Die schnellere Möglichkeit, einen AutoText-Eintrag zu erweitern, besteht darin, den Eintrag einzugeben und dann F3 zu drücken. In dieser Situation funktioniert dies jedoch nicht. Warum?

Weil Sie ein Leerzeichen eingeben müssen, gefolgt von der Mnemonik, und dann F3 drücken müssen. Dies führt zu einem zusätzlichen Leerzeichen vor der Ellipsenzeichenfolge, das Sie später löschen müssten.

Die letzte Methode, um den gewünschten Ellipsen-Text zu erhalten, besteht darin, ein Makro zu erstellen, das die Eingabe für Sie übernimmt. Sie können die Erstellung des Ellipsen-Textes aufzeichnen und dem Makro dann eine Tastenkombination zuweisen. (Wie Sie Makros aufzeichnen und Tastenkombinationen zuweisen, wurde in anderen WordTips behandelt.)

Wenn Sie dann die Ellipsen einfügen möchten, rufen Sie einfach die Tastenkombination auf und lassen das Makro den Rest erledigen.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (448) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier:

Den richtigen Ellipsen-Typ ermitteln.