Mit Word können Sie auf einfache Weise Adressetiketten aus Daten erstellen, die in einer externen Quelle wie einer Access-Datenbank oder einer Excel-Arbeitsmappe gespeichert sind. Word nimmt im Wesentlichen die Informationen aus diesen Quellen und „gießt“ sie in das Format, das Sie in Word festlegen. Da die Informationen im Word-Format abgelegt werden, können eine oder mehrere Zeilen zu lang sein, um in den zugewiesenen Bereich auf dem Etikett zu passen.

Wenn eine Adresszeile mehr als eine einzelne gedruckte Zeile umfasst, behandelt Word sie wie jeden anderen Absatz und richtet jede Zeile innerhalb des Absatzes nach links aus. Was ist, wenn die umbrochenen Linien nicht linksbündig sein sollen, sondern eine andere Ausrichtung haben sollen? Dies ist in Word nicht so einfach, kann aber auf verschiedene Arten gehandhabt werden.

Sie können die umbrochenen Zeilen zunächst manuell verarbeiten. Wenn Sie beim Zusammenführen Ihrer Beschriftungen ein neues Dokument erstellen, können Sie natürlich die Adressen durchsuchen, die zu langen Zeilen suchen, die Eingabetaste drücken, an der die Zeile unterbrochen werden soll, und die Ausrichtung in der Sekunde anpassen (Überfahren) ) Adresszeile. Das ist natürlich ziemlich langweilig. Dieser Ansatz hat jedoch seine Vorteile. Der Hauptvorteil besteht darin, dass die überlaufenden Adressleitungen auf jede gewünschte Weise formatiert werden können, d. H. Eingedrückt, zentriert, rechtsbündig usw.

Wenn Sie nach einem automatischeren Ansatz suchen, können Sie nur die Formatierung der Absätze anpassen, die für die Zeilen in einer Beschriftung verwendet werden. Wenn Sie mit einigen langen Adressleitungen rechnen, ist dies definitiv der richtige Weg. Der normale Ansatz besteht darin, Ihr Seriendruckdokument zu erstellen (natürlich für Etiketten) und dann alle Absätze in den Etiketten so anzupassen, dass sie hängende Einrückungen verwenden. (Dies bedeutet, dass die erste Zeile linksbündig ist und zusätzliche Zeilen in beliebigem Maße eingerückt werden.) Dieser Ansatz bietet nicht den Vorteil, dass Sie überstrichene Zeilen rechtsbündig ausrichten oder zentrieren können, sondern die Der Nachteil ist, dass Sie keine Linien manuell anpassen müssen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, wenn Sie Word 97 oder Word 2000 verwenden:

  1. Wählen Sie Seriendruck aus dem Menü Extras. Word zeigt den Seriendruck-Helfer mit drei Schritten an.

  2. Geben Sie im ersten Schritt des Seriendruck-Hilfsprogramms an, dass Sie Versandetiketten erstellen und diese in einem neuen Dokument erstellen möchten.

  3. Geben Sie im zweiten Schritt des Seriendruck-Hilfsprogramms eine Datenquelle für den Seriendruck an.

  4. Gestalten Sie anhand der Ihnen zur Verfügung stehenden Felder, wie Ihre Versandetiketten aussehen sollen.

  5. Schließen Sie den Seriendruck-Helfer.

Wenn Sie Word 2002 oder Word 2003 verwenden, sind die Schritte etwas anders:

  1. Wählen Sie im Menü „Extras“ die Option „Briefe und Mailings“ und dann „Seriendruck“. Word zeigt den Aufgabenbereich Seriendruck rechts im Programmfenster an.

  2. Geben Sie anhand der Schritte im Aufgabenbereich an, dass Sie Beschriftungen erstellen möchten und diese dann in einem neuen Dokument anzeigen möchten.

  3. Geben Sie bei Aufforderung eine Datenquelle für Ihre Zusammenführung an.

  4. Gestalten Sie anhand der Ihnen zur Verfügung stehenden Felder, wie Ihre Versandetiketten aussehen sollen.

  5. Schließen Sie den Aufgabenbereich Seriendruck.

Zu diesem Zeitpunkt haben Sie ein Etikettenblatt auf Ihrem Bildschirm und können es formatieren, um lange Zeilen richtig zu verarbeiten. Befolgen Sie unabhängig von der verwendeten Word-Version die folgenden Schritte:

  1. Wählen Sie das gesamte Dokument aus, indem Sie Strg + A drücken.

  2. Halten Sie die Umschalttaste gedrückt, während Sie den Pfeil nach links drücken. Dadurch wird die Auswahl der letzten Absatzmarkierung im Dokument „aufgehoben“. (Sie sollten alles im Dokument außer der letzten Absatzmarkierung ausgewählt haben.)

  3. Wählen Sie im Menü Format die Option Absatz. Word zeigt das Dialogfeld Absatz an. (Siehe Abbildung 1.)

  4. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Spezial die Option Hängen.

  5. Geben Sie im Feld Nach an, wie weit die Überlauflinien eingerückt werden sollen. (Die Standardeinstellung ist ein halber Zoll.)

  6. Klicken Sie auf OK.

Ihre Beschriftungen sind jetzt festgelegt, und Sie können Ihren Seriendruck wie gewohnt ausführen. Das Ergebnis sind überlaufende Linien, die am linken Rand eingerückt sind, wodurch sie etwas hervorstechen.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (1612) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier:

Behandlung langer Zeilen in Adressetiketten.