Emily fragte nach einem Problem mit Seitenverweisen in Indizes für ein langes Dokument. Es scheint, dass beim Einfügen des Index einige der Seitenzahlen um ein bis drei Seiten verschoben waren.

Als erstes müssen Sie Ihre Einstellungen für versteckten Text in Ihrem Dokument überprüfen. Wenn Sie Indexcodes einfügen, werden diese als Felder mit dem ausgeblendeten Attribut eingefügt. Word bestimmt die Seitenzahl basierend auf dem, was auf dem Bildschirm angezeigt wird, nicht unbedingt auf dem, was gedruckt wird.

Daher müssen Sie sicherstellen, dass die Anzeige von verstecktem Text mit dem Druck von verstecktem Text synchron ist.

Was passiert, wenn die Einstellungen nicht synchron sind? Wenn versteckter Text angezeigt wird (mit anderen Worten, Sie können die Indexeintragscodes sehen, z. B. \ {XE „mein indiziertes Wort“}), wird der von diesen sichtbaren Codes belegte Platz in der Gesamtseitenzahl gezählt. Im Verlauf eines langen Dokuments kann dies die Paginierung erheblich beeinträchtigen. Wenn Word jedoch so konfiguriert ist, dass kein versteckter Text gedruckt wird, stimmen die Indexseitenzahlen, die auf den angezeigten und nicht auf den gedruckten Seiten basieren, nicht mit den tatsächlichen Seitenzahlen auf dem Ausdruck überein. (Denken Sie daran, dass die Anzeige und das Drucken von verstecktem Text unabhängig voneinander gesteuert werden.)

Die Lösung für diese Situation ist ziemlich einfach. Sie müssen lediglich die folgenden Schritte ausführen:

  1. Wählen Sie Optionen aus dem Menü Extras. Word zeigt das Dialogfeld Optionen an.

  2. Stellen Sie sicher, dass die Registerkarte Ansicht ausgewählt ist. (Siehe Abbildung 1.)

  3. Stellen Sie sicher, dass sowohl die Kontrollkästchen Versteckter Text als auch Alle deaktiviert sind.

  4. Klicken Sie auf die Registerkarte Drucken. (Siehe Abbildung 2.)

  5. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Versteckter Text deaktiviert ist.

  6. Stellen Sie sicher, dass die Kontrollkästchen Felder aktualisieren und Links aktualisieren aktiviert sind.

  7. Klicken Sie auf OK.

  8. Positionieren Sie die Einfügemarke an einer beliebigen Stelle im Index.

  9. Drücken Sie F9, um den Index zu aktualisieren.

Ihre Indexseitenzahlen und Ihre Druckseitenzahlen sollten jetzt miteinander synchronisiert sein. Ist dies nicht der Fall, enthält Ihr Dokument möglicherweise Zeichen, die aus irgendeinem Grund angezeigt, aber nicht gedruckt werden können. Diese würden die angezeigte Paginierung – und damit die Indexseitenzahlen – beeinflussen, nicht jedoch die gedruckte Paginierung. Sie können feststellen, ob dies der Fall ist, indem Sie Ihren Ausdruck sorgfältig mit dem vergleichen, was auf Ihrem Bildschirm angezeigt wird.

Wenn diese Lösungen immer noch keine Unterschiede in der Seitenzahl korrigieren, ist Ihr Dokument möglicherweise auf irgendeine Weise beschädigt.

Dies kann in einigen Dokumenten auftreten, insbesondere in Dokumenten, die im Laufe der Jahre verwendet werden und deren Wurzeln in einem anderen Textverarbeitungsprogramm liegen. Sie können versuchen, die Datei in WordPad zu öffnen, und dann den Befehl Speichern unter von WordPad verwenden, um das Dokument wieder zu speichern. Dadurch werden viele der erweiterten Codes entfernt, die von Word und nicht von WordPad unterstützt werden.

Wenn das Problem weiterhin besteht, müssen Sie nur noch alle Formatierungen entfernen und auf einfachen Text zurückgreifen. Wählen Sie den gesamten Text im Dokument aus (Strg + A), kopieren Sie ihn (Strg + C) und fügen Sie ihn in einen Texteditor wie Notepad ein. Sie können es dann aus dem Editor kopieren und wieder in ein neues Word-Dokument einfügen. Durch diesen Vorgang werden alle falschen Formatierungscodes entfernt, die das Dokument möglicherweise beschädigen. Das einzige Problem bei einem solch drastischen Ansatz ist natürlich, dass Ihr Dokument jetzt vollständig unformatiert ist und Sie es neu formatieren und erneut Indexcodes einfügen müssen.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (1650) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier:

Unsachgemäße Indexseitenzahlen.