Emily hat Bedenken, wie sie die Formatierung von Dokumenten immer wieder verliert.

Jedes Mal, wenn sie einen Textabschnitt hervorhebt und dann die Schriftart oder die Randausrichtung ändert, ändert Word das gesamte Dokument in diese neue Schriftart oder diesen neuen Rand.

Bevor erklärt wird, wie dies behoben werden kann, muss ein wenig über den Umgang mit der Formatierung in Word nachgedacht werden. Im Allgemeinen gibt es in Word zwei Arten der Formatierung: implizite und explizite. Die implizite Formatierung, bei der es sich um eine standardmäßige Formatierung handelt, wird mithilfe von Stilen implementiert. Die explizite Formatierung erfolgt mithilfe von Formatierungsbefehlen, z. B. in den Symbolleisten, in den Menüs und in verschiedenen Dialogfeldern.

Alle Standardformatierungen in Word beginnen mit Stilen. Sie können nicht von ihnen wegkommen; Sie sind immer da, auch wenn Sie versuchen, sie zu ignorieren. Wenn Sie die Definition eines Stils ändern, haben Sie die Formatierung geändert, die auf alle Absätze oder Zeichen angewendet wird, die diesen Stil verwenden. Wenn Sie neue Stile erstellen, erstellen Sie neue „Standard“

Formatierung, die auf verschiedene Elemente Ihres Dokuments angewendet werden kann. Wenn Sie versuchen, Stile zu ignorieren, verwenden die meisten, wenn nicht alle Ihrer Absätze den normalen Stil.

Jede explizite Formatierung, die Sie vornehmen, erfolgt immer als Überlagerung der zugrunde liegenden stilbasierten Formatierung. Wenn Sie beispielsweise einige Wörter in einem Absatz auswählen und dann auf das Fett-Werkzeug klicken, wird der ausgewählte Text fett formatiert, Sie haben jedoch nicht den Stil entfernt, der die ursprüngliche Formatierung des Texts gesteuert hat. Sie können es nicht entfernen; Sie können es nur überschreiben.

Word ermöglicht es der expliziten Formatierung auch, nicht nur die implizite Formatierung zu überschreiben, sondern das implizite Format zu werden. Dies geschieht, weil Word explizite Formatierungsänderungen im zugrunde liegenden Stil „absorbieren“ kann. In diesem Fall ändern sich alle anderen Dokumentelemente, die diesen Stil verwendet haben, automatisch, um das neu angewendete Format widerzuspiegeln.

Dieses Verhalten (das Aufnehmen expliziter Formatierungen in den zugrunde liegenden Stil) trübt das Wasser für Leute, die gerade lernen, wie Word mit Formatierungen umgeht. Plötzlich können lokale Formate global verbreitet werden, und dies führt zu einem scheinbar seltsamen Verhalten von Word.

Wie löse ich das Problem? Deaktivieren Sie die Einstellung in Word, die bewirkt, dass explizite Formatierungen in die zugrunde liegenden Stile übernommen werden. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus, wenn Sie Word 2002 oder Word 2003 verwenden:

  1. Wählen Sie im Menü Format die Option Stile und Formatierung. Word zeigt den Aufgabenbereich Stile und Formatierung an.

  2. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Stil, den Sie ändern möchten. Ein Dropdown-Pfeil sollte rechts neben dem Stilnamen angezeigt werden.

  3. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil und wählen Sie Ändern. Word zeigt das Dialogfeld Stil ändern an. (Siehe Abbildung 1.)

  4. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch aktualisieren.

  5. Wenn der Stil in einer Vorlage gespeichert ist (er ist nicht nur für das aktuelle Dokument definiert), ist es für mich eine gute Idee, das Kontrollkästchen Zur Vorlage hinzufügen zu aktivieren.

  6. Klicken Sie auf OK.

Führen Sie abschließend die folgenden Schritte aus, wenn Sie Word 97 oder Word 2000 verwenden:

  1. Wählen Sie im Menü Format die Option Stil. Word zeigt das Dialogfeld Stil an.

  2. Wählen Sie den Stil aus, den Sie ändern möchten, und klicken Sie dann auf Ändern. Word zeigt das Dialogfeld Stil ändern an.

  3. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch aktualisieren.

  4. Wenn der Stil in einer Vorlage gespeichert ist (er ist nicht nur für das aktuelle Dokument definiert), ist es für mich eine gute Idee, das Kontrollkästchen Zur Vorlage hinzufügen zu aktivieren.

  5. Klicken Sie auf OK.

Das ist es; Auf diese Weise verhindern Sie, dass Word die expliziten Änderungen auf den zugrunde liegenden Stil anwendet. Wenn Sie versehentlich zuvor Stile geändert haben (weil das Kontrollkästchen Automatisch aktualisieren aktiviert war), müssen Sie natürlich zurückgehen und die Stildefinition so ändern, dass der Text so angezeigt wird, wie Sie es möchten. Sie müssen diese Schritte auch für alle anderen Stile in der Vorlage oder im Dokument ausführen.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (93) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier:

Alle Formatierungen in einem Dokument verlieren.