Pflegeadressinformationen für Umschläge verwalten (Microsoft Word)
Don hat ein Problem mit der Umschlagdruckfunktion von Word. Um einen Umschlag zu erstellen, zeigt er die Registerkarte Umschläge des Dialogfelds Umschläge und Etiketten an (siehe Abbildung 1) und gibt die Adresse in das Feld Lieferadresse ein. Sobald Don auf die Schaltfläche Drucken klickt, wird die Adresse an seinen Drucker gesendet und das Dialogfeld geschlossen. Wenn der Umschlag aus irgendeinem Grund nicht gedruckt wird (z. B. vergessen, den Umschlag in den Drucker einzulegen, den Umschlag falsch einzulegen usw.), muss Don die Adresse erneut eingeben, da das Feld Lieferadresse beim nächsten Anzeigen leer ist Dialogfeld „Umschläge und Etiketten“. Don fragte sich, ob es eine Möglichkeit gab, Word anzuweisen, diese Adresse im Feld Lieferadresse zu behalten, bis er damit fertig ist.
Abbildung 1. Die Registerkarte Umschläge im Dialogfeld Umschläge und Beschriftungen.
Die kurze Antwort lautet: Nein, es gibt keinen Weg. Es gibt jedoch einige wirklich einfache Dinge, die Sie tun können, um diese Adresse schnell wieder in das Dialogfeld zu bringen, ohne dass Sie sie erneut eingeben müssen. Die erste besteht darin, sich daran zu gewöhnen, die Zwischenablage zu verwenden. Bevor Sie auf die Schaltfläche Drucken klicken, wählen Sie den gesamten Text im Feld Lieferadresse aus und drücken Sie Strg + C. Die Adresse befindet sich jetzt in der Zwischenablage. Wenn Sie das Dialogfeld Umschläge und Etiketten erneut anzeigen müssen, können Sie einmal in das Feld Lieferadresse klicken und Strg + V drücken, um die zuvor gespeicherte Adresse einzufügen.
Eine noch einfachere Möglichkeit, die Adressierung des Umschlags zu handhaben, besteht darin, die Adresse direkt in das Word-Dokument einzugeben. Wählen Sie dann die Adresse aus und zeigen Sie die Registerkarte Umschläge im Dialogfeld Umschläge und Beschriftungen an.
Der Text, den Sie vor dem Anzeigen des Dialogfelds ausgewählt haben (die von Ihnen eingegebene Adresse), wird automatisch im Feld Lieferadresse angezeigt und kann gedruckt werden. Wenn Sie auf Drucken klicken und der Druckvorgang fehlschlägt (oder wenn Sie lediglich einen zweiten Umschlag an dieselbe Adresse drucken müssen), ist die Adresse weiterhin im Word-Dokument ausgewählt, und Sie müssen nur das Dialogfeld anzeigen, um einen weiteren Umschlag erneut zu drucken .
Dies führt natürlich zu einer praktischen Technik, wenn Sie eine Gruppe von Personen haben, an die Sie regelmäßig Umschläge adressieren. Sie können ein Dokument erstellen, das nur Adressen enthält. Wenn Sie einen Umschlag auf einen dieser regulären Kontakte drucken müssen, öffnen Sie einfach das Dokument, wählen Sie die drei oder vier Zeilen der entsprechenden Adresse aus und zeigen Sie die Registerkarte Umschläge im Dialogfeld Umschläge und Etiketten an.
Wenn Sie viele Umschläge drucken, sollten Sie Folgendes berücksichtigen: Erstellen Sie eine Vorlage für Ihre Umschläge. Sie können dann einfach ein neues Dokument basierend auf der Vorlage erstellen, die gewünschten Adressen auf dem Umschlag ändern und drucken. Einige Leute finden diesen Ansatz viel einfacher, als sich mit den Frustrationen des Dialogfelds „Umschlag und Etiketten“ herumzuschlagen.
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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (414) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier: