Randall fragt sich, wie er ein Dokument in die Mitte eines größeren Dokuments einfügen und das gleiche Aussehen und die gleiche Formatierung beibehalten kann. Er möchte ein zweiseitiges Dokument in die Mitte eines längeren Dokuments einfügen und die gleiche Formatierung beibehalten, damit die beiden Seiten beim Einfügen genauso aussehen wie normalerweise.

Es ist wirklich schwierig, dies mit konsistenten Ergebnissen in Word zu tun. Warum?

Aufgrund der Art und Weise, wie Word die Formatierung handhabt. Betrachten Sie für einen Moment das einfache Problem der Seitenränder. Wenn Sie ein Dokument in ein anderes einfügen, geht Word davon aus, dass Sie dieselben Seitenränder wie im empfangenden Dokument verwenden möchten, auch wenn diese sich von den Rändern im Originaldokument unterscheiden. Wenn die Ränder in beiden Dokumenten nicht identisch sind, wird das eingefügte Dokument innerhalb der neuen Ränder neu formatiert, und Sie erhalten etwas, das anders aussieht als das Original.

Eine Möglichkeit, dieses Problem zu beheben, besteht darin, vor und nach dem Einfügen des zweiseitigen Dokuments Abschnittswechsel einzufügen. Dies führt nicht dazu, dass das empfangende Dokument automatisch dieselben Ränder für das eingefügte Dokument aufweist. Sie können die Ränder zwischen den Abschnittsumbrüchen jedoch manuell so einstellen, dass sie mit den Angaben im zweiseitigen Dokument übereinstimmen. Dies könnte einige der Probleme bei der Neuformatierung stoppen.

Beachten Sie, dass ich „einige“ sagte. Der Grund dafür ist, dass sich die meisten Formatierungsprobleme auf die tatsächliche Formatierung des eingefügten Textes konzentrieren. Wenn Sie ein Dokument in ein anderes einfügen, überträgt Word alle Formatierungen – sowohl Stile als auch explizite Formatierungen – aus dem Originaldokument und fügt sie dem empfangenden Dokument hinzu. Wenn das empfangende Dokument einen Stil mit demselben Namen hat, der vom einzufügenden Dokument verwendet wird, werden die Stilattribute im empfangenden Dokument gegenüber denen im eingefügten Dokument bevorzugt verwendet. In einem solchen Fall ist die Wahrscheinlichkeit, dass der eingefügte Text vom Original abweicht, sehr hoch.

Beispielsweise hat jedes Dokument einen Absatzstil mit dem Namen „Normal“. Wenn für das empfangende Dokument der Normalstil definiert ist, um Text als 12-Punkt-Ariel anzuzeigen, und für das einzufügende Dokument der Normalstil definiert ist, um Text als 10-Punkt-Times New Roman anzuzeigen, werden alle Absätze im Originaldokument mit dem Normalstil formatiert übernimmt die 12-Punkt-Ariel-Formatierung, wenn sie in das empfangende Dokument eingefügt wird.

Die einzige Möglichkeit, dieses Problem zu umgehen, besteht darin, sicherzustellen, dass das eingefügte Dokument niemals dieselben Stile wie das empfangende Dokument verwendet. Das ist natürlich viel Arbeit. Aus diesem Grund vermeiden viele Menschen das gemeinsame Einfügen von Dokumenten. Stattdessen fügen sie mithilfe der folgenden allgemeinen Schritte ein „Bild“ des Dokuments ein:

  1. Wählen Sie den gesamten Text im Dokument aus, der eingefügt werden soll.

  2. Drücken Sie Strg + C, um den Text in die Zwischenablage zu kopieren.

  3. Positionieren Sie im Empfangsdokument die Einfügemarke, an der die Einfügung erfolgen soll.

  4. Zeigen Sie das Dialogfeld Inhalte einfügen an.

  5. Klicken Sie auf die Option Bild (Erweiterte Metadatei).

  6. Klicken Sie auf OK.

Was passiert ist, dass der Text in der Zwischenablage (das einzufügende Dokument) in das empfangende Dokument eingefügt wird, aber als Bild eingefügt wird und daher näher am ursprünglichen Erscheinungsbild liegt. Sie möchten mit dieser Einfügemethode spielen. Es ist nicht für längere Dokumente oder Dokumente mit viel Komplexität geeignet.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (3453) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier:

Formatierung beim Einfügen von Dokumenten beibehalten.