Möglicherweise verfügen Sie über viele allgemeine Informationen, die in vielen verschiedenen Dokumenten enthalten sein müssen. Beispielsweise benötigen Sie möglicherweise Ihre Adresse, Telefonnummer oder ähnliche Informationen, um in vielen verschiedenen Dokumenten angezeigt zu werden.

Das Problem ist, dass sich Adressen, Telefonnummern und andere Informationen häufig ändern können. Wenn Sie diese allgemeinen Informationen in einer Reihe von Dateien ändern möchten, müssen Sie mühsame Änderungen vornehmen oder eine Makro- oder Drittanbieterlösung verwenden.

Eine Möglichkeit, Zeit zu sparen, wenn allgemeine Informationen in eine Datei aufgenommen werden, besteht darin, die allgemeinen Elemente in einer eigenen Datei zu speichern und mit einem Lesezeichen zu versehen.

Anschließend können Sie in den Hauptdokumentdateien das Feld INCLUDETEXT verwenden, um auf das mit Lesezeichen versehene Element zu verweisen. Wenn das Feld aktualisiert wird, erfasst es automatisch die aktuellen Werte der mit Lesezeichen versehenen Elemente und fügt sie in das Dokument ein. Mit diesem Ansatz können Sie die Adresse, Telefonnummer oder das, was Sie haben, in der einzelnen Datei aktualisieren und die Änderung über Ihre anderen Dokumente verbreiten.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (3791) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier:

Gemeinsame Informationen zugänglich machen.