Im Laufe der Zeit ist es sehr gut möglich, eine große Anzahl von Dokumenten zu sammeln. Irgendwann möchten Sie möglicherweise an jedem Dokument in der Sammlung dieselbe Änderung vornehmen. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise den Firmennamen in jedem Dokument ändern. Natürlich können Sie jedes Dokument öffnen, Änderungen vornehmen und dann das Dokument speichern. Dieser Vorgang kann jedoch schnell anstrengend werden, wenn Sie Hunderte oder Tausende von Dokumenten verarbeiten müssen.

Was ist zu tun? In Übereinstimmung mit dem Punkt, der in anderen Ausgaben von WordTips angesprochen wurde, können Sie häufig ein Makro verwenden, um die Arbeit für Sie zu erledigen, wenn Sie etwas Alltägliches und Mühsames zu erledigen haben. Sie könnten beispielsweise ein Makro schreiben, das alle Dokumente in einem Verzeichnis durchläuft, jedes nacheinander lädt, nach dem erforderlichen Text sucht und diesen ändert und das Dokument erneut speichert. Dieser Prozess unterscheidet sich nicht von dem Prozess, den Sie manuell ausführen würden, außer dass er unter der Kontrolle des Makros ausgeführt wird. Dies macht es viel einfacher und schneller.

Das Folgende ist ein Beispiel für ein Makro, das den Trick ausführen könnte:

Public Sub MassReplace()

With Application.FileSearch         .LookIn = "C:\"             ' where to search         .SearchSubFolders = True    ' search the subfolders         .FileName = "*.doc"         ' file pattern to match

' if more than one match, execute the following code         If .Execute() > 0 Then             ' to display how many files this macro will access,             ' uncomment the next line of code '            MsgBox "Found " & .FoundFiles.Count & " file(s)."



' for each file you find, run this loop             For i = 1 To .FoundFiles.Count                 ' open the file based on its index position                 Documents.Open FileName:=.FoundFiles(i)



' search and replace the company name                 selection.Find.ClearFormatting                 selection.Find.Replacement.ClearFormatting                 With selection.Find                     .Text = "OldCompanyName"

.MatchCase = True                     .Replacement.Text = "NewCompanyName"

End With                 selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll

' replace street address                 With selection.Find                     .Text = "OldStreetAddress"

.Replacement.Text = "NewStreetAddress"

End With                 selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll

' replace the City, State, and Zip code                 With selection.Find                     .Text = "OldCityStateAndZip"

.Replacement.Text = "NewCityStateAndZip"

End With                 selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll

' save and close the current document                 ActiveDocument.Close wdSaveChanges             Next i         Else             ' if the system cannot find any files             ' with the .doc extension             MsgBox "No files found."

End If     End With End Sub

Dieses Makro ist sehr leistungsfähig und ermöglicht es Ihnen, nicht nur einen Firmennamen, sondern auch die Adresse Ihres Unternehmens zu ändern. Sie müssen lediglich Änderungen vornehmen, um anzugeben, welches Verzeichnis und Laufwerk für Ihre Suche verwendet werden soll, sowie die alten und neuen Unternehmensinformationen.

Wenn der Umgang mit Makros etwas über das hinausgeht, was Sie angehen möchten, gibt es auch eine Reihe verschiedener kommerzieller Produkte, die mit Word-Dokumenten funktionieren. Verschiedene Abonnenten haben die folgenden Programme vorgeschlagen:

WordTips ist Ihre Quelle für kostengünstige Microsoft Word-Schulungen.

(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (1462) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier:

Massensuche und -ersetzung.