Es ist nicht ungewöhnlich, dass Menschen im heutigen Geschäftsumfeld in „Teams“ zusammenarbeiten. Anstatt dass eine einzelne Person für eine bestimmte Aufgabe verantwortlich ist, kann eine Gruppe von Personen mit deren erfolgreichem Abschluss beauftragt werden. Dies kann bedeuten, dass Sie ein Dokument haben, für das mehrere Personen verantwortlich sind. Bei einigen Office-Programmen (z. B. Excel) können mehrere Benutzer dasselbe Dokument gemeinsam nutzen und gleichzeitig daran arbeiten.

In Word können nicht mehrere Personen gleichzeitig dasselbe Word-Dokument verwenden, da die Änderungen durch jede Person das endgültige Dokument zerstören können. Stattdessen bietet Word verschiedene Tools, die Sie in einer Mehrbenutzerumgebung verwenden können, um die Zusammenarbeit mit einem Dokument ein wenig zu vereinfachen.

Das erste derartige Tool wird als Änderungen verfolgen bezeichnet. Dieses Tool ermöglicht zwei verschiedene Ansätze zur Dokumentbearbeitung, jeweils mit Plusses und Minuspunkten. Der erste Ansatz setzt einen seriellen Verlauf des Dokuments voraus. Zum Beispiel haben Sie eine einzelne Kopie des Dokuments, die sich durch jedes Mitglied Ihres Teams zieht. Wenn „Änderungen verfolgen“ aktiviert ist, werden die Änderungen jeder Person notiert und können von der letztendlich für das Dokument verantwortlichen Person leicht überprüft werden. Diese Person – die Person, mit der das Dokument ursprünglich gestartet wurde und die letztendlich endet – verwendet die Funktion Änderungen akzeptieren oder ablehnen, um jede Änderung zu überprüfen und zu beurteilen, ob sie akzeptiert werden soll oder nicht.

Der andere Ansatz zur Verwendung des Tools „Änderungen verfolgen“ besteht darin, jedem Mitglied Ihres Teams eine Kopie des Dokuments zu geben. Es steht ihnen frei, Änderungen vorzunehmen, und sie müssen dies nicht tun, wenn Änderungen verfolgen aktiviert ist.

Anschließend sammelt die Person, die für die Erstellung des endgültigen Dokuments verantwortlich ist, jedes der geänderten Dokumente und „führt“ sie mithilfe der Funktion „Dokumente vergleichen“ zusammen. (Auch diese Funktion ist Teil des gesamten Teils „Änderungen verfolgen“ von Word.) Beim Vergleichen von Dokumenten werden zwei Dokumente kombiniert, sodass ein Dokument entsteht, in dem die Unterschiede zwischen den beiden Originaldokumenten angezeigt werden. Sobald der Zusammenführungsprozess mit jedem Dokument der Teammitglieder abgeschlossen ist, kann die verantwortliche Person die Funktion „Änderungen akzeptieren“ oder „Ablehnen“ erneut verwenden, um jede Änderung zu überprüfen und ihre Akzeptanz zu bestimmen.

Wenn Sie die Funktion „Änderungen verfolgen“ von Word verwenden und insbesondere den ersten Ansatz verwenden möchten, können Sie die Funktion „Kommentare“ verwenden, damit Teammitglieder ihre Kommentare in das Dokument einfügen können. Diese Kommentare sollten nicht die tatsächlichen Änderungen am Dokument widerspiegeln (die bei aktiviertem Track Track Änderungen am Dokument selbst vorgenommen werden sollten), sondern können allgemeine Kommentare dazu enthalten, warum bestimmte Änderungen vorgenommen wurden, oder nur allgemeine Kommentare zur Dokumententwicklung. Tatsächlich wird die Kommentarfunktion für die Teammitglieder zu einer Möglichkeit, Beiträge zum Entwicklungsprozess zu liefern. Das letztendlich für das Dokument verantwortliche Teammitglied kann dann die Kommentare lesen und alle darin enthaltenen Probleme lösen.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (534) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier:

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