Word enthält eine Power-Seriendruckfunktion, mit der Sie Beziehungen zwischen einem Dokument und einer Datenquelle erstellen und dann automatisch Informationen aus dieser Datenquelle zur Verwendung im Dokument abrufen können. Wenn Sie das Dokument öffnen, öffnet Word automatisch die Datenquelle, damit es auf die für die Beziehung erforderlichen Daten zugreifen kann. Es ist offensichtlich, dass das Öffnen der Datenquelle einige Zeit in Anspruch nimmt, obwohl dies automatisch erfolgt. Wenn es sich bei der Datenquelle um eine Access-Datenbank oder eine Excel-Arbeitsmappe handelt, insbesondere wenn sie sich auf einem Netzwerklaufwerk befindet, kann das Öffnen der Datenquelle sehr langsam sein.

Eine einfache Möglichkeit, dieses Problem zu lösen, besteht darin, dass Word eine Möglichkeit bietet, nur das Dokument zu öffnen und die Datenquelle nicht zu öffnen. Leider gibt es keine Möglichkeit, dies zu tun. Word öffnet die Datenquelle automatisch, unabhängig von Ihren Wünschen. (Sie können natürlich die Beziehung zwischen dem Dokument und der Datenquelle unterbrechen, aber das würde bedeuten, dass Sie die Beziehung später wieder herstellen müssen, wenn Sie einen tatsächlichen Seriendruck durchführen möchten.)

Mit Word können Sie die automatische Aktualisierung von Links deaktivieren, wenn ein Dokument geöffnet wird (Extras | Optionen | Allgemein | Automatische Links beim Öffnen aktualisieren). Tests haben jedoch gezeigt, dass dieses Steuerelement die Seriendruckbeziehungen nicht beeinflusst. Anscheinend wird die „Verknüpfung“ zwischen einem Dokument und seiner Datenquelle im herkömmlichen Sinne nicht als Verknüpfung angesehen.

Eine mögliche Lösung, um das Öffnen der Datenquelle zu verhindern, besteht darin, eine Kopie des Dokuments zu erstellen, bevor Sie es als Seriendruckdokument einrichten.

Sie hätten also zwei Kopien des Dokuments – eine, die für die Verwendung im Seriendruck definiert ist, und eine andere, die dies nicht ist. Sie können den einen öffnen, wenn Sie tatsächlich einen Seriendruck durchführen möchten, und den anderen öffnen, wenn Sie eine andere Bearbeitungsaufgabe ausführen möchten. Der Nachteil ist natürlich, dass Sie jetzt zwei Versionen des Dokuments verwalten müssen.

Eine weitere mögliche Antwort ist das Umbenennen der Datenquelle. Wenn Sie dann das Seriendruckdokument öffnen und Word die Datenquelle nicht finden kann, werden Sie gefragt, ob Sie eine neue Datenquelle definieren oder das Dokument in ein reguläres Dokument zurücksetzen möchten. Dies bedeutet im Wesentlichen, dass Sie die Beziehung zwischen dem Dokument und der Datenquelle trennen, was (wie bereits erwähnt) möglicherweise zu drastisch ist, um die ganze Zeit in Anspruch zu nehmen.

Schließlich können Sie auch die Funktion „Datei einfügen“ von Word verwenden, um ein Zusammenführungsdokument zu „öffnen“. Befolgen Sie diese Schritte:

  1. Erstellen Sie ein neues, leeres Dokument.

  2. Wählen Sie im Menü Einfügen die Option Datei. Word zeigt das Dialogfeld Datei einfügen an.

  3. Verwenden Sie die Steuerelemente im Dialogfeld, um das Seriendruck-Quelldokument zu suchen und auszuwählen.

  4. Klicken Sie auf Einfügen.

Word fügt die Datei in das leere Dokument ein, öffnet jedoch nicht die Datenquelle, die dem ursprünglichen Quelldokument zugeordnet war. Mit diesem Ansatz können Sie den Inhalt des Quelldokuments schnell überprüfen. Möglicherweise stellen Sie jedoch einige kleine Unterschiede fest. Wenn beispielsweise das in Schritt 1 erstellte leere Dokument andere Randeinstellungen als das Quelldokument aufweist, sieht die Formatierung der eingefügten Datei (des Quelldokuments) möglicherweise etwas schief aus.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (1533) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier:

Nur ein Zusammenführungsdokument öffnen.