Wenn Sie Beschriftungen in Word erstellen, gibt es zwei Möglichkeiten. Die erste besteht darin, die Beschriftungsfunktion zu verwenden (wählen Sie im Menü Extras die Option Umschläge und Beschriftungen), und die zweite darin, die Seriendruckfunktion von Word zu verwenden. Wenn Sie die erste Methode verwenden, können Sie ein einzelnes Etikett oder ein vollständiges Blatt mit denselben Etiketten erstellen. Wenn Sie die zweite Methode verwenden, können Sie Daten aus einer externen Quelle zusammenführen, um so viele Etikettenblätter zu erstellen, wie Sie benötigen.

Wenn Sie mit der Beschriftungsfunktion eine einzelne Beschriftung erstellen, können Sie in Word angeben, an welcher Beschriftungsposition (Spalte und Zeile) die Beschriftung erfolgen soll. Wenn Sie jedoch mit vollständigen Blättern oder der Seriendruckfunktion arbeiten, können Sie nicht das Etikett auswählen, bei dem der Druckvorgang beginnen soll. Wenn Sie beispielsweise ein Blatt mit dreißig Etiketten haben und die ersten zehn verwendet wurden, können Sie Word nicht anweisen, mit dem elften Etikett auf dem Blatt zu drucken. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dies zu umgehen.

Wenn Sie nur ein paar Etiketten drucken, können Sie das Etikettenblatt häufig so drehen, dass die Unterseite zur Oberseite wird.

Somit würden sich die „verwendeten“ Beschriftungsräume eher am unteren Rand des Blattes als am oberen Rand befinden. Vor dem Drucken können Sie dann die Informationen löschen, die im verwendeten Bereich gedruckt worden wären. Dieser Ansatz ist sehr praktisch, wenn Sie lediglich versuchen, die Etiketten auf einem Teilblatt zu verwenden, z. B. als Rücksendeadressenetiketten.

Wenn Sie die Seriendruckfunktion von Word verwenden, können Sie einen anderen Ansatz verwenden: Fügen Sie leere Datensätze in Ihre Datenquelle ein, um die „verwendeten“ Bereiche des Etikettenblatts zu kompensieren. Wenn Sie beispielsweise bereits zehn Etiketten von Ihrem Blatt entfernt haben, können Sie zehn leere Datensätze in Ihre Datenquelle einfügen, die Datensätze so neu sortieren, dass die leeren Datensätze oben liegen, und dann Ihre Etiketten drucken.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (1555) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003.