Die Anwälte in Pattys Anwaltskanzlei verwenden Word’s Track Changes als Tool für die Zusammenarbeit und sehen es besonders gern, wenn verschiedene Autorenrevisionen in verschiedenen Farben und mit Namen dargestellt werden. Die Firma hatte in letzter Zeit ein Problem, bei dem ein Anwalt ein Dokument an einen Kunden sendet und nach Änderungen sucht. Wenn das Dokument jedoch zurückgegeben wird, sind alle Änderungen in einer Farbe, die durch „Autor“ gekennzeichnet ist. Beim Aufspüren glaubt Patty, dass das Problem auftritt, weil die Person auf der anderen Seite Änderungen vornimmt und speichert, wenn die Einstellung „Persönliche Informationen beim Speichern entfernen“ aktiviert ist. Sie fragt sich, ob es eine Möglichkeit gibt (möglicherweise mit einem Makro), zu verhindern, dass diese Einstellung aktiviert wird, damit sie sehen können, wer Änderungen an den an Kunden gesendeten Dokumenten vornimmt.

Der einfachste Weg, damit umzugehen (wie Patty vermutet), ist die Verwendung eines Makros.

Das Makro kann so eingerichtet werden, dass es beim Öffnen des Dokuments ausgeführt wird.

(Sie müssen lediglich das Makro im ThisDocument-Objekt speichern.)

Das Makro muss nur eine einzige Einstellung festlegen:

Private Sub Document_Open()

With ActiveDocument         .RemovePersonalInformation = False     End With End Sub

Nun gibt es einige Einschränkungen in Bezug auf die Wirksamkeit der Verwendung eines Makros zum Festlegen dieser Einstellung. Zunächst müssen Sie verstehen, dass dieses Makro niemals ausgeführt wird, wenn der Benutzer beim Öffnen des Dokuments keine Makros aktiviert. Zweitens wird das Makro ausgeführt, wenn das Dokument geöffnet wird. Dies bedeutet, dass die Einstellung vom Benutzer explizit geändert werden kann, sobald das Dokument geöffnet ist.

Möglicherweise liegt eine bessere Lösung für das Problem im Bereich der Benutzererziehung: Sie können ein Anweisungsblatt erstellen, das dem Kunden zusammen mit dem Dokument zur Verfügung gestellt wird, und den Kunden anweisen, wie Änderungen am Dokument korrekt vorgenommen werden. Dieses Blatt kann den Kunden anweisen, die Einstellung „Persönliche Informationen beim Speichern entfernen“ sowie andere Dinge, die Sie während der Dokumentüberprüfung ausführen möchten, nicht zu ändern.

_Hinweis: _

Wenn Sie wissen möchten, wie die auf dieser Seite (oder auf einer anderen Seite der WordTips-Websites) beschriebenen Makros verwendet werden, habe ich eine spezielle Seite vorbereitet, die hilfreiche Informationen enthält.

Klicken Sie hier, um diese spezielle Seite in einem neuen Browser-Tab zu öffnen.

WordTips ist Ihre Quelle für kostengünstige Microsoft Word-Schulungen.

(Microsoft Word ist die beliebteste Textverarbeitungssoftware der Welt.) Dieser Tipp (3799) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003.