Mori hat ein Dokument, in dem „Schlüsselwörter“ fett gedruckt sind. Er möchte einen Index erstellen, der diese Schlüsselwörter enthält. Mori fragt sich, ob es eine Möglichkeit gibt, alle fett gedruckten Sätze automatisch zu markieren, damit sie in einem Index erscheinen.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie sich dieser Aufgabe nähern können. Am einfachsten ist es vielleicht, die AutoMark-Funktion von Word zum Erstellen Ihrer Indexeinträge zu nutzen. Der Trick besteht darin, Ihre Wörter – die gewünschten in einen Index aufzunehmen – in eine eigene Datei zu bringen. Hier ist eine einfache Möglichkeit, dies zu tun:

  1. Öffnen Sie das Dokument, für das Sie den Index möchten.

  2. Erstellen Sie ein neues, leeres Dokument.

  3. Wechseln Sie zurück zu Ihrem Quelldokument (dem, für das Sie den Index möchten).

  4. Drücken Sie Strg + F. Word zeigt die Registerkarte Suchen des Dialogfelds Suchen und Ersetzen an. (Siehe Abbildung 1.)

  5. Stellen Sie sicher, dass das Feld Suchen nach leer ist und sich die Einfügemarke darin befindet.

  6. Drücken Sie Strg + B. Word gibt an, dass Sie fett gedruckten Text suchen möchten.

  7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle gefundenen Elemente hervorheben.

  8. Klicken Sie auf Alle finden. Word hebt alle fett gedruckten Wörter im Dokument hervor.

  9. Drücken Sie Strg + C. Alle Wörter werden in die Zwischenablage kopiert.

  10. Wechseln Sie zum leeren Dokument.

  11. Drücken Sie Strg + V. Alle Wörter befinden sich jetzt im zuvor leeren Dokument, ein Wort pro Zeile.

Mit den Wörtern in einem eigenen Dokument können Sie sie einfach sortieren und nach Duplikaten suchen. Entfernen Sie die Duplikate, damit Sie eine Liste eindeutiger Wörter und Ausdrücke erhalten, eines pro Zeile. Sie müssen dann die Wörter in eine Tabelle konvertieren. Wählen Sie sie einfach aus und wählen Sie Tabelle | Konvertieren | Text zur Tabelle. Am Ende sollten Sie eine Tabelle mit einer einzelnen Spalte mit Ihren Wörtern und Phrasen in dieser Spalte haben. (Wenn Sie am Ende mehrere Spalten haben, möchten Sie möglicherweise die Konvertierung rückgängig machen und nach Tabulatorzeichen in der Liste der Wörter und Phrasen suchen. Wenn Sie sie finden, löschen Sie sie, da sie die Konvertierung auslösen, um eine weitere Spalte hinzuzufügen.)

Fügen Sie mit all Ihren Wörtern und Phrasen in einer einzigen Spalte eine zweite Spalte rechts von der ersten hinzu. Damit die AutoMark-Funktion am besten funktioniert, muss die erste Spalte die Wörter oder Ausdrücke enthalten, die im Dokument markiert werden sollen, und die zweite Spalte muss enthalten, wie diese Wörter und Ausdrücke im Index angezeigt werden sollen.

Beispielsweise können Sie in der ersten Spalte mehrere Variationen derselben Phrase haben, z. B. „Ergebnisse gezählt“, „Ergebnisse zählen“, „Antworten gezählt“ und „Antworten zählen“. Wenn Sie möchten, dass jede dieser Phrasen im Index unter der Phrase „Ergebnisse zählen“ angezeigt wird, platzieren Sie diese Phrase rechts von jeder der ursprünglichen Phrasen. Wenn Sie möchten, dass das Wort oder die Phrase in der linken Spalte mit dem im Index verwendeten Wort oder der Phrase identisch ist, kopieren Sie es einfach von der linken Spalte in die rechte Spalte.

Wenn Sie mit Ihrer Liste fertig sind, speichern Sie das Dokument. Sie können dann das, was Sie erstellt haben, verwenden, um das Originaldokument wie folgt automatisch zu markieren:

  1. Wählen Sie Einfügen | Referenz | Index und Tabellen. Word zeigt das Dialogfeld Index und Tabellen an.

  2. Stellen Sie sicher, dass die Registerkarte Index angezeigt wird. (Siehe Abbildung 2.)

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche AutoMark. Word zeigt das Dialogfeld Datei auswählen an.

  4. Verwenden Sie die Steuerelemente im Dialogfeld, um die Datei auszuwählen, die Ihre Liste mit Schlüsselwörtern und Phrasen enthält.

  5. Klicken Sie auf Öffnen.

Das ist es. Word verwendet Ihre Wortliste als „Roadmap“ für das, was in Ihrem Dokument markiert werden soll. Wenn die AutoMark-Funktion abgeschlossen ist, können Sie Ihren Index nach Ihren Wünschen erstellen.

Wenn Sie möchten, können Sie ein Makro verwenden, um alle Indexeinträge in Ihrem Dokument zu markieren, je nachdem, ob der Text fett ist oder nicht. Im folgenden Beispiel wird ein Dokument einfach nach fettem Text durchsucht. Wenn dieser Text gefunden wird, wird dort ein Indexeintrag eingefügt.

Sub InsertingIndexEntries()

Application.ScreenUpdating = False

'Go to the first page of the document     Selection.HomeKey wdStory, wdMove

'Set up the Find and Replace operation     Selection.Find.ClearFormatting     Selection.Find.Replacement.ClearFormatting     With Selection.Find         .Text = ""

.Replacement.Text = ""

.Forward = True         .Wrap = wdFindContinue         .Format = True         .MatchWildcards = False         .Font.Bold = True     End With

'Finds the bold text and inserts an index entry.

Do         Selection.Find.Execute         If Selection.Find.Found Then             'Checks if the Index field was selected             'This occurs if it does not contain any entries             If UCase(Selection.Range.Text) <> "NO INDEX ENTRIES FOUND." Then                 'Insert an index entry and use the text within                 'the selected range as the entry name                 ActiveDocument.Indexes.MarkEntry _                   Range:=Selection.Range, _                   Entry:=Selection.Range.Text, _                   EntryAutoText:=Selection.Range.Text, _                   CrossReference:="", _                   CrossReferenceAutoText:="", _                   BookmarkName:="", _                   Bold:=False, _                   Italic:=False, _                   Reading:=""

'Move past text that was found and the new index entry                 Selection.MoveRight wdCharacter, 1, wdExtend                 Selection.Collapse wdCollapseEnd             End If         End If     Loop While Selection.Find.Found

Application.ScreenUpdating = True     Application.ScreenRefresh End Sub

Denken Sie daran, dass dieses Makro den gesamten fett gedruckten Text im Dokument findet, einschließlich (möglicherweise) Stellen, die Sie möglicherweise nicht erwarten. Wenn Sie beispielsweise einige Überschriften haben, die fett formatiert sind, werden diese Überschriften auch für den Index markiert. Wenn Sie das Makro mehrmals ausführen, erhalten Sie möglicherweise mehrere Indexeinträge für jede fettgedruckte Phrase oder jedes fettgedruckte Wort. Wenn Sie es mehrmals ausführen müssen, entfernen Sie die vorhandenen Indexfelder, bevor Sie es erneut ausführen.

_Hinweis: _

Wenn Sie wissen möchten, wie die auf dieser Seite (oder auf einer anderen Seite der WordTips-Websites) beschriebenen Makros verwendet werden, habe ich eine spezielle Seite vorbereitet, die hilfreiche Informationen enthält.

Klicken Sie hier, um diese spezielle Seite in einem neuen Browser-Tab zu öffnen.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (1) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003.

Eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007 und höher) finden Sie hier:

Fettgedruckte Wörter in einen Index einfügen.