Evelyn merkt an, dass sie in WordPerfect sogenannte QuickWords erstellen konnte. Dies ähnelt AutoText in Word, QuickWords kann jedoch noch mehr. Mit ihnen konnte sie ein vollständiges Dokument speichern, einschließlich Kopf- und Fußzeilen sowie Formatierungen, und dieses vollständige Dokument in einem anderen Dokument platzieren. Mit AutoText können Sie große Textblöcke speichern und wiederverwenden, es können jedoch nicht ganze Dokumente – einschließlich Kopf- und Fußzeilen sowie alle Formatierungen – wie in QuickWords verarbeitet werden. Evelyn fragt sich, ob es eine Möglichkeit gibt, diese erweiterte Funktion in Word zu erhalten.

In Word gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten, Text in Ihr Dokument einzufügen.

Der erste ist die Verwendung von AutoText-Einträgen, wie Evelyn bemerkt. Die zweite Möglichkeit besteht in der Verwendung des INCLUDETEXT-Felds, mit dem Sie den Inhalt eines gesamten Dokuments im aktuellen Dokument platzieren können.

Beide Ansätze eignen sich hervorragend, um Text in Ihr Dokument einzufügen, aber keiner von beiden geht so weit wie die QuickWords-Funktion von WordPerfect. Der größte Unterschied besteht in der Handhabung der Formatierung auf Seitenebene.

In Word umfasst die Formatierung auf Seitenebene beispielsweise Ränder, Kopf- und Fußzeilen. Wenn Sie diese Dinge in einem Dokument ändern möchten, müssen Sie einen Abschnittswechsel einfügen und die Formatierung für den neuen Abschnitt anpassen. Wenn Sie Text mit AutoText oder dem Feld INCLUDETEXT einfügen, überprüft Word nicht wirklich die Formatierung des eingefügten Texts auf Seitenebene.

Eine Möglichkeit, dies zu umgehen, besteht natürlich darin, zwei Abschnittsumbrüche in Ihr Dokument einzufügen und den AutoText einzufügen oder INCLUDETEXT zwischen den Abschnittsumbrüchen zu verwenden. Anschließend können Sie diesen Abschnitt manuell formatieren, um die gewünschte Formatierung auf Seitenebene zu erhalten.

Es gibt tatsächlich eine andere Möglichkeit, Text in Ihr Dokument einzufügen, und zwar unter Verwendung von Unterdokumenten. Wenn Sie ein Masterdokument erstellen und dann in die Unterdokumente des Masterdokuments ziehen, wird die Formatierung auf Seitenebene innerhalb der Unterdokumente im endgültigen gedruckten Dokument verwendet. (Dies liegt daran, dass Word beim Einfügen eines Unterdokuments in das Masterdokument dieses in einen eigenen Abschnitt einfügt, sodass sich die Formatierung des Unterdokuments auf Seitenebene von der des Masterdokuments unterscheidet.)

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (555) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier:

QuickWords in Word.