Während Sie ein Dokument in Word schreiben, werden viele Informationen in dem Dokument gespeichert, die Sie als Autor identifizieren können. Ihr Name wird in Kommentaren, Eigenschaften, nachverfolgten Änderungen und an einer beliebigen Anzahl anderer Stellen gespeichert. Zusammengenommen werden diese Informationen oft als Metadaten bezeichnet, obwohl der Begriff weit mehr als nur Informationen betreffen kann, die den Autor identifizieren. (Metadaten können alle nicht dokumentbezogenen Informationen enthalten, die im Dokument selbst gespeichert sind.)

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie versuchen können, identifizierende Informationen aus einem Dokument zu entfernen. Die vielleicht erfolgreichste Methode besteht darin, Ihr Dokument in eine Nur-Text-Datei zu konvertieren und es dann wieder in Word zu laden. Der große Nachteil dieses Vorschlags ist natürlich, dass Sie nicht nur die Metadaten verlieren, sondern auch alle Formatierungen im Dokument.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, Ihr Dokument in das RTF-Format zu konvertieren. RTF (Rich Text Format) ist ein Dateiformat, mit dem Sie die meisten Formatierungen beibehalten können, aber alle Dokumentattribute werden entfernt. Ein weiterer Vorteil ist, dass die RTF-Datei von fast jedem anderen Textverarbeitungsprogramm außer Word geladen werden kann, was bedeutet, dass das Dokument portabler wird als das ursprüngliche Word-Dokument. Ein Nachteil ist, dass RTF Dateien nicht gut verarbeitet, wenn sie komplexer Natur sind, z. B. komplizierte Tabellen und wortspezifische Formatierungen, z. B. doppelte Ränder oder doppelte Unterstreichungen.

In Word 2002 wurde dem Programm eine neue Option hinzugefügt, mit der einige der mit einem Dokument gespeicherten Identifizierungsinformationen entfernt werden können. Wählen Sie in Word 2002 oder Word 2003 Extras | Optionen, um das Dialogfeld Optionen anzuzeigen, und stellen Sie dann sicher, dass die Registerkarte Sicherheit angezeigt wird. (Siehe Abbildung 1.)

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Abbildung 1. Die Registerkarte Sicherheit des Dialogfelds Optionen.

Beachten Sie das Kontrollkästchen Persönliche Informationen aus Dateieigenschaften beim Speichern entfernen. Wenn diese Option ausgewählt ist, entfernt Word persönliche Informationen aus den Dateieigenschaften. Verlassen Sie sich jedoch nicht darauf, um alle identifizierenden Informationen zu entfernen, da diese Informationen an mehr Stellen als nur im Bereich der Dateieigenschaften gespeichert werden. Der folgende Knowledge Base-Artikel beschreibt einen solchen Mangel dieser Programmoption und deren Umgehung:

http://support.microsoft.com/kb/278579

Microsoft hat viele Artikel vorbereitet, in denen beschrieben wird, wie Sie Metadaten in Ihren Dokumenten entfernen können. Die folgenden Knowledge Base-Artikel sollen Ihnen einen Eindruck von der Komplexität der Aufgabe vermitteln:

http://support.microsoft.com/kb/237361 (Word 97)

http://support.microsoft.com/kb/237361 (Word 2000)

http://support.microsoft.com/kb/290945 (Word 2002)

http://support.microsoft.com/kb/825576 (Word 2003)

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (8215) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier:

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