Jeff hat ein Problem, wenn es darum geht, Informationen aus den Dokumenten anderer Leute in seine einzufügen. Er arbeitet in einem Büro, in dem ihm verschiedene Abteilungen Berichte schicken. Er kopiert Informationen aus diesen Berichten in ein „Übersichts“ -Dokument. Das Kopieren und Einfügen funktioniert bis auf ein Dokument einwandfrei. Wenn er Informationen aus diesem Dokument kopiert und in sein Dokument einfügt, wird das fettgedruckte Attribut für die eingefügten Informationen umgekehrt. Mit anderen Worten, was im Originaldokument normaler Text war, ist jetzt fett und was fett war, ist jetzt normal.

Das Kopieren von Informationen von einem Dokument in ein anderes kann manchmal ein Hit-and-Miss-Angebot sein. Der Grund ist, dass es nicht immer so funktioniert, wie wir es erwarten, insbesondere wenn es um die Formatierung geht. Die Probleme lassen sich normalerweise auf einen Unterschied im Umgang mit Stilen und Formatierungen sowohl im Quell- als auch im Zieldokument zurückführen.

Sie sehen, auch wenn Sie keine Stile verwenden, funktioniert Word immer noch. Auf jeden Absatz wird ein Stil angewendet, unabhängig davon, ob Sie glauben, dass dies der Fall ist oder nicht. Wenn Sie Absätze von einem Dokument in das andere kopieren, denkt Word nicht „Hey, ich kopiere normalen Text darüber.“ Stattdessen denkt es: „Hey, ich kopiere Text, der mit dem SoAndSo-Stil formatiert ist.“ Wenn sowohl das Quell- als auch das Zieldokument einen Stil mit demselben Namen verwenden und dieser Stil in beiden unterschiedlich formatiert ist, sieht der kopierte Text im Zieldokument nicht gleich aus wie im Quelldokument. Eine besonders gute Erklärung für dieses gesamte Konzept finden Sie hier:

http://www.shaunakelly.com/word/styles/FormatOfTextChanges.html

Die beste langfristige Lösung besteht darin, sicherzustellen, dass sowohl das Quell- als auch das Zieldokument dieselben Stile verwenden und dass die Stile in beiden Dokumenten ordnungsgemäß angewendet werden.

Wenn die Verwendung von Stilen keine Option ist (möglicherweise lässt die Büropolitik dies nicht zu), müssen Sie möglicherweise einfach versuchen, die in Ihr Zieldokument eingefügten Informationen zu „korrigieren“. Es gibt zwei Möglichkeiten, dies zu tun: mithilfe von Suchen und Ersetzen oder mithilfe eines Makros. Führen Sie die folgenden allgemeinen Schritte aus, um die Methode Suchen und Ersetzen zu verwenden:

  1. Suchen Sie nach fett formatiertem Text und ersetzen Sie ihn durch normalen Text, der mit einer Farbe wie Rot formatiert ist.

  2. Suchen Sie nach Text, der weder fett noch rot ist, und ersetzen Sie ihn durch fett gedruckten Text, der nicht rot ist.

  3. Suchen Sie nach rotem Text und ersetzen Sie ihn durch normalen Text.

Die Verwendung eines andersfarbigen Textes (rot) ist erforderlich, damit eine Unterscheidung zwischen dem Text, der fett gedruckt werden soll, und dem Text, der regelmäßig enden soll, bestehen bleibt.

Wenn Sie ein Makro verwenden, gibt es kein solches Problem. Das folgende einfache Makro durchläuft jedes Zeichen in einer Auswahl und ändert einfach den Zustand des fettgedruckten Attributs.

Sub ReverseBold()

Dim c     For Each c In Selection.Characters         c.Font.Bold = Not c.Font.Bold     Next c End Sub

Sie müssen lediglich den gerade eingefügten Text auswählen – den fettgedruckten Text – und das Makro ausführen. Jede Instanz von fettem Text wird in normal und regulär in fett geändert.

_Hinweis: _

Wenn Sie wissen möchten, wie die auf dieser Seite (oder auf einer anderen Seite der WordTips-Websites) beschriebenen Makros verwendet werden, habe ich eine spezielle Seite vorbereitet, die hilfreiche Informationen enthält.

Klicken Sie hier, um diese spezielle Seite in einem neuen Browser-Tab zu öffnen.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (3525) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier:

Reversed Bolding.