Karl verwendet AutoText, um Konsistenz in narrativen Bewertungsberichten zu erstellen und aufrechtzuerhalten. Er hat Standardabkürzungen für Elemente und bearbeitet zu Beginn eines Jobs die AutoText-Einträge, um alle Informationen zu diesem Job festzulegen. Karl möchte diese Einträge mit dem Job (dem Dokument) speichern, damit er später mithilfe der in den AutoText-Einträgen enthaltenen Informationen problemlos Änderungen vornehmen kann.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie diese Anforderung in Word behandelt werden kann. Bei allen Methoden muss verstanden werden, wie Word AutoText-Einträge speichert. Dies ist also ein guter Ausgangspunkt.

AutoText-Einträge werden in Vorlagen gespeichert. Sie werden nicht in Dokumenten gespeichert. Wenn Sie einen AutoText-Eintrag erstellen, wird dieser standardmäßig in der Vorlage „Normal“ gespeichert. In dem Dialogfeld, in dem neue AutoText-Einträge erstellt werden, können Sie angeben, wo der Eintrag gespeichert werden soll. in welche Vorlage es gelegt werden soll.

Dies stellt ein Problem dar, wenn sich Ihre AutoText-Einträge von Job zu Job ändern und jeder Job durch ein einzelnes Dokument dargestellt wird. Sie können die Einträge nicht mit dem Dokument speichern (was zugegebenermaßen nett wäre), aber Sie könnten für jeden Job eine individuelle Vorlage erstellen und die Vorlage dann dem Jobdokument zuordnen. Daher würde jeder Job zwei Dinge erfordern – eine Vorlage und ein Dokument.

Beachten Sie auch, wie Word Konflikte zwischen Vorlagen bei AutoText-Einträgen vermittelt. Angenommen, Sie haben einen AutoText-Eintrag mit dem Namen „JobAddr“, der in der Jobvorlage gespeichert ist. In der Vorlage „Normal“ haben Sie auch einen AutoText-Eintrag mit dem Namen „JobAddr“.

Wenn Sie versuchen, den Eintrag zu erweitern, wird immer die Definition in der Vorlage „Normal“ verwendet. Dies liegt daran, dass die Vorlage „Normal“ immer Vorrang vor anderen Vorlagen hat. Daher sollten Sie sicherstellen, dass zwischen den AutoText-Einträgen in den beiden Vorlagen keine Konflikte bestehen. (Sie können dies tun, indem Sie den Organizer verwenden, der in anderen Ausgaben von _WordTips _ beschrieben ist, um die AutoText-Einträge in den Vorlagen zu untersuchen.)

Ein anderer Ansatz, den Sie verwenden können, besteht darin, für jeden Job, an dem Sie arbeiten, weiterhin ein einziges Dokument zu verwenden, aber Vorlagen zu entwickeln, die den Typ oder die Kategorie des Jobs widerspiegeln, an dem Sie arbeiten. Wenn Sie beispielsweise über eine Reihe von AutoText-Einträgen verfügen, die für Einzelhandelsbewertungen gelten, können Sie eine Vorlage für diese erstellen. Wenn Sie einen anderen Satz von AutoText-Einträgen für gewerbliche Beurteilungen und einen dritten für private Beurteilungen haben, können Sie Vorlagen für jede Beurteilungsklasse erstellen. Auf diese Weise können Sie jedem Auftragstyp, den Sie ausführen, die entsprechende Vorlage zuordnen.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (6777) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier:

AutoText-Einträge mit jedem Dokument speichern.