Der Abonnent Reyzl Kalifowicz-Waletzky fragte, ob es bei Verwendung von Word als E-Mail-Editor eine Möglichkeit gebe, die Zeilenlängen so zu erzwingen, dass sie nicht länger als 78 Zeichen sind. Bevor Sie antworten, ist möglicherweise eine kleine philosophische Diskussion angebracht …​

Es gibt zwei Arten von E-Mails, die routinemäßig über das Internet gesendet werden.

Der erste Typ ist eine reine Text-E-Mail. Dies ist die traditionelle Art von E-Mail, und Text kann von jedem E-Mail-Client auf dem Planeten angezeigt werden.

Wenn Sie mit einer Software (z. B. einem Mailinglisten-Manager) arbeiten, die erwartet, dass jede Zeile einer Nachricht nur eine bestimmte Anzahl von Zeichen enthält, ist es sicher, dass eine Nur-Text-E-Mail-Nachricht erwartet wird.

Die andere Art von E-Mail, die von Personen gesendet wird, ist HTML-E-Mail. Wenn Sie Nachrichten mit hübschem Hintergrund, wehenden Flaggen, unterschiedlichem Größentyp und Attributen wie Fett oder Kursiv erhalten, handelt es sich bei der Nachricht um eine HTML-E-Mail.

Auch wenn die Nachricht nur Text enthält, handelt es sich dennoch um eine HTML-E-Mail.

Diese Nachrichtentypen verwenden dieselben Formatierungscodes wie auf Webseiten, um zu steuern, wie Text in einem E-Mail-Client angezeigt wird.

Das Problem ist, dass nicht alle E-Mail-Clients HTML-E-Mails anzeigen können. Wenn sie es nicht anzeigen können, können sie Ihre Nachricht wahrscheinlich nicht sehen. (Dies ist auch der Grund, warum einige Programme – wie z. B. ein Mailinglisten-Manager – möglicherweise nur Textnachrichten benötigen.) Außerdem sind HTML-E-Mail-Nachrichten aufgrund der zusätzlichen Formatierung immer größer als eine entsprechende Nur-Text-Nachricht Informationen, die mit der Nachricht gesendet werden.

Wenn Word als E-Mail-Editor verwendet wird, wird es hauptsächlich zum Erstellen von HTML-Nachrichten verwendet. Leider gibt es in Word keine Einstellung, die die Zeilenlänge steuert, da die Zeilenlänge bei HTML-Nachrichten kein Problem darstellt. Wenn Sie nur Text-E-Mail-Nachrichten erstellen müssen, ist es aus diesem Grund ratsam, dies mit einem speziell für diesen Zweck entwickelten Programm zu tun. Die meisten E-Mail-Clients (einschließlich Outlook, Outlook Express und Eudora) erstellen E-Mail-Nachrichten nur mit Text. Sie können sogar eine maximale Zeilenlänge angeben.

Wenn Sie Word als E-Mail-Client verwenden müssen, können Sie verschiedene Maßnahmen ergreifen, um das Problem zu beheben. Ein Ansatz besteht darin, eine Monospace-Schriftart zu verwenden, die Ränder so einzustellen, dass maximal 78 Zeichen pro Zeile vorhanden sind, und die Datei dann im Format Nur Text mit Zeilenumbrüchen zu speichern. (Wenn Sie Word 2002 oder Word 2003 verwenden, sollten Sie die Datei im MS-DOS-Format Text mit Layout speichern.)

Wenn Sie diese Schritte ausführen, erhalten Sie natürlich eine Datei mit der richtigen Zeilenlänge, jedoch keine E-Mail-Nachricht mit der richtigen Zeilenlänge. Sie müssten noch einen Weg finden, um die Datei als E-Mail-Nachricht zu senden. Sie können beispielsweise die gespeicherte Datei wieder in Word laden und dann senden.

Sie können auch ein Makro erstellen, um Linien mit der gewünschten Zeilenlänge zu teilen. Der Grund für das Makro ist, dass Sie die tatsächlichen Zeichen in jeder Zeile zählen und dann einen Wagenrücklauf auf oder vor der gewünschten Länge platzieren müssen. Um die Sache zu verkomplizieren, muss das Makro sicherstellen, dass es nur beim Auftreten eines Leerzeichens Zeilen bricht.

Glücklicherweise können Sie mit VBA Wörter in einem Dokument untersuchen, die automatisch an Leerzeichen unterbrochen werden. Das folgende Makro teilt ein Dokument in die gewünschte Zeilenlänge auf.

Sub ForceTo78()

Const cstrPunct As String = "!%*)}]:;>,."

Dim rngChar As Range

For Each rngChar In ActiveDocument.Words         If rngChar.Information(wdFirstCharacterColumnNumber) > 77 Then             If InStr(1, cstrPunct, Left(rngChar, 1), _               vbTextCompare) = 0 Then rngChar.InsertParagraphBefore         End If     Next rngChar End Sub

Beachten Sie, dass dieses Makro alles bricht, was mehr als 77 Zeichen umfasst. Der Grund dafür ist ganz einfach: Wenn VBA „Wörter“ in einem Dokument untersucht, betrachtet es eine Unterbrechung zwischen einem Zeichen und einer nachfolgenden Interpunktion. Dieses Makro untersucht einfach die zurückgegebenen Wörter. Wenn sie mit einem Interpunktionszeichen beginnen, wird das Wort ignoriert.

Die Quintessenz ist, dass das Makro Absätze korrekt behandelt, in denen ein einzelnes Interpunktionszeichen an der 78. Zeichenposition erscheint.

Wenn ein gültiges Wort jedoch mit einem Satzzeichen beginnt (wie in „.com“)

und dieses Wort fällt auf die 78. Zeichenposition, dann ignoriert das Makro das Wort immer noch und lässt es in der Zeile bleiben. Dies kann in seltenen Fällen zu einer Zeile führen, die länger als 78 Zeichen ist.

_Hinweis: _

Wenn Sie wissen möchten, wie die auf dieser Seite (oder auf einer anderen Seite der WordTips-Websites) beschriebenen Makros verwendet werden, habe ich eine spezielle Seite vorbereitet, die hilfreiche Informationen enthält.

Klicken Sie hier, um diese spezielle Seite in einem neuen Browser-Tab zu öffnen.

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(Microsoft Word ist die beliebteste Textverarbeitungssoftware der Welt.) Dieser Tipp (1572) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003.