Eine der raffinierten Funktionen von Word ist die Möglichkeit, AutoText-Einträge für häufig verwendete Phrasen, Namen und andere kleine Textteile zu definieren. Es ist nicht ungewöhnlich, viele verschiedene AutoText-Einträge zu entwickeln, die für eine gesamte Organisation gelten können. Wenn Sie in Ihrer Organisation ein Netzwerk verwenden, müssen Sie sich als Nächstes fragen, wie Sie diese AutoText-Einträge für alle Benutzer in Ihrem Netzwerk freigeben können.

AutoText-Einträge werden in Vorlagen gespeichert. Standardmäßig werden AutoText-Einträge, die beim Bearbeiten von Dokumenten erstellt wurden, in der Vorlage Normal.Dot gespeichert. Sie können jedoch tatsächlich in jeder Vorlage gespeichert werden (Sie können den Speicherort beim Definieren des AutoText-Eintrags angeben). Erstellen oder Öffnen eines Dokuments basierend auf einer anderen Vorlage als Normal.Dot stellt alle AutoText-Einträge zur Verfügung, die in der zugrunde liegenden Vorlage des Dokuments gespeichert sind – jedoch nur zur Verwendung in diesem Dokument. Auf sie konnte von anderen Dokumenten, die auf anderen Vorlagen basierten, nicht zugegriffen werden.

Hier gibt es jedoch eine Einschränkung. Jede Vorlage, die wie Normal.Dot als globale Vorlage (oder globales Add-In) geladen wird, stellt alle in dieser Vorlage gespeicherten AutoText-Einträge jedem Dokument zur Verfügung. Um ein Dokument als globales Add-In zu laden, muss die Vorlagendatei (z. B. „MyTemplate.Dot“)

sollte entweder im Standard-Office-Startordner (normalerweise \ Microsoft Office \ Office \ Startup \) oder in einem benutzerdefinierten Startordner abgelegt werden.

Um den benutzerdefinierten Startordner festzulegen, können Sie die Registerkarte Dateispeicherorte des Dialogfelds Optionen in Word verwenden. Stellen Sie einfach das Startelement im Dialogfeld ein.

Um es kurz zu machen, alle freigegebenen AutoText-Einträge können in einer Master-Vorlage gespeichert und diese Vorlage für die Benutzer freigegeben werden, indem sie als globale Vorlage geladen werden. Die Freigabe kann beispielsweise durch Ablegen im Office-Startordner auf dem Computer jeder Person oder durch Zeigen auf alle Starteinstellungen (im Dialogfeld Optionen) erfolgen.

in einem einzelnen freigegebenen Ordner auf dem Netzwerkserver.

Sie sollten sich bewusst sein, dass bei beiden Freigabeansätzen Bearbeitungs- und Verwaltungsprobleme zu berücksichtigen sind. Wenn ein Benutzer beispielsweise der Kopie von ShareAutotext.Dot auf seinem eigenen Computer einen neuen AutoText-Eintrag hinzufügt, wie wird dieser an alle anderen Benutzer weitergeleitet? Wenn ein Benutzer einem einzelnen Master-ShareAutotext.Dot auf dem Server einen neuen AutoText-Eintrag hinzufügt, treten beim Versuch, seine Änderungen zu speichern, andere Benutzer auf, die versuchen, neue AutoText-Einträge hinzuzufügen. Natürlich müsste eine sorgfältige Politik ausgearbeitet werden, aber das ist eher ein Managementproblem als ein technologisches Problem.

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(Microsoft Word ist die beliebteste Textverarbeitungssoftware der Welt.) Dieser Tipp (1392) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003.