Alexander fragte, ob es eine einfache Möglichkeit gebe, einspaltige Adressen in Word zu sortieren, z. B.:

Jane R. Doe 1234 Anytown Road Mapleton, AZ  85229
Fred Davis 5678 Main Street Yorba Linda, CA  94123

Die Antwort hängt von Ihrer Definition von „einfach“ ab. Die vielseitigste langfristige Lösung besteht darin, die Adressen in eine Art Datenbankprogramm oder sogar in Excel zu übertragen. Sie können in diesen Programmen nach Herzenslust organisieren und sortieren und die Ergebnisse dann einfach wieder in Word zusammenführen.

Wenn Sie die Adressen in Word behalten möchten, können Sie sie einfach sortieren, sofern einige Bedingungen erfüllt sind. Zunächst muss jeder Adressblock (mangels eines besseren Begriffs) ein einzelner Absatz sein.

Dies bedeutet, dass am Ende jeder Zeile im Adressblock mit Ausnahme der letzten ein manueller Zeilenumbruch (Umschalt + Eingabetaste) erfolgen muss. Zweitens ist die einzige Stelle in der ersten Zeile, an der reguläre Leerzeichen stehen können, kurz vor dem Beginn des Nachnamens. Für alle anderen Leerzeichen (z. B. zwischen dem Vornamen und der mittleren Initiale oder zwischen einem Titel und dem Vornamen) sollten Sie ein nicht unterbrechendes Leerzeichen verwenden.

Wenn sich die Daten im richtigen Zustand befinden, können Sie die Adressen jetzt folgendermaßen sortieren:

  1. Wählen Sie alle Adressen aus, die Sie sortieren möchten.

  2. Wählen Sie im Menü „Tabelle“ die Option „Sortieren“. Word zeigt das Dialogfeld Text sortieren an. (Siehe Abbildung 1.)

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen. Word zeigt das Dialogfeld Sortieroptionen an. (Siehe Abbildung 2.)

  4. Stellen Sie sicher, dass Andere ausgewählt ist und dass das kleine Feld rechts von Andere ein einzelnes Leerzeichen enthält.

  5. Klicken Sie auf OK.

  6. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Sortieren nach die Option Word 2. (Word betrachtet alles bis zum ersten Leerzeichen in jeder ersten Zeile als das erste Wort und alles danach als das zweite Wort. Da das einzige Leerzeichen in der ersten Zeile jedes Blocks kurz vor dem Nachnamen steht, bedeutet dies, dass Sie weisen Word an, nach Nachnamen zu sortieren.)

  7. Klicken Sie auf OK.

Ihre Adressen sind jetzt richtig sortiert.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (1642) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier:

Sortieren einspaltiger Adressen.