Gary fragte, ob es möglich sei, einen Speicherort für Word zum Speichern von Sicherungsdateien anzugeben, wenn die Einstellung „Sicherungskopie immer erstellen“ aktiviert ist. Auf diese Weise konnte er seine Sicherungen von Dokumenten einfacher durchführen, ohne die Sicherungskopie in die Sicherung zu kopieren. (Klingt wie ein Zungenbrecher, oder?)

Die kurze Antwort lautet nein, Word erlaubt Ihnen das nicht. Der Grund ist eigentlich ganz einfach – er hat mit Dateinamen zu tun. Wenn Sie die Sicherungsfunktion aktivieren, speichert Word Sicherungsdateien, indem Sie Ihrem Dateinamen einen speziellen Text anhängen oder voranstellen. In einigen Versionen von Word wird anstelle des bekannten DOC die WBK-Dateinamenerweiterung verwendet. In anderen Versionen von Word wird die DOC-Erweiterung von Word verwendet und fügt am Anfang des Dokumentnamens den Ausdruck „Sicherung von“ hinzu.

Angenommen, Sie haben zwei Verzeichnisse und in jedem haben Sie unterschiedliche Dokumente, aber jedes hat den gleichen Namen wie in MyLetter.doc. Wenn Sie Sicherungen aktiviert haben und in Word angeben können, wo die Sicherungen abgelegt werden sollen, sind die Namen für die Sicherungen der beiden verschiedenen Dateien identisch (entweder MyLetter.wbk oder Sicherung von MyLetter.doc) und zwei Dateien mit demselben Namen kann nicht im selben Ordner gespeichert werden. Die Lösung besteht darin, dass Word die Sicherungskopie eines Dokuments einfach im selben Ordner wie die Originalkopie aufbewahrt. Auf diese Weise stoßen Sie überhaupt nicht auf Namenskonflikte.

Was aber, wenn Sie bereit sind, das Risiko von Namenskonflikten einzugehen und die Sicherungsdateien dennoch an einem anderen Ort speichern möchten? In einem solchen Fall sind Sie auf sich allein gestellt und können das Problem auf verschiedene Arten angehen.

Erstens könnten Sie ein Makro verwenden, um die Sicherung für Sie zu speichern, anstatt sich auf die Sicherungsfunktion in Word zu verlassen. Das folgende Makro, das den Befehl Speichern ersetzt, speichert eine Sicherungskopie des Dokuments sowohl in C: \ Backups \ als auch im aktuellen Verzeichnis.

Sub FileSave()

Dim docName As Boolean     Dim templateFullName As String

docName = ActiveDocument.name Like "Document#*"

templateFullName = ActiveDocument.FullName     If docName = True Then         Dialogs(wdDialogFileSaveAs).Show     Else         ActiveDocument.SaveAs FileName:="C:\Backups\" _           & ActiveDocument.name, AddToRecentFiles:=False         ActiveDocument.SaveAs FileName:=templateFullName     End If End Sub

Dieses Makro speichert keine Sicherung, wenn Sie eine Datei zum ersten Mal speichern, sondern nur, wenn Sie eine nachfolgende Speicherung durchführen. Das Speichern dauert natürlich doppelt so lange wie normal, da Word tatsächlich zwei verschiedene Speichervorgänge ausführt. Darüber hinaus verwendet das Makro in keiner der in C: \ Backups \ gespeicherten Dateien die WBK-Erweiterung oder die Phrase „Backup of“. Stattdessen werden die Dateien dort als reguläre DOC-Dateien gespeichert.

Die zweite mögliche Lösung besteht darin, die Sicherungsfunktion von Word weiterhin zu verwenden, jedoch alle Sicherungsdateien regelmäßig in ein eigenes Verzeichnis zu verschieben. Sie können dies tun, indem Sie die folgenden allgemeinen Schritte ausführen:

  1. Raus aus Word.

  2. Öffnen Sie einen Ordner, in dem sich die Sicherungsdateien befinden sollen.

  3. Starten Sie unter Windows das Tool „Datei suchen“. Abhängig von Ihrer Word-Version erfolgt dies normalerweise durch Auswahl von Start | Suche | Für Dateien oder Ordner.

  4. Suchen Sie auf dem Laufwerk, auf dem Sie Ihre Word-Dokumente speichern, nach * .wbk.

Dadurch wird eine Liste aller Sicherungsdateien auf dem Laufwerk angezeigt.

  1. Wenn in Schritt 4 keine Dateien zurückgegeben werden, suchen Sie nach „Backup of *“

(ohne Anführungszeichen) auf dem Laufwerk.

  1. Drücken Sie Strg + A, um alle gefundenen Dateien auszuwählen.

  2. Ziehen Sie die ausgewählten Dateien mit der rechten Maustaste in den Ordner, den Sie in Schritt 2 geöffnet haben. Wenn Sie die Maustaste loslassen, verschiebt Windows die Dateien aus ihren ursprünglichen Ordnern in den von Ihnen angegebenen Ordner.

  3. Schließen Sie das Dialogfeld Suchen.

Mit den Sicherungsdateien in einem eigenen Ordner können Sie dann mit ihnen machen, was Sie wollen.

Die dritte mögliche Lösung, insbesondere bei Sicherungen, besteht darin, WinZip zu verwenden, um nur Dateien zu archivieren, die je nach Wunsch auf DOC oder WBK enden.

_Hinweis: _

Wenn Sie wissen möchten, wie die auf dieser Seite (oder auf einer anderen Seite der WordTips-Websites) beschriebenen Makros verwendet werden, habe ich eine spezielle Seite vorbereitet, die hilfreiche Informationen enthält.

Klicken Sie hier, um diese spezielle Seite in einem neuen Browser-Tab zu öffnen.

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(Microsoft Word ist die beliebteste Textverarbeitungssoftware der Welt.) Dieser Tipp (1701) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003.