Sie haben Ihr Meisterwerk fertiggestellt und können jetzt „drücken“

(Auch wenn es sich bei der Druckmaschine um einen kleinen Drucker in der Ecke Ihres Arbeitsbereichs handelt).

Sie sehen sich das Dokument an und stellen fest, dass es eine bestimmte Anzahl von Seiten lang ist. Sie gehen zur letzten Seite und stellen fest, dass auf der letzten Seite nur etwa zwei Zeilen vorhanden sind. Wenn Sie diese Zeilen einfach loswerden könnten …​

Dies ist ein häufiges Problem für viele Schriftsteller. Es spielt keine Rolle, ob Sie Briefe oder Novellen schreiben – das Problem, Text an einen bestimmten Druckbereich anzupassen, kann frustrierend sein. Was kannst du tun? Nun, es gibt einen einfachen und einen besseren Ansatz. Schauen wir uns jeden an.

Zunächst einmal für den einfachen Ansatz: Wenn Sie Ihr Dokument in der Seitenansicht anzeigen, stellen Sie fest, dass sich in der Symbolleiste eine Schaltfläche befindet, mit der Sie Ihr Dokument um eine Seite komprimieren können. Eigentlich macht es das nicht wirklich. Stattdessen wird die Schriftgröße aller in Ihrem Dokument verwendeten Schriftarten reduziert, sodass mehr Text in den verfügbaren Bereich passt. Es wirkt sich auch unterschiedlich auf die Schriftgrößen aus. Bei einem Dokument mit einem 14-Punkt-, 12-Punkt-, 10-Punkt- und 8-Punkt-Text werden diese Größen beispielsweise auf 12-Punkt-, 10,5-Punkt-, 8,5-Punkt- und 7-Punkt-Text reduziert. Dies führt möglicherweise nicht zu den gewünschten Ergebnissen.

Ein besserer Ansatz ist die alte bewährte manuelle Methode zum Anpassen der Parameter, die sich auf den Text auf Ihrer Seite auswirken. Das erste, was Sie versuchen sollten, hat mit dem Inhalt Ihres Dokuments selbst zu tun. Haben Sie keine Angst, sich Ihren Inhalt noch einmal anzusehen und ihn zu bearbeiten, um ihn kürzer zu machen. Entfernen Sie überflüssige Wörter und bemühen Sie sich, Ihre Beschreibungen präziser zu gestalten.

Als Nächstes können Sie Ihr Dokument trennen. Dies kann einige Zeilen schließen, indem einfach „teilweise“ Wörter zu vorherigen Zeilen gezogen werden. Dies funktioniert besonders gut, wenn die rechte Seite Ihres Dokuments ziemlich unregelmäßig ist (viel Leerraum hat).

Jetzt können Sie die Ränder anpassen. Sie können die Ränder auf allen vier Seiten Ihres Papiers häufig um 0,1 Zoll reduzieren, und niemand wird es bemerken.

Vergessen Sie nicht, den Rinnenrand zu untersuchen, falls Ihr Layout einen verwendet.

Sie können auch versuchen, den Absatzzeilenabstand zu verringern. Sie können den Abstand auf eine bestimmte Anzahl von Punkten festlegen. Eine „schwierigere“ Methode besteht jedoch darin, den Zeilenabstand auf Mehrere festzulegen und dann einen Prozentsatz im Feld At zu verwenden. Stellen Sie beispielsweise Ihren Zeilenabstand auf 0,99 ein, und der Absatz verwendet dann 99% seines normalen Zeilenabstands. Sie können den Zeilenabstand jeweils um ein Prozent reduzieren, und der inkrementelle Effekt auf Ihren Leser ist kaum spürbar. Der Effekt auf die Länge Ihres Dokuments kann je nach Anzahl der Seiten im Dokument dramatisch sein.

Ein verwandter Trick besteht darin, den Abstand zwischen Absätzen zu verringern.

Leider können Sie dies nur in Schritten von einem Punkt tun, aber der Unterschied zwischen 12 Punkten und 11 Punkten zwischen Absätzen ist winzig und praktisch nicht nachweisbar.

Wenn die oben genannten Ansätze verwendet wurden, ist es an der Zeit, die Punktgröße im Text Ihres Dokuments zu reduzieren. Beginnen Sie am besten mit kleinen Schritten – Word kann Schritte verarbeiten, die nur einen halben (.5) Punkt betragen.

Auf diese Weise können Sie den Text von 12 auf 11,5 Punkte reduzieren. Dies ist für einen Leser kaum wahrnehmbar, kann jedoch einen großen Einfluss auf die Dokumentlänge haben.

Schließlich können Sie den Zeichenabstand verkürzen. Hier können Sie sehr genau sein und den Abstand um nur einen Zehntel (.1) Punkt einstellen.

Selbst eine kleine Anpassung kann die Materialmenge in jeder Zeile Ihres Dokuments erheblich erhöhen.

Wie Sie sehen, gibt es einige verschiedene Einstellungen, mit denen Sie basteln können, um Ihr Dokument auf die Größe zu bringen. Der Nachteil dabei ist, dass Basteln manchmal zu unbeabsichtigten Ergebnissen führen kann. Beispielsweise erhalten Sie möglicherweise ein Dokument, das lustig aussieht, weil Sie Ihre „Korrekturen“ sporadisch im gesamten Dokument angewendet haben. Ein konsistenterer Ansatz besteht darin, Stile zu verwenden, um das Erscheinungsbild Ihres Textes zu definieren. Dein „Basteln“

Sie können dann die Stile selbst bearbeiten und sie werden gleichmäßig und konsistent in Ihrem Dokument angewendet. (Vorausgesetzt natürlich, Sie haben Stile zunächst konsequent angewendet.) Stile stehen im Mittelpunkt jeder professionellen Präsentation von Text in Word und wurden in anderen Ausgaben von WordTips.

ausführlich behandelt Unter dem Strich sehen Sie sich an, was Sie in Ihrem Dokument vermitteln möchten, und nehmen Sie dann die Formatierungsänderungen vor, die Ihre Nachricht am wenigsten beeinträchtigen. Dies bedeutet, dass ein Ansatz, den Sie in einem Dokument verfolgen, möglicherweise nicht für ein anderes geeignet ist. Sie müssen entscheiden, was für Ihre Zwecke am besten ist.

WordTips ist Ihre Quelle für kostengünstige Microsoft Word-Schulungen.

(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (605) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier:

Alles einpressen.