Wenn Sie ein Dokument zusammenstellen, müssen Sie häufig sicherstellen, dass bestimmte Referenzen konsistent sind. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise auf eine bestimmte Toleranz für eine Maschine verweisen, und es ist unbedingt erforderlich, dass die Referenzen im gesamten Dokument präzise und genau sind.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie mit Word mit dieser Situation umgehen können. Die erste ist die Verwendung des Seriendrucks, die andere die Verwendung von Lesezeichen, die dritte die Suche und das Ersetzen, die vierte die Verwendung von AutoText und die fünfte die Verwendung von Dokumenteigenschaften. Wenn Ihr Dokument nur einige Referenzen enthält, die Sie beim Drucken aktualisieren müssen, können Sie das Dokument als Seriendruckdokument einrichten und Seriendruckcodes verwenden, um den richtigen Wert einzufügen. Auf diese Weise müssen Sie nur die Informationen in der Zusammenführungsdatendatei ändern, damit die Verweise im gesamten fertigen Dokument korrekt sind.

Die zweite Möglichkeit besteht darin, Lesezeichen zu verwenden. Bei dieser Methode würden Sie die folgenden Schritte ausführen:

  1. Definieren Sie in der ersten Instanz der Referenz den Wert oder Text als Lesezeichen. (Das Definieren von Lesezeichen wurde in früheren WordTips ausführlich erläutert.)

  2. Fügen Sie am nächsten Punkt, an dem Sie denselben Wert oder Text benötigen, ein Feld ein, indem Sie Strg + F9 drücken.

  3. Geben Sie in das Feld REF _ [Lesezeichen] _ ein, wobei _ [Lesezeichen] _ der Name des Lesezeichens ist, das Sie in Schritt 1 definiert haben.

  4. Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3 für jedes Auftreten des Werts oder Textes.

Sie sollten sicherstellen, dass Sie Ihre Felder vor dem Drucken aktualisieren, wenn Sie die gerade beschriebene Lesezeichenmethode verwenden. Die dritte Methode, die Sie verwenden können, besteht darin, eine Kurzschreibweise für die Werte oder den Text zu erstellen, die konsistent sein sollen. Zum Beispiel könnten Sie n45 als Abkürzung für 45.000 entwickeln. Wenn Sie mit Ihrem Dokument fertig sind, können Sie nach allen Instanzen von n45 suchen und es durch 45.000 ersetzen.

Die vierte Methode beinhaltet die Verwendung von AutoText-Einträgen. Wenn Sie Ihren Wert oder Text zum ersten Mal verwenden, weisen Sie ihn einem AutoText-Eintrag zu. (AutoText-Einträge wurden in einer früheren Ausgabe von WordTips erläutert.) Beispielsweise können Sie dem AutoText-Namen n45 45.000 zuweisen. Wenn Sie dann n45 eingeben, können Sie F3 drücken und der Name wird auf die vollständige Nummer erweitert. Um eine größere Flexibilität zu gewährleisten, können Sie die F3-Methode umgehen und die folgenden Schritte ausführen:

  1. Definieren Sie in der ersten Instanz der Referenz den AutoText-Wert wie gewohnt.

  2. Fügen Sie am nächsten Punkt, an dem Sie denselben Wert oder Text benötigen, ein Feld ein, indem Sie Strg + F9 drücken.

  3. Geben Sie in das Feld AUTOTEXT _ [Name] _ ein, wobei _ [Name] _ der Name des AutoText-Eintrags ist, den Sie in Schritt 1 definiert haben.

  4. Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3 für jedes Auftreten des Werts oder Textes.

Möglicherweise stellen Sie fest, dass diese Reihe von Schritten der Lesezeichenmethode sehr ähnlich ist. Der Vorteil der Verwendung von AutoText auf diese Weise besteht darin, dass es leicht aktualisiert werden kann. Ändern Sie einfach den AutoText-Eintrag, aktualisieren Sie Ihre Felder und alle Instanzen werden automatisch im gesamten Dokument geändert. Wenn Sie den F3-Ansatz verwenden, kann Ihr AutoText-Eintrag nicht automatisch aktualisiert werden.

Die fünfte (und letzte) Methode beinhaltet die Verwendung von Dokumenteigenschaften. Die meisten Word-Benutzer wissen, dass Word eine Reihe von Eigenschaften für Ihre Dokumente verwaltet. Diese Eigenschaften umfassen Dinge wie die Größe des Dokuments, das letzte Mal, als es aktualisiert wurde, und dergleichen. Sie können auch benutzerdefinierte Eigenschaften definieren, die sich wie Variablen für Ihr Dokument verhalten. Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine benutzerdefinierte Eigenschaft zu definieren:

  1. Wählen Sie im Menü Datei die Option Eigenschaften. Dies zeigt das Dialogfeld Eigenschaften an.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Benutzerdefiniert. (Siehe Abbildung 1.)

  3. Geben Sie im Feld Name den Namen an, der dieser Eigenschaft zugeordnet werden soll. Dies ist der Name, mit dem Sie später auf die Eigenschaft in Ihrem Dokument verweisen.

  4. Wählen Sie im Feld Typ den Typ der Eigenschaft aus, die Sie erstellen.

  5. Geben Sie im Feld Wert den Wert der Eigenschaft an.

  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Die neue Eigenschaft wird in der Liste der Eigenschaften im Dialogfeld angezeigt.

  7. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Eigenschaften zu schließen.

Jetzt können Sie die neue Dokumenteigenschaft in Ihrem Dokument verwenden.

Sie tun dies auf die gleiche Weise, wie Sie Lesezeichen und AutoText-Einträge für denselben Zweck verwenden.

  1. Positionieren Sie den Cursor an der Stelle, an der die Referenz angezeigt werden soll.

  2. Fügen Sie ein Feld ein, indem Sie Strg + F9 drücken.

  3. Geben Sie in das Feld DOCPROPERTY _ [Name] _ ein, wobei _ [Name] _ der Name der zuvor definierten Dokumenteigenschaft ist.

  4. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 3 für jedes Auftreten des Werts oder Textes.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (15) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003.