Die Seriendruckfunktion von Word wird am häufigsten verwendet, um sogenannte „Serienbriefe“ zu erstellen oder Beschriftungen aus einer Liste einzelner Daten zu erstellen. Eine andere Verwendung für den Seriendruck besteht jedoch darin, vollständige Dokumente aus einer Gruppe einzelner Teile zu erstellen. Mit dem Seriendruck können Sie problemlos Standarddokumente mit genau definierten Elementen vervollständigen, die bei jeder Erstellung des Dokuments geändert werden müssen.

Im Laufe der Zeit können Sie Quelldokumente entwickeln, die Sie für Ihr Unternehmen verwenden können.

Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise Nachlassplanung umfasst, können Sie Dokumente entwickeln, die sich mit Ernennungsbefugnissen, Richtlinien für das Gesundheitswesen, Vertrauensvereinbarungen, Testamenten, Immobilienurkunden usw. befassen. Jedes Dokument kann viele der gleichen Elemente enthalten: Namen von Parteien (z als Dokumentersteller, Begünstigte und Treuhänder), Daten, Adressen (Landkreise, Städte, Straßen, Bundesstaaten, Postleitzahlen), Geschlechter usw. Da diese Elemente häufig vorkommen, erscheint es logisch, Zusammenführungsfelder an den Stellen in den Dokumenten zu platzieren, an denen Die gemeinsamen Elemente sind erforderlich.

Anschließend können Sie eine Dateneingabedatei erstellen, die aus einer Word-Tabelle mit den Details für jeden Client besteht. Diese Informationen können einfach auf eine CD gelegt und im Ordner eines Kunden aufbewahrt werden. Ein Makro, das durch einfache, leicht zu merkende Tastenkombinationen initiiert wurde, könnte dann verwendet werden, um das endgültige zusammengeführte Dokument zu erstellen.

Der Vorteil besteht darin, dass Sie mit einem solchen Ansatz ganze Dokumentensätze in kurzer Zeit erstellen können. Wenn Sie den Seriendruck auf diese Weise verwenden, können Sie sehr schnell genau das produzieren, was Sie benötigen. Wenn Sie beispielsweise (wieder) im Nachlassplanungsgeschäft tätig sind, können Sie möglicherweise eine recht langwierige Treuhandvereinbarung mit effizienter Todessteuer, einem oder mehreren Testamenten, Ernennungsbefugnissen, Richtlinien für das Gesundheitswesen, Anweisungslisten und Stichproben erstellen Briefe und andere verwandte Dokumente in weniger als einer halben Stunde.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (1307) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier:

Seriendruck verwenden, um Dokumente zu vervollständigen.