Gabriel verwendet die Kommentarfunktion von Word, um Kommentare zu Dokumenten hinzuzufügen, die er bearbeitet. Er fragte, ob es eine Möglichkeit gebe, einen Kommentar einmal hinzuzufügen und mehrere Verweise auf diesen einzelnen Kommentar bereitzustellen. Leider gibt es keine Möglichkeit, dies mithilfe der Kommentarfunktion von Word zu tun. Es gibt jedoch einige Möglichkeiten, wie Sie das Problem angehen können, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

Wenn Sie die Aussprache im Kommentarbereich von Word einschränken möchten, können Sie Ihre eigenen Kommentare manuell nummerieren und dann auf sie verweisen. Sie wissen, dass Word Kommentare automatisch nummeriert, aber wenn Sie tatsächlich einen Kommentar einfügen, können Sie zuerst eine Kommentar-ID eingeben, z. B. „Kommentar 1“, „C1“ oder „# 1“. Dann geben Sie Ihren langen Kommentar ein. Wenn Sie an späteren Stellen im Dokument auf denselben langen Kommentar verweisen möchten, fügen Sie einen Kommentar ein, wie Sie es normalerweise tun würden. Sagen Sie dann im Kommentar selbst „Siehe Kommentar 1“ oder „Siehe C1“. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, den ursprünglichen langen Kommentar erneut einzugeben, es wird ein Verweis auf den Leser bereitgestellt, und es wird ihm eine unveränderte Kommentarnummer zum Verweisen zugewiesen.

Eine andere mögliche Lösung ist definitiv Low-Tech und verwendet die Textmarkerfunktion von Word. Wenn Sie eine begrenzte Anzahl von „Standard“

haben Erklärende Kommentare, die Sie beim Bearbeiten von Dokumenten verwenden. Sie können am Anfang eines Dokuments eine „Legende“ hinzufügen, die die Erklärung mit einer bestimmten Textmarkerfarbe verknüpft. Wenn dieser Kommentar auf ein Textstück anwendbar ist, markieren Sie dieses Textstück mit derselben Textmarkerfarbe. Beispielsweise können Sie alle Fälle von Umstrukturierung passiver Sprache mit einem grünen Textmarker und alle Fälle von Possessiv- / Pluralverwechslung mit einem lila Textmarker markieren.

Der letztmögliche Ansatz umfasst die Verwendung von Lesezeichen und Hyperlinks sowie von Kommentaren. Sie können diese Schritte ausprobieren:

  1. Fügen Sie den ersten Kommentar ein, auf den Sie später verweisen möchten. Mit Word können Sie den Kommentar eingeben.

  2. Wählen Sie den Text des gerade eingegebenen Kommentars aus. (Nicht das Kommentarzeichen im Dokument, sondern der eigentliche Text des Kommentars.)

  3. Wählen Sie im Menü Einfügen die Option Lesezeichen. Word zeigt das Dialogfeld Lesezeichen an. (Siehe Abbildung 1.)

  4. Geben Sie einen Namen an, mit dem Sie auf diesen Kommentar verweisen möchten. Zum Beispiel könnte C1 auf Ihr erstes Kommentar-Lesezeichen verweisen.

  5. Platzieren Sie in Ihrem Dokument den Cursor an der Stelle, an der Sie einen Querverweis auf den in Schritt 1 erstellten Kommentar erstellen möchten.

  6. Wählen Sie im Menü Einfügen die Option Hyperlink oder drücken Sie Strg + K. Word zeigt das Dialogfeld Hyperlink einfügen an. (Siehe Abbildung 2.)

  7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Lesezeichen. Word zeigt das Dialogfeld Ort im Dokument auswählen an.

  8. Wählen Sie im Dialogfeld den in Schritt 4 verwendeten Lesezeichennamen aus und klicken Sie auf OK. Word schließt das Dialogfeld „In Dokument platzieren“ und füllt einige Informationen im Dialogfeld „Hyperlink einfügen“ ein.

  9. Geben Sie im Feld Zu zeigender Text den Text an, den Sie für Ihren Querverweis verwenden möchten.

  10. OK klicken. Word fügt einen Hyperlink zu Ihrem ursprünglichen Kommentar ein.

Wenn der Hyperlink vorhanden ist, kann jemand auf den Hyperlink klicken und wird direkt zu dem in Schritt 2 angegebenen Kommentartext weitergeleitet.

Wenn Sie feststellen, dass Sie immer wieder denselben Kommentarquerverweis verwenden, können Sie einen AutoText-Eintrag erstellen, der den Hyperlink verwendet.

Befolgen Sie diese Schritte:

  1. Wählen Sie den tatsächlichen Hyperlink aus, den Sie gerade erstellt haben.

  2. Drücken Sie Alt + F3, um das Dialogfeld AutoText erstellen anzuzeigen. (Siehe Abbildung 3.)

  3. Geben Sie einen Namen für den AutoText-Eintrag ein, z. B. C1.

  4. Klicken Sie auf OK, um den AutoText-Eintrag zu erstellen.

Wenn Sie später auf den ursprünglichen Kommentar verweisen möchten, geben Sie den AutoText-Namen ein und drücken Sie F3. Der Hyperlink wird automatisch zu Ihrem Dokument hinzugefügt, und Sie können die Bearbeitung wie gewohnt fortsetzen.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (1632) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier:

Verwenden mehrerer Verweise auf einen einzelnen Kommentar.