Word stellt eine sehr enge Beziehung zwischen Dokumenten und Vorlagen her. Wenn ein Dokument erstellt wird, basiert es immer auf einer Vorlage.

Darüber hinaus können Sie Vorlagen an bestimmte Dokumente anhängen, um zu ändern, welche Stile und andere Funktionen für dieses Dokument verfügbar sind.

Wenn Sie ein Dokument in Word geöffnet haben, wird die an dieses Dokument angehängte Vorlage auch vom Programm geöffnet. Dies bedeutet, dass Word sofort auf die Informationen in der Vorlage zugreifen kann, aber auch Probleme in einer Netzwerkumgebung verursachen kann. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Vorlagen, die von vielen Mitarbeitern benötigt werden, auf einem Netzlaufwerk gespeichert werden. Auf diese Weise können Benutzer über das Netzwerk auf die Vorlage zugreifen.

Da Word die Vorlage öffnet, wenn ein Dokument geöffnet ist, das diese Vorlage verwendet, bedeutet dies natürlich, dass dieselbe Vorlage – automatisch – von vielen verschiedenen Benutzern gleichzeitig geöffnet werden kann. Dies stellt kein echtes Problem für Word dar, kann jedoch ein Problem darstellen, wenn Sie für die Verwaltung von Aktualisierungen der Unternehmensvorlagen verantwortlich sind. Sie können eine Vorlage nicht öffnen und ändern, wenn sie von einer anderen Person verwendet wird, die über ein geöffnetes Dokument verfügt, das diese Vorlage verwendet. Was ist zu tun?

Dies ist ein häufiges Problem und läuft mehr auf ein Managementproblem als auf ein technologisches Problem hinaus. Ein Administrator (die für die Vorlagen verantwortliche Person) kann keine „Trennung“ zwischen einem Dokument und einer Vorlage erzwingen. Dies bedeutet, dass Sie möglicherweise nur auf zwei Arten an den Vorlagen arbeiten können, die Sie ändern müssen.

Zunächst können Sie jedem anweisen, seine Dokumente zu schließen und Word zu verlassen, während Sie das Update durchführen. Abhängig von der Größe Ihrer Abteilung ist dies möglicherweise möglich. Wenn Sie jedoch Hunderte von Benutzern haben, ist dieser Ansatz weniger praktikabel – insbesondere, wenn sich jemand möglicherweise von seinem Schreibtisch entfernt befindet und noch ein Dokument auf seinem System geöffnet ist. (Sie müssten zu ihrem Schreibtisch gehen und das Dokument selbst manuell schließen.)

Die zweite mögliche Lösung besteht darin, Duplikate der Vorlagen aufzubewahren.

Diese Duplikate können sich auf einem lokalen Laufwerk oder auf einem Netzwerklaufwerk befinden, auf das nur Sie Zugriff haben. Die Duplikate sollten andere Namen als die freigegebenen Vorlagen haben. Wenn Sie beispielsweise eine freigegebene Vorlage mit dem Namen BusLtr.dotm haben, lautet das Duplikat möglicherweise MasterBusLtr.dotm.

Die doppelten Vorlagen bedeuten, dass Sie die doppelten Vorlagen laden und ändern und die geänderte Vorlage dann zu einem Zeitpunkt über die freigegebene Vorlage kopieren können, wenn sie nicht verwendet wird. Sie können beispielsweise früh am Morgen vor der Verwendung der Computer vorbeikommen und die doppelte Vorlage in den freigegebenen Ordner kopieren (unter Verwendung des Namens der freigegebenen Vorlagen), damit die Vorlage für andere Benutzer verfügbar ist, sobald sie ankommen das Büro.

Es gibt eine weitere Verwaltungsrichtlinie, die mit den oben beschriebenen Verfahren einhergehen sollte: Sie sollten sicherstellen, dass sich Ihre freigegebenen Vorlagen – die auf dem Netzlaufwerk – in einem schreibgeschützten Ordner befinden. Auf diese Weise können Ihre Netzwerkbenutzer keine versehentlichen oder absichtlichen Änderungen an den Vorlagen vornehmen. Als Administrator der Vorlagen sollten Sie die Möglichkeit haben, in den Ordner zu schreiben, andere jedoch nicht.

Auf diese Weise können Sie beim Aktualisieren der Kopien der Vorlagen diese wie bereits beschrieben in den freigegebenen, schreibgeschützten Ordner verschieben.

WordTips ist Ihre Quelle für kostengünstige Microsoft Word-Schulungen.

(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (284) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier:

Arbeiten an freigegebenen Vorlagen.