In diesem elektronischen Zeitalter ist es durchaus üblich, dass Word-Dokumente als E-Mail-Anhänge rund um den Globus gesendet werden. Die Leichtigkeit, mit der dies getan wird, ist für diejenigen von uns erstaunlich, die sich an die „alten Zeiten“ des Personal Computing erinnern. Wenn Sie ein Word-Dokument als E-Mail-Anhang erhalten, sollten Sie einige Dinge beachten.

Wenn das Dokument aus einer nicht vertrauenswürdigen Quelle stammt, stellen Sie zunächst sicher, dass ein Virenschutz vorhanden ist. Der Anhang, den Sie für ein Dokument halten, ist möglicherweise kein echtes Dokument. Es können Viren- oder Wurmprogramme sein, die direkt ausgeführt werden, wenn Sie auf den Anhang doppelklicken. Es ist auch möglich, dass das Dokument selbst ein oder zwei Makros enthält, die für Ihr System gefährlich sein können.

Zweitens, wenn Sie Änderungen am empfangenen Dokument vornehmen möchten, stellen Sie sicher, dass Sie das Dokument als reguläre Datei speichern, bevor Sie Änderungen daran vornehmen. Mit anderen Worten, doppelklicken Sie nicht auf den Anhang und nehmen Sie dann Änderungen vor. Hier ist der Grund: Wenn Sie auf den Anhang doppelklicken, speichern die meisten E-Mail-Programme die Datei in einem temporären Verzeichnis und öffnen sie dann mit Word. Wenn Sie das Dokument schließen, werden alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen in der Datei im temporären Verzeichnis gespeichert und nicht im Anhang selbst gespeichert. Es ist sogar möglich, dass das E-Mail-Programm die temporäre Datei im temporären Verzeichnis einfach wegwirft. In diesem Fall gehen alle Ihre Änderungen vollständig verloren.

Am besten speichern Sie den Anhang explizit als Datei. Außerhalb des E-Mail-Programms können Sie dann Word verwenden, um die Datei zu laden und Änderungen vorzunehmen. In diesem Fall verhält sich die empfangene Datei so, wie Sie es erwarten würden. Wenn Sie die geänderte Datei dann an eine andere Person senden möchten, müssen Sie sie nur an eine andere E-Mail-Nachricht anhängen und unterwegs senden.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (160) gilt für Microsoft Word 97, 2000, 2002 und 2003. Sie finden eine Version dieses Tipps für die Multifunktionsleistenschnittstelle von Word (Word 2007) und später) hier:

Arbeiten mit per E-Mail versendeten Dokumenten.