Melissa hat ein Dokument, das im gesamten Text verschiedene Berufsbezeichnungen ihres Unternehmens enthält. Sie möchte irgendwie den Namen einer Person mit jeder Berufsbezeichnung verknüpfen. Zum Beispiel, wenn jemand den Mauszeiger über eine bestimmte Berufsbezeichnung bewegt (z. B. „Projektmanager“)

Word würde einen ToolTip anzeigen, der den Namen der Person anzeigt (z. B. „John Smith“).

Es gibt keine Möglichkeit, dies automatisch zu tun. Sie können jedoch mithilfe von Lesezeichen und Hyperlinks im Dokument simulieren, was Sie möchten. Befolgen Sie diese Schritte:

  1. Wählen Sie die Phrase aus, die die Arbeitsposition darstellt. Sie können beispielsweise den Ausdruck „Projektmanager“ auswählen.

  2. Zeigen Sie die Registerkarte Einfügen des Menübands an.

  3. Klicken Sie in der Gruppe Links auf das Lesezeichen-Tool. Word zeigt das Dialogfeld Lesezeichen an. (Siehe Abbildung 1.)

  4. Geben Sie dem Lesezeichen einen Namen, z. B. Position1, und klicken Sie auf Hinzufügen.

  5. Während die in Schritt 1 ausgewählte Phrase noch ausgewählt ist, drücken Sie Strg + K. Das Dialogfeld Hyperlink einfügen wird angezeigt. (Siehe Abbildung 2.)

  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche QuickInfo. Word zeigt das Dialogfeld Set Hyperlink ScreenTip an. (Siehe Abbildung 3.)

  7. Geben Sie den Text ein, den Sie für Ihren Bildschirmtipp verwenden möchten (z. B. den Namen der Person, „John Smith“), und klicken Sie auf OK.

  8. Klicken Sie links im Dialogfeld auf die Schaltfläche In diesem Dokument platzieren. Word zeigt eine Liste der Speicherorte in der Mitte des Dialogfelds an.

  9. Wählen Sie aus der Liste der Speicherorte den Namen des Lesezeichens aus, das Sie in Schritt 4 erstellt haben, und klicken Sie dann auf OK.

Am Ende haben Sie einen Hyperlink für den Einzelnen. Wenn jemand den Mauszeiger über die Phrase bewegt, wird ein Bildschirmtipp (oder manchmal auch ein ToolTip) angezeigt, der den Namen der Person an dieser Position anzeigt. Der Nachteil ist, dass neben dem Bildschirmtipp auch eine Eingabeaufforderung wie „Strg + Klicken zum Folgen“ oder „Klicken oder Tippen zum Folgen des Links“ angezeigt wird. (Dies ist schließlich ein Hyperlink.) Wenn die Person das tut, was die Eingabeaufforderung sagt, wird sie nicht wirklich irgendwohin gebracht, da das Ziel des Hyperlinks dieselbe Phrase ist, die Sie in einen Hyperlink verwandelt haben.

Sie müssen diese Schritte für jedes Auftreten einer Unternehmensposition innerhalb des Dokuments ausführen, die je nach Ihren Anforderungen sehr arbeitsintensiv sein kann. Sie können auch einfach die erste mit einem Hyperlink verknüpfte Instanz der Unternehmensposition kopieren (Strg + C verwenden) und dann mit Suchen und Ersetzen nach anderen Instanzen suchen und diese durch den Hyperlink ersetzen. Verwenden Sie einfach ^ c im Feld Ersetzen durch, wodurch die Positionsphrase durch den Hyperlink ersetzt wird.

Eine andere Möglichkeit, sich der Aufgabe zu nähern, besteht darin, Fußnoten oder Endnoten zu verwenden. Sie können problemlos Notizen in Ihr Dokument einfügen, wie in anderen Ausgaben von WordTips beschrieben. Jede Fußnote oder Endnote würde sich auf den Namen der Person beziehen, die die Position des Unternehmens innehat. Wenn jemand den Mauszeiger über die Fußnote oder Endnotenmarkierung im Dokument bewegt, wird der Inhalt der Fußnote oder Endnote (der Name der Person) kurz angezeigt. Der Nachteil dieses Ansatzes besteht darin, dass die Person den Mauszeiger über der Fußnote oder der Endnotenmarkierung selbst positionieren müsste. Wenn Sie mit der Maus über den Positionstitel fahren, funktioniert dies nicht.

WordTips ist Ihre Quelle für kostengünstige Microsoft Word-Schulungen.

(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (10413) gilt für Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 und Word in Office 365. Eine Version dieses Tipps finden Sie für ältere Menüoberfläche von Word hier:

Verknüpfen eines Namens mit einer Position.