Karl arbeitet in einem Beruf, der viele Akronyme verwendet. Das Standardverfahren besteht darin, das Akronym nur zu definieren, wenn es zum ersten Mal im Dokument verwendet wird. Außerdem müssen sie am Ende des Dokuments immer einen Anhang erstellen, in dem die Akronyme in alphabetischer Reihenfolge zusammen mit ihren Bedeutungen aufgeführt sind. Karl sucht nach einer Möglichkeit,

vielleicht zu „markieren“ Das Akronym im Hauptteil und der Akronym-Anhang werden automatisch erstellt.

Es gibt keine Möglichkeit, dies direkt in Word zu tun. Es gibt verschiedene Arten von Tabellen, die Sie automatisch erstellen können, z. B. Inhaltsverzeichnisse, Berechtigungsverzeichnisse und Indizes. Diese beiden letzten Tabellen (Tabellen mit Berechtigungen und Indizes) können möglicherweise zum Erstellen der Akronymliste verwendet werden, jedoch nur, wenn sie nicht bereits zu Ihrem Dokument hinzugefügt wurden und nur dann, wenn Ihnen Ihre Akronymliste mit Seitenzahlen nichts ausmacht.

Wenn Sie das Tool „Tabelle der Behörden“ verwenden möchten, um eine Akronymliste zu erstellen, hat Shauna Kelly einen großartigen Artikel zusammengestellt, wie dies getan werden kann. Der Artikel befasst sich speziell mit Glossaren, was im Wesentlichen eine Akronymliste wäre.

http://www.ShaunaKelly.com/word/glossary/glossary.html

Wenn Sie das Index-Tool zum Erstellen Ihrer Liste verwenden möchten, können Sie diese allgemeinen Schritte ausführen, vorausgesetzt, dass dem Akronym, wenn es definiert ist, seine Bedeutung in Klammern folgt:

  1. Wählen Sie das Akronym und seine Bedeutung. Dies bedeutet, dass Sie die erste Instanz des Akronyms in Ihrem Dokument finden und dieses Akronym zusammen mit der darauf folgenden Bedeutung in Klammern auswählen.

  2. Drücken Sie Alt + Umschalt + X, um den ausgewählten Text für den Index zu markieren.

  3. Wiederholen Sie die Schritte 1 und 2 für die anderen Akronyme, die Sie in Ihrer Liste haben möchten.

  4. Fügen Sie am Ende Ihres Dokuments Ihren Index ein. Wie man einen Index tatsächlich einfügt, wurde in anderen Ausgaben von WordTips.

behandelt Sie werden feststellen, dass bei diesem Ansatz die Klammern in Ihrem Index verbleiben. Wenn Sie die Klammern nicht möchten, müssen Sie zu jedem von Ihnen markierten Akronym gehen und den für den Index verwendeten Feldcode anzeigen. Es wird ungefähr so ​​aussehen:

{ XE "abbrev (this is the definition)" }

Innerhalb des Feldcodes können Sie die Klammern entfernen, sodass der Text so angezeigt wird, wie Sie ihn in der Akronymliste anzeigen möchten. Wenn Sie die obige Methode verwenden, um nur die erste Instanz des Akronyms zu markieren – wo es zuerst definiert wurde -, gibt es für jedes Akronym in Ihrer Liste eine einzelne Seitenzahl. Wenn Sie die Idee mögen, Seitenzahlen zu haben, diese aber für alle Instanzen jedes Akronyms möchten, müssen Sie jedes Vorkommen der Akronyme markieren – eine viel aufwendigere Aufgabe.

Wenn Sie keine der bereits beschriebenen Methoden verwenden möchten, können Sie ein Makro erstellen, das Sie beim Erstellen Ihrer Akronymliste unterstützt. Das folgende Makro kopiert im Wesentlichen den von Ihnen hervorgehobenen Text bis zum Ende des Dokuments.

Sub Send_2_acronym_list()

With ActiveDocument.Bookmarks         .Add Range:=Selection.Range, Name:="xxxHERExxx"

.DefaultSorting = wdSortByName         .ShowHidden = True     End With     Selection.Copy     Selection.EndKey Unit:=wdStory     Selection.TypeParagraph     Selection.PasteAndFormat (wdPasteDefault)

Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:="xxxHERExxx"

Application.Run MacroName:="Normal.MoreNewMacros.EditGoTo"

Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1 End Sub

Die Idee ist, Ihre erste Instanz des Akronyms zusammen mit seiner Definition auszuwählen und dann das Makro aufzurufen. Am aktuellen Speicherort wird ein Lesezeichen gesetzt, der Text kopiert, das Ende des Dokuments ausgewählt und der Text dort hinzugefügt. Dann wird das Lesezeichen verwendet, damit der ursprüngliche Speicherort wieder ausgewählt werden kann.

Wenn Sie Ihre Akronyme auf diese Weise „markiert“ haben, können Sie den Text auswählen, der an das Ende des Dokuments kopiert wurde, und ihn wie gewünscht formatieren (oder bearbeiten).

Wenn Sie einen noch automatisierteren Ansatz wünschen, können Sie möglicherweise ein Makro erstellen, das Ihr Dokument durchsucht und alle gefundenen Akronyme extrahiert. Damit ein solcher Ansatz funktioniert, müssen Sie sicherstellen, dass Sie religiös einer starren Struktur für Ihre Akronyme und deren Definitionen folgen. Das folgende Makro geht davon aus, dass das Akronym immer eine Folge von Großbuchstaben ist, gefolgt von einem Leerzeichen und einem Text in Klammern.

Sub ListAcronyms()

Dim strAcronym As String     Dim strDefine As String     Dim strOutput As String     Dim newDoc As Document

Application.ScreenUpdating = False     Selection.HomeKey Unit:=wdStory     ActiveWindow.View.ShowHiddenText = False

'Loop to find all acronyms     Do         'Search for acronyms using wildcards         Selection.Find.ClearFormatting         With Selection.Find             .ClearFormatting             .Text = "<[A-Z]@[A-Z]>"

.Replacement.Text = ""

.Forward = True             .Wrap = wdFindStop             .Format = False             .MatchCase = True             .MatchWildcards = True             .MatchWholeWord = True             .Execute         End With

'Only process if something found         If Selection.Find.Found Then             'Make a string from the selection, add it to the             'output string             strAcronym = Selection.Text

'Look for definition             Selection.MoveRight Unit:=wdWord             Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, _               Extend:=wdExtend             strDefine = ""

If Selection.Text = "(" Then                 While Selection <> ")"

strDefine = strDefine & Selection.Text                     Selection.Collapse Direction:=wdCollapseEnd                     Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, _                       Extend:=wdExtend                 Wend             End If             Selection.Collapse Direction:=wdCollapseEnd             If Left(strDefine, 1) = "(" Then                 strDefine = Mid(strDefine, 2, Len(strDefine))

End If             If strDefine > "" Then                 'Check if the search result is in the Output string                 'if it is, ignore the search result                 If InStr(strOutput, strAcronym) = 0 Then                     strOutput = strOutput & strAcronym _                       & vbTab & strDefine & vbCr                 End If             End If         End If     Loop Until Not Selection.Find.Found

'Create new document and change active document     Set newDoc = Documents.Add

'Insert the text     Selection.TypeText Text:=strOutput

'Sort it     newDoc.Content.Sort SortOrder:=wdSortOrderAscending     Application.ScreenUpdating = True     Selection.HomeKey Unit:=wdStory End Sub

Das Makro durchsucht das Dokument nach allem, was es für ein Akronym hält. Wenn ein Kandidat gefunden wird, wird nach ihm gesucht, um festzustellen, ob ihm eine öffnende Klammer folgt. Wenn ja, wird alles bis zur schließenden Klammer als Definition für das Akronym betrachtet. Sobald das Makro das Dokument durchlaufen hat, erstellt es ein neues Dokument, fügt dort die Akronyme hinzu und sortiert sie dann alle.

_Hinweis: _

Wenn Sie wissen möchten, wie die auf dieser Seite (oder auf einer anderen Seite der WordTips-Websites) beschriebenen Makros verwendet werden, habe ich eine spezielle Seite vorbereitet, die hilfreiche Informationen enthält.

Klicken Sie hier, um diese spezielle Seite in einem neuen Browser-Tab zu öffnen.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (10935) gilt für Microsoft Word 2007 und 2010. Eine Version dieses Tipps für die ältere Menüoberfläche von Word finden Sie hier:

Automatische Erstellung einer Akronymliste.