Rhonda arbeitet für eine technische Schreibfirma und verwendet ständig Word-Vorlagen. Es gibt jedoch zwei Denkansätze zum Erstellen einer Vorlage: (1) Öffnen Sie ein Word-Dokument und speichern Sie es als Vorlagendatei oder (2) Wenn Sie eine ältere Version von Word verwenden, gehen Sie zu Datei | Neu | Meine Vorlagen | Leere Vorlage | Erstelle neu. Wenn Sie eine neuere Version von Word verwenden, gehen Sie zu Datei und dann zu Neu. Word zeigt eine Liste von Vorlagen aus der Office-Vorlagensammlung an (Sie können auch nach Online-Vorlagen suchen). Sie können auch Vorlagen erstellen, die bereits erstellt wurden und auf der Registerkarte Persönlich aufgeführt sind. Um eine neue Vorlage aus der Liste „Persönlich“ zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Vorlage und wählen Sie im daraufhin angezeigten Kontextmenü die Option „Erstellen“. Rhonda hält die zweite Route für die beste, kann aber nicht erklären, warum. Sie fragt sich, ob es einen Unterschied zwischen den beiden Routen gibt.

Was Rhonda beschreibt, ist typisch für die Ausführung vieler Aufgaben in Word:

Die Möglichkeit, über verschiedene Routen am selben Ziel anzukommen.

Es besteht jedoch die Möglichkeit, je nach Zielort geringfügige Unterschiede in das Endprodukt einzuführen.

Wenn Sie die erste von Rhonda beschriebene Route verwenden (Speichern unter, um ein Dokument in den Vorlagenstatus zu versetzen), wird alles in diesem Dokument zusammen mit der Heraufstufung übertragen. Dies bedeutet, dass alle Stile im Originaldokument in der Vorlage gespeichert werden, jeder Text – einschließlich des leicht zu übersehenden Textes, z. B. in Kopf- und Fußzeilen – und möglicherweise eine Beschädigung der von Word verwalteten internen Zeiger.

Diese letzte Möglichkeit ist für die Route Speichern unter am problematischsten. Das Risiko mag gering sein, aber es ist immer noch vorhanden und sollte berücksichtigt werden. Dieses Risiko besteht nicht, wenn Sie Rhondas zweiten Ansatz verwenden.

Eine Möglichkeit, den Unterschied leicht zu erkennen, besteht darin, ein normales Dokument zu erstellen, den gesamten Text und die Grafiken zu entfernen, alle Makros zu entfernen und es dann mit Speichern unter als Vorlage zu speichern. Verwenden Sie dann Rhondas zweiten Ansatz, um eine neue, leere Vorlage zu erstellen. Verlassen Sie Word und vergleichen Sie die Dateigrößen der beiden Vorlagen. Die Chancen stehen gut, dass die Vorlage auf die erste Weise erstellt wurde, um eine größere Datei als die zweite Vorlage zu erhalten. Warum sollte es größer sein? Der wahrscheinlichste Grund ist, dass die Vorlage Speichern unter Gepäck hinter den Kulissen mit sich führt, das die zweite Vorlage nicht enthält.

Es gibt jedoch einen dritten Ansatz, den Ronda nicht erwähnt. Dieser Ansatz minimiert die Möglichkeit des überflüssigen Gepäcks hinter den Kulissen und das Risiko von Korruption, ermöglicht es Ihnen jedoch, mit einer „bekannten Menge“ für Ihre Vorlagen zu beginnen. Öffnen Sie zunächst ein neues Dokument aus einer sauberen Kopie Ihrer normalen Vorlage. Verwenden Sie den Organizer, um alles von der Kopie zu entfernen, was Sie nicht benötigen. (Es ist eine gute Idee, alle Stile aus der neuen Kopie zu entfernen, einschließlich des Versuchs, die integrierten Stile von Microsoft zu löschen.) Speichern Sie diese „saubere“ Kopie als Vorlage. Sie können dann den Organizer verwenden, um Stile und Makros zurück in die Vorlage zu übertragen und zu Ihrem Endergebnis zu gelangen.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (13343) gilt für Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 und Word in Office 365.