Christy fragte, warum sie Word nicht dazu bringen könne, zusammengeführte Daten beim Erstellen eines Katalogs in die Kopfzeile eines Dokuments einzufügen. Word würde beim Erstellen von Serienbriefen gut funktionieren, aber nicht beim Erstellen von Katalogen.

Es gibt verschiedene Arten von Zusammenführungsvorgängen, die Sie in Word ausführen können. Mit dem Seriendruck können Sie Etiketten, Umschläge, Serienbriefe und Kataloge erstellen. Das Verständnis der Unterschiede zwischen dem Erstellen von Serienbriefen und dem Erstellen von Katalogen ist wichtig, um zu verstehen, warum Sie keine Zusammenführungsdaten in eine Kopf- oder Fußzeile einfügen können.

Wenn Sie Serienbriefe erstellen, erstellt Word für jeden Datensatz in Ihrer Datenquelle einen neuen Buchstaben (Dokument). Es trennt jeden Buchstaben durch einen Abschnittswechsel. Wenn Sie einen Katalog erstellen, hat Word diese Eins-zu-Eins-Äquivalenz zwischen Abschnitten und Datensätzen nicht. Kataloge sind so konzipiert, dass sie mehrere Datensätze pro Seite enthalten – genau wie Produkteinträge in einem gedruckten Katalog.

Angenommen, Sie platzieren das Datenfeld „Teilenummer“ in der Kopfzeile eines Katalogzusammenführungsdokuments. Außerdem kann Word fünfzehn tatsächliche Datensätze auf der endgültigen zusammengeführten Seite platzieren. Welche Teilenummer soll Word genau in die Kopfzeile der Seite einfügen? Es stehen fünfzehn Datensätze zur Auswahl, da fünfzehn Datensätze auf der Seite platziert wurden. Da zwischen Datensätzen und Abschnitten keine Eins-zu-Eins-Korrespondenz besteht, kann Word die Daten nicht in der Kopf- oder Fußzeile platzieren.

Eine Möglichkeit, dies zu umgehen, besteht natürlich darin, die Felder von Word zu verwenden. Platzieren Sie anstelle eines Datenfelds in der Kopfzeile ein Feld, das auf das erste oder letzte Vorkommen eines Stils auf einer Seite verweist (das Feld STYLEREF). Sie können beispielsweise Ihre Teilenummern so formatieren, dass sie eine bestimmte Überschriftenebene verwenden. Ihre Kopf- oder Fußzeile könnte dann auf diesen Stil verweisen, sodass das zusammengeführte Dokument die erste oder letzte Teilenummer auf einer bestimmten Seite anzeigt.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (10444) gilt für Microsoft Word 2007 und 2010. Eine Version dieses Tipps für die ältere Menüoberfläche von Word finden Sie hier:

Zusammenführungsfeld kann nicht in die Kopfzeile eines Katalogzusammenführungsdokuments eingefügt werden.