Martin hat kürzlich vom Rechtsteam seines Unternehmens eine Liste von Phrasen erhalten, die er nicht gerne in Dokumenten sieht, die das Unternehmen erstellt.

Zum Beispiel sollte in den meisten Fällen der Ausdruck „Lösung wird“ stattdessen „Lösung ist beabsichtigt“ sein. Martin fragt sich, ob es eine Möglichkeit gibt, diese neue Liste von Phrasen in Word automatisch zu überprüfen und zu kennzeichnen, möglicherweise über die Grammatikprüfung.

Die Grammatikprüfung wird das leider nicht tun. In Word gibt es einfach keine Möglichkeit, eigene Phrasen hinzuzufügen, damit der Grammatikprüfer sie „überprüfen“ kann.

Es hört sich jedoch so an, als ob Sie zwei Lösungen benötigen – eine, die beim Erstellen neuer Dokumente ins Spiel kommt, und eine andere, mit der vorhandene Dokumente überprüft werden können. Die Lösung „wie Sie komponieren“ ist eigentlich recht einfach. Sie müssen lediglich AutoCorrect verwenden, um die fehlerhaften Phrasen automatisch für Sie zu ändern.

  1. Zeigen Sie das Dialogfeld Word-Optionen an. (Klicken Sie in Word 2007 auf die Schaltfläche Office und dann auf Word-Optionen. Zeigen Sie in Word 2010 oder einer späteren Version die Registerkarte Datei des Menübands an und klicken Sie dann auf Optionen.)

  2. Klicken Sie links im Dialogfeld auf Proofing.

  3. Klicken Sie auf AutoKorrekturoptionen. Word zeigt das Dialogfeld Autokorrektur an.

(Siehe Abbildung 1.)

  1. Geben Sie im Feld Ersetzen Ihre beleidigende Phrase ein.

  2. Geben Sie im Feld Mit die bevorzugte Phrase ein.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.

  4. Wiederholen Sie die Schritte 4 bis 6 für jede der verbleibenden beleidigenden Phrasen.

  5. Klicken Sie auf Schließen, um das Dialogfeld zu schließen.

Während Sie Ihr Dokument eingeben, sollte Word die Phrase automatisch durch die bevorzugte Phrase ersetzen, wenn eine fehlerhafte Phrase eingegeben wird und das Leerzeichen oder Interpunktionszeichen nach dem Drücken dieser Phrase gedrückt wird.

Natürlich hilft der AutoCorrect-Ansatz weder bei vorhandenen Dokumenten noch beim Blockieren von Textblöcken aus anderen Dokumenten und beim Einfügen in das aktuelle Dokument. In diesen Fällen benötigen Sie einen anderen Ansatz. Am einfachsten ist es, die Such- und Ersetzungsfunktionen von Word zu verwenden, um nach einer fehlerhaften Phrase zu suchen und festzustellen, ob Sie sie durch die bevorzugte Phrase ersetzen möchten oder nicht. Dies kann sehr gut funktionieren, wenn Sie nur wenige Sätze haben, die Sie korrigieren müssen.

Wenn Ihre Phrasenliste erheblich länger ist, können Sie ein Makro verwenden, um Verstöße zu markieren. Hier ist ein einfacher Ansatz.

Sub ReplacePhrases()

Dim sBadPhrase(19) As String     Dim sGoodPhrase(19) As String     Dim iCount As Integer     Dim J As Integer

iCount = 6   ' Set to number of phrases

sBadPhrase(1) = "first offensive phrase"

sBadPhrase(2) = "second offensive phrase"

sBadPhrase(3) = "third offensive phrase"

sBadPhrase(4) = "fourth offensive phrase"

sBadPhrase(5) = "fifth offensive phrase"

sBadPhrase(6) = "sixth offensive phrase"



sGoodPhrase(1) = "first preferred phrase"

sGoodPhrase(2) = "second preferred phrase"

sGoodPhrase(3) = "third preferred phrase"

sGoodPhrase(4) = "fourth preferred phrase"

sGoodPhrase(5) = "fifth preferred phrase"

sGoodPhrase(6) = "sixth preferred phrase"



For J = 1 to iCount         With Selection.Find             .ClearFormatting             .Replacement.ClearFormatting             .Text = sBadPhrase(J)

.Replacement.Text = sGoodPhrase(J)

.Forward = True             .Format = False             .MatchWholeWord = False             .MatchCase = False             .MatchWildcards = False             .Wrap = wdFindContinue         End With         Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll     Next J End Sub

Dieses Makro ersetzt die im sBadPhrase-Array gespeicherten Werte durch die im sGoodPhrase-Array gespeicherten Phrasen. Alles, was Sie tun müssen, ist, die Arrays mit Ihren Phrasen einzurichten und iCount so zu ändern, dass es der Anzahl der von Ihnen definierten Phrasen entspricht.

(Wenn Sie mehr als 19 Phrasen verwenden, müssen Sie auch die Deklaration der beiden Arrays so ändern, dass sie groß genug sind.)

_Hinweis: _

Wenn Sie wissen möchten, wie die auf dieser Seite (oder auf einer anderen Seite der WordTips-Websites) beschriebenen Makros verwendet werden, habe ich eine spezielle Seite vorbereitet, die hilfreiche Informationen enthält.

Klicken Sie hier, um diese spezielle Seite in einem neuen Browser-Tab zu öffnen.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (5140) gilt für Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 und Word in Office 365.