Dianne fragt sich, ob es eine Möglichkeit gibt, eine Vorlage zu erstellen, die die Einführung neuer Stile ausschließt. Kunden fügen Material mit Formatierungen und Stilen in ihre Dokumente ein, was zu Problemen führen kann.

Sie möchte eine generische Vorlage erstellen, mit der ein Dokument erstellt wird, das Nicht-Vorlagenstile sperrt.

Dieses Problem hat Word-Benutzer seit Jahren (wenn nicht Jahrzehnten) geplagt. Sie können viel Zeit damit verbringen, Ihre Vorlage und Ihr Stylesheet genau so zu erstellen, wie Sie es möchten, und es dann an eine andere Person senden, damit es mit der Stilliste (und der Dokumentformatierung) im elektronischen Äquivalent von Fetzen zurückgegeben wird.

Es gibt verschiedene Ansätze, mit denen Sie versuchen können, Abhilfe zu schaffen. Zunächst können Sie den Ansatz „Bitte tun Sie das nicht“ ausprobieren, bei dem Sie einfach die anderen auffordern, nichts in Ihr Dokument einzufügen. Wenn sie etwas einfügen müssen, bitten Sie sie, eine der Einfüge-Spezialvarianten zu verwenden, die das Einfügen ohne Formatierung ermöglichen.

Wenn Sie einen energischeren Ansatz wünschen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Richten Sie Ihre Vorlage (einschließlich Stile) nach Ihren Wünschen ein.

  2. Zeigen Sie mit der in Word geladenen Vorlage die Registerkarte Start des Menübands an.

  3. Klicken Sie auf das kleine Symbol unten rechts in der Gruppe „Stile“. Word zeigt den Bereich Stile auf der rechten Seite Ihres Bildschirms an.

  4. Klicken Sie unten im Bereich Stile auf das Symbol Stile verwalten. (Wenn Sie nicht herausfinden können, welches Symbol welches ist, bewegen Sie den Mauszeiger nacheinander über jedes Symbol, bis die QuickInfo „Stile verwalten“ angezeigt wird.) Word zeigt das Dialogfeld „Stile verwalten“ an.

  5. Stellen Sie sicher, dass die Registerkarte Einschränken ausgewählt ist. (Siehe Abbildung 1.)

  6. Erstellen Sie aus den im Dialogfeld aufgelisteten Stilen einen Auswahlsatz der Stile, die der Benutzer verwenden soll. (Erstellen Sie den Auswahlsatz, indem Sie auf einen Stilnamen klicken und dann die Strg-Taste gedrückt halten, während Sie auf andere Stilnamen klicken.)

  7. 7 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Formatierung auf zulässige Stile beschränken.

  8. OK klicken.

  9. Speichern Sie Ihre Vorlage.

Theoretisch wird jedes Dokument, das auf der Vorlage basiert, einschränken, welche Stile der Benutzer für seine Formatierung verwenden kann. Unklar ist, ob sich dies auch auf die Einschränkung erstreckt, welche Stile in das Dokument eingefügt werden können. Wenn Sie eine durch Makros erzwungene Version dieses Ansatzes bevorzugen, können Sie die im folgenden Blog beschriebenen Makros verwenden:

http://blogs.msdn.com/b/ericwhite/archive/2010/01/27/programmatically-limiting-styles-in-word.aspx

Natürlich können Sie eine Reihe von Makros erstellen, die verhindern, dass formatierter Text in ein Dokument eingefügt wird. (Platzieren Sie die Makros in der Vorlage, auf der das Dokument basiert, und sie werden automatisch an das Dokument übergeben. Normale Einschränkung: Wenn der Benutzer keine Makros aktiviert, hat dieser Ansatz fast keinen Wert.)

Ein Ansatz, um das Hinzufügen neuer Stile zu verhindern, besteht beispielsweise darin, die Anzahl der Stile vor und nach dem Einfügen zu bestimmen. Wenn sich die Anzahl erhöht hat, kann Ihr Makro das Einfügen rückgängig machen und dem Benutzer die Optionen geben, entweder als Nur-Text in die Zwischenablage einzufügen oder abzubrechen. Diese Methode verhindert auch, dass Stile aus Tabellen und Textfeldern eingeführt werden.

Es ist wichtig zu wissen, dass es kein „allgemeines“ Einfügeereignis gibt, das in VBA abgefangen werden kann. Stattdessen müssen mehrere der in Word integrierten Befehle angepasst werden. Im Folgenden werden vier dieser Befehle ersetzt.

Sub EditPaste()

Dim k As Long

Options.PasteFormatBetweenDocuments = wdMatchDestinationFormatting     Options.PasteFormatBetweenStyledDocuments = wdUseDestinationStyles     k = ActiveDocument.Styles.Count     Selection.Range.Paste     If k <> ActiveDocument.Styles.Count Then         ActiveDocument.Undo         MsgBox "Paste unsuccessful. You tried to introduce new styles."

End If End Sub
Sub EditPasteSpecial()

Dim k As Long     Dim lk As Boolean

Options.PasteFormatBetweenDocuments = wdMatchDestinationFormatting     Options.PasteFormatBetweenStyledDocuments = wdUseDestinationStyles     k = ActiveDocument.Styles.Count     With Dialogs(wdDialogEditPasteSpecial)

.Show         lk = .link     End With     If lk Then         ActiveDocument.Undo         MsgBox "You are not allowed to paste links"

Exit Sub     End If     If k <> ActiveDocument.Styles.Count Then         ActiveDocument.Undo         If MsgBox("You have tried to introduce new styles." & vbCrLf & _           "Do you want to paste as plain text?", vbYesNo) = vbYes Then _           Selection.Range.PasteSpecial datatype:=wdPasteText     End If End Sub
Sub PasteDestinationFormatting()

Dim k As Long

k = ActiveDocument.Styles.Count     Selection.Range.Paste     If k <> ActiveDocument.Styles.Count Then         ActiveDocument.Undo         MsgBox "Paste unsuccessful. You tried to introduce new styles."

End If End Sub
Sub PasteSourceFormatting()

MsgBox "You are not allowed to paste with source formatting"

End Sub

Ein anderer nicht-makroökonomischer Ansatz besteht darin, den Schutz für das Dokument zu ändern.

Gehen Sie mit der in Word geladenen Vorlage folgendermaßen vor:

  1. Zeigen Sie den Registerkarte Entwickler des Menübands an.

  2. Klicken Sie in der Gruppe „Schützen“ auf das Werkzeug „Bearbeitung einschränken“. Word zeigt den Bereich Bearbeitung einschränken auf der rechten Seite Ihres Dokuments an.

  3. Aktivieren Sie im Bereich Formatierungsbeschränkungen das Kontrollkästchen Formatierung auf eine Auswahl von Stilen beschränken.

  4. Klicken Sie direkt unter dem Kontrollkästchen auf den Link Einstellungen. Word zeigt das Dialogfeld Formatierungsbeschränkungen an. (Siehe Abbildung 2.)

  5. Stellen Sie sicher, dass die Liste der Stile diejenigen widerspiegelt, die der Benutzer verwenden soll.

  6. Passen Sie die Kontrollkästchen am unteren Rand des Dialogfelds nach Bedarf an.

  7. OK klicken. Word schließt das Dialogfeld Formatierungsbeschränkungen.

  8. Wenn die von Ihnen festgelegten Einschränkungen zu potenziellen Konflikten mit den im Dokument verwendeten Stilen geführt haben, werden Sie von Word gefragt, was Sie tun möchten.

(Antworten Sie, wie Sie möchten.)

  1. Klicken Sie auf Ja, Schutz erzwingen. Word zeigt das Dialogfeld Schutz erzwingen an.

  2. Geben Sie ggf. ein Passwort für den Schutz ein. (Sie müssen es zweimal eingeben.)

  3. OK klicken.

  4. Schließen Sie den Aufgabenbereich Formatierung und Bearbeitung einschränken.

  5. Speichern Sie Ihre Vorlage.

_Hinweis: _

Wenn Sie wissen möchten, wie die auf dieser Seite (oder auf einer anderen Seite der WordTips-Websites) beschriebenen Makros verwendet werden, habe ich eine spezielle Seite vorbereitet, die hilfreiche Informationen enthält.

Klicken Sie hier, um diese spezielle Seite in einem neuen Browser-Tab zu öffnen.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (12698) gilt für Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 und Word in Office 365.