Justin stellt ein Dokument zusammen, das viele Referenzen enthält, die wie „ABC 12:34“ aussehen, und er möchte Indexeinträge für alle erstellen.

Er kann Platzhalter in Suchen und Ersetzen verwenden, um diese Referenzen zu finden, aber er konnte keine Möglichkeit finden, einen Indexeintrag für jede gefundene Instanz zu erstellen.

Eine Möglichkeit, den gewünschten Index zu erstellen, besteht darin, sich auf das zu verlassen, was Microsoft als „Konkordanzdatei“ bezeichnet. Dies ist nichts anderes als eine Liste der Dinge, die Sie indizieren möchten, und ein Hinweis darauf, wie Sie sie indizieren möchten. Word verwendet dann die Konkordanzdatei als Leitfaden beim Hinzufügen der Indexeinträge zu Ihrem Hauptdokument.

Schauen wir uns zuerst die Konkordanzdatei an. Es ist sehr einfach aufgebaut und enthält nur eine einzige zweispaltige Tabelle. In der linken Spalte sollte jede Zeile einen anderen Begriff angeben, den Sie in Ihrem Hauptdokument indizieren möchten. In Justins Fall müsste er jede einzelne „ABC 12:34“ -Kombination auflisten. In der rechten Spalte würde jede Zeile den Indexeintrag enthalten, der für den Begriff links gewünscht wird. In vielen Fällen kann dies bedeuten, dass die rechte Spalte einfach wiederholt, was in der linken Spalte steht. Dies ist jedoch nicht unbedingt der Fall, wenn Sie einen anderen Wortlaut für den Indexeintrag angeben oder einen Untereintrag einschließen möchten. (Wenn Sie einen Untereintrag wünschen, verwenden Sie den Hauptindexeintrag, gefolgt von einem Doppelpunkt und dann dem Untereintrag.)

Speichern Sie die Konkordanzdatei, sobald sie vollständig ist. Jetzt können Sie Ihr Hauptdokument öffnen und die folgenden Schritte ausführen:

  1. Zeigen Sie die Registerkarte Referenzen des Menübands an.

  2. Klicken Sie rechts in der Multifunktionsleiste in der Gruppe Index auf das Werkzeug Index einfügen. Word zeigt das Dialogfeld Index an. (Siehe Abbildung 1.)

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche AutoMark. Word zeigt ein Dialogfeld an, das einem Standarddialogfeld zum Öffnen sehr ähnlich sieht.

  4. Verwenden Sie die Werkzeuge im Dialogfeld, um die von Ihnen erstellte Konkordanzdatei zu suchen und auszuwählen.

  5. Klicken Sie auf Öffnen.

Das ist es; Word verwendet den Inhalt der Konkordanzdatei als Leitfaden zum Hinzufügen von Indexeinträgen zu Ihrem Hauptdokument. Wenn dies erledigt ist, können Sie Ihren Index einfügen, wo immer Sie möchten.

Eine Sache, die ich hilfreich finde, wenn ich Word eine Art Massenoperation an einem Dokument ausführen lassen möchte, ist, sicherzustellen, dass ich eine zusätzliche Kopie des Dokuments herumliegen lasse. Bevor Sie die Konkordanzdatei mit den obigen Schritten anwenden, möchten Sie möglicherweise eine Kopie Ihres unveränderten Dokuments erstellen. Dies ist lediglich eine Sicherheitsmaßnahme für den Fall, dass ich persönlich etwas in der Konkordanzdatei durcheinander gebracht habe.

Wenn Sie keine Konkordanzdatei erstellen möchten, können Sie die Indexeinträge mithilfe eines Makros hinzufügen. Dies ist ein Beispiel:

Sub CreateManyIndexEntries()

Dim sFindPattern As String     Dim sTemp As String

' Indicate the pattern to find     sFindPattern = "^$^$^$ ^#^#:^#^#"



' Jump to beginning of document     Selection.HomeKey Unit:=wdStory

' Find first instance of pattern     Selection.Find.ClearFormatting     With Selection.Find         .Text = sFindPattern         .Replacement.Text = ""

.Forward = True         .Wrap = wdFindStop         .Format = False         .MatchCase = False         .MatchWholeWord = False         .MatchWildcards = False         .MatchSoundsLike = False         .MatchAllWordForms = False         .IgnoreSpace = False     End With     Selection.Find.Execute

While Selection.Find.Found         ' Create what we want for index entry,         ' ensuring that any colons are escaped out         sTemp = Replace(Selection, ":", "\:")



' Create the actual index entry         ActiveDocument.Indexes.MarkEntry _           Range:=Selection.Range, _           Entry:=sTemp, _           EntryAutoText:="", _           CrossReference:="", _           CrossReferenceAutoText:="", _           BookmarkName:="", _           Bold:=False, _           Italic:=False

' Set up next Find operation         Selection.Collapse wdCollapseEnd         Selection.Find.Execute     Wend End Sub

Das Makro springt zum Anfang des Dokuments und findet die erste Instanz von allem, was sich in der Variablen sFindPattern befindet. Wie oben gezeigt, enthält die Variable ein Muster – drei Buchstaben, gefolgt von einem Leerzeichen, dann zwei Ziffern, einem Doppelpunkt und zwei Ziffern. (Dies ist das von Justin angegebene Muster.) Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, wird ein Indexeintrag erstellt, der mit dem gefundenen übereinstimmt. Der Indexeintrag wird in das Dokument eingefügt und dann wird nach dem nächsten Auftreten des Musters gesucht. Dies wird für jede Instanz des Musters im Dokument wiederholt.

Der Makroansatz ist eher eine Brute-Force-Methode zum Erstellen der Indexeinträge. Das liegt daran, dass es nicht so flexibel ist wie die Verwendung der Konkordanzdatei. Es werden weder Indexeinträge erstellt, die sich von den gesuchten unterscheiden, noch Untereinträge.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (13674) gilt für Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 und Word in Office 365.