Maurice hat fünf Word-Dokumente, von denen jedes ziemlich groß ist. Er muss einen einzigen Index erstellen, der alle fünf Dokumente abdeckt, und fragt sich, ob es eine Möglichkeit gibt, dies zu tun, ohne die fünf Dokumente zusammenzuführen. Er will sie wegen ihrer Größe nicht zusammenführen.

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie dies tun können. Die erste Möglichkeit besteht darin, ein Masterdokument zu erstellen, das Verweise auf Unterdokumente enthält, und dann den Index mithilfe des Masterdokuments zu generieren. (Bei beiden hier behandelten Ansätzen wird davon ausgegangen, dass in Ihren Dokumenten bereits die Indexfeldcodes eingefügt sind. Mit anderen Worten, dieser Tipp behandelt nur die tatsächliche Generierung des Index, nicht die Erstellung der Indexeinträge.)

Gehen Sie folgendermaßen vor, um das Masterdokument zu erstellen:

  1. Erstellen Sie ein brandneues Dokument. Stellen Sie sicher, dass dieselbe Vorlage verwendet wird wie die Dokumente, für die Sie einen Index wünschen.

  2. Zeigen Sie das Dokument in der Gliederungsansicht an. (Zeigen Sie die Registerkarte Ansicht des Menübands an und klicken Sie in der Gruppe Ansichten auf das Gliederungswerkzeug.)

  3. Stellen Sie sicher, dass die Registerkarte Gliederung des Menübands angezeigt wird. (Es sollte standardmäßig angezeigt werden, wenn Sie zur Gliederungsansicht wechseln.)

  4. Klicken Sie in der Gruppe Stammdokument auf das Werkzeug Dokument anzeigen. Word erweitert die Tools in der Gruppe Master Document.

  5. Klicken Sie auf das Werkzeug Einfügen, das in der Gruppe Stammdokument angezeigt wird.

Word zeigt das Dialogfeld Subdokument einfügen an. (Dieses Dialogfeld ähnelt einem Standarddialogfeld zum Öffnen.)

  1. Suchen Sie mithilfe der Steuerelemente im Dialogfeld das erste Dokument, das in Ihren Index aufgenommen werden soll, und wählen Sie es aus.

  2. Klicken Sie auf Öffnen. Word fügt den Inhalt des Dokuments ein, umgeben von Abschnittsumbrüchen.

  3. Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 9 für jedes andere Dokument, das Sie aufnehmen möchten.

  4. Generieren Sie Ihren Index wie gewohnt.

Die zweite Möglichkeit, den Index zu erstellen, besteht darin, Felder zu verwenden, um die Dokumente zu einem einzigen Dokument zu kombinieren. Befolgen Sie diese Schritte:

  1. Erstellen Sie ein brandneues Dokument. Stellen Sie sicher, dass dieselbe Vorlage verwendet wird wie die Dokumente, für die Sie einen Index wünschen. Sie sollten sicherstellen, dass sich die Einfügemarke am Anfang des Dokuments befindet.

  2. Zeigen Sie die Registerkarte Einfügen des Menübands an.

  3. Klicken Sie in der Gruppe Text auf das Quick Parts-Werkzeug. Word zeigt einige Auswahlmöglichkeiten unterhalb des Werkzeugs an.

  4. Klicken Sie auf Feld. Word zeigt das Dialogfeld Feld an.

  5. Wählen Sie in der Liste „Kategorien“ (obere linke Ecke des Dialogfelds) die Option „Indizes und Tabellen“. (Siehe Abbildung 1.)

  6. Wählen Sie RD aus der Liste Feldnamen. Word passt das Erscheinungsbild des Dialogfelds so an, dass es ein Dateinamen- oder URL-Feld enthält.

  7. Geben Sie im Feld Dateiname oder URL den Namen der ersten Datei ein, die in den Index aufgenommen werden soll.

  8. OK klicken. Word fügt das Feld in das Dokument ein.

  9. Drücken Sie einmal die Eingabetaste.

  10. Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 9 für jedes andere Dokument, das Sie aufnehmen möchten.

  11. Generieren Sie Ihren Index wie gewohnt.

Die RD-Felder bewirken, dass Word auf jedes der angegebenen Dokumente verweist und diese in Ihren Index aufnimmt. Bei Bedarf können Sie die Felder auch am Ende Ihres fünften Dokuments hinzufügen, anstatt ein leeres Dokument für den Index zu erstellen. (Wenn Sie dies tun, müssen Sie kein Feld für das fünfte Dokument selbst einfügen, sondern nur für die ersten vier.) Dies setzt natürlich voraus, dass der Index am Ende des fünften Dokuments angezeigt werden soll.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (13128) gilt für Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 und Word in Office 365.