Francis verfügt über mehrere Dokumente, die er für die Zwecke eines Inhaltsverzeichnisses als ein einziges Dokument behandeln muss. Er fragt sich, ob es eine Möglichkeit gibt, ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen, das tatsächlich mehrere Dokumente umfasst.

Es gibt tatsächlich drei Möglichkeiten, dies zu tun. Ich werde schnell zwei der Ansätze beschreiben und dann etwas mehr Zeit mit dem dritten verbringen.

Der erste Ansatz besteht darin, einfach ein neues Dokument zu erstellen und dann den Inhalt jeder Ihrer Dateien in der richtigen Reihenfolge in dieses neue Dokument zu kopieren. Angenommen, Sie haben eine Reihe von Dokumenten mit den Namen Chap01, Chap02, Chap03 und weiter bis Chap32. Sie würden jede dieser Dateien öffnen, indem Sie Strg + A drücken, um alles in der Datei auszuwählen, zum neuen Dokument wechseln und Strg + V drücken. Während Sie dies tun, wird das neue Dokument (natürlich) immer größer, aber wenn Sie fertig sind, können Sie ganz einfach ein Inhaltsverzeichnis am Anfang des Dokuments hinzufügen.

Ganz ehrlich, dieser Ansatz ist viel Arbeit und nicht besonders flexibel. Jedes Mal, wenn Sie eines der Dokumente bearbeiten, müssen Sie den Vorgang wiederholen, um ein neues Inhaltsverzeichnis zu erhalten. Daher würde ich diesen speziellen Ansatz nicht empfehlen.

Der zweite Ansatz besteht darin, ein Masterdokument und Unterdokumente zu verwenden. Dies ist eine in Word integrierte Funktion, mit der Sie ein „Containerdokument“ (das Masterdokument) definieren und andere Dokumente identifizieren können, die im Container enthalten sein sollen (die Unterdokumente). Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein Masterdokument zu erstellen:

  1. Erstellen Sie ein brandneues Dokument. Stellen Sie sicher, dass dieselbe Vorlage verwendet wird wie die Dokumente, die im Inhaltsverzeichnis enthalten sein sollen.

  2. Zeigen Sie das Dokument in der Gliederungsansicht an. (Zeigen Sie die Registerkarte Ansicht des Menübands an und klicken Sie in der Gruppe Ansichten auf das Gliederungswerkzeug.)

  3. Stellen Sie sicher, dass die Registerkarte Gliederung des Menübands angezeigt wird. (Es sollte standardmäßig angezeigt werden, wenn Sie zur Gliederungsansicht wechseln.)

  4. Klicken Sie in der Gruppe Stammdokument auf das Werkzeug Dokument anzeigen. Word erweitert die Tools in der Gruppe Master Document.

  5. Klicken Sie auf das Werkzeug Einfügen, das in der Gruppe Stammdokument angezeigt wird.

Word zeigt das Dialogfeld Subdokument einfügen an. (Dieses Dialogfeld ähnelt einem Standarddialogfeld zum Öffnen.)

  1. Suchen Sie mithilfe der Steuerelemente im Dialogfeld das erste Dokument, das in Ihr Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden soll, und wählen Sie es aus.

  2. Klicken Sie auf Öffnen. Word fügt den Inhalt des Dokuments ein, umgeben von Abschnittsumbrüchen.

  3. Wiederholen Sie die Schritte 5 bis 7 für jedes andere Dokument, das Sie aufnehmen möchten.

  4. Fügen Sie Ihr Inhaltsverzeichnis wie gewohnt ein und generieren Sie es.

Wenn Sie sich für diesen Ansatz entscheiden (Erstellen eines Masterdokuments), verstehen Sie, dass es zahlreiche Horrorgeschichten gibt, die sich auf deren Verwendung beziehen.

Viele Leute betrachten Masterdokumente als den schnellsten verfügbaren Weg zur Beschädigung von Word-Dokumenten. Da dies eine Möglichkeit ist, sollten Sie sicherstellen, dass Sie sich schützen, indem Sie Sicherungskopien aller Ihrer Originaldokumente aufbewahren, ohne dass diese Sicherungen Teil eines Stammdokuments sind. Weitere Informationen zur Beschädigung von Stammdokumenten finden Sie auf dieser Seite unter http://word.mvps.org [Word MVP-Site]:

http://wordmvp.com/FAQs/General/WhyMasterDocsCorrupt.htm

Der dritte Ansatz besteht darin, Feldcodes zu verwenden, um die Dokumente zu einem einzigen Dokument zu kombinieren. Dieser Ansatz weist die geringsten Nachteile auf, die ich finden kann. Daher würde ich diesen vorschlagen. Befolgen Sie diese Schritte:

  1. Erstellen Sie ein brandneues Dokument. Stellen Sie sicher, dass dieselbe Vorlage verwendet wird wie die Dokumente, die im Inhaltsverzeichnis enthalten sein sollen. Sie sollten sicherstellen, dass sich die Einfügemarke am Anfang des Dokuments befindet.

  2. Zeigen Sie die Registerkarte Einfügen des Menübands an.

  3. Klicken Sie in der Gruppe Text auf das Quick Parts-Werkzeug. Word zeigt einige Auswahlmöglichkeiten unterhalb des Werkzeugs an.

  4. Klicken Sie auf Feld. Word zeigt das Dialogfeld Feld an.

  5. Wählen Sie in der Liste „Kategorien“ (obere linke Ecke des Dialogfelds) die Option „Indizes und Tabellen“. (Siehe Abbildung 1.)

  6. Wählen Sie RD aus der Liste Feldnamen. Word passt das Erscheinungsbild des Dialogfelds so an, dass es ein Dateinamen- oder URL-Feld enthält.

  7. Geben Sie im Feld Dateiname oder URL den Namen der ersten Datei ein, die in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden soll.

  8. OK klicken. Word fügt das Feld in das Dokument ein.

  9. Drücken Sie einmal die Eingabetaste.

  10. Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 9 für jedes andere Dokument, das Sie aufnehmen möchten.

  11. Fügen Sie Ihr Inhaltsverzeichnis wie gewohnt ein und generieren Sie es.

Auch wenn die RD-Feldcode-Route der sicherste Ansatz ist, sollten Sie verstehen, dass bei Verwendung von Word 2013 möglicherweise ein Fehler bei der Implementierung von RD-Codes auftritt. Sie werden feststellen, ob der Fehler aufgetreten ist, wenn die generierten Seitenzahlen für eine Datei alle gleich sind. Sie können den Fehler anscheinend umgehen, indem Sie alle referenzierten Dateien in Word öffnen, wenn Sie das Inhaltsverzeichnis generieren (oder neu generieren). Falls gewünscht, können Sie auch alle RD-Feldcodes in INCLUDETEXT-Feldcodes ändern. Wenn Sie sich jedoch dafür entscheiden, müssen Sie vor und nach jedem der Feldcodes einen Abschnittswechsel einfügen.

Wenn Sie zusätzliche Informationen zur Verwendung dieses dritten Ansatzes wünschen, lesen Sie die folgenden Ressourcen:

http://mousetrax.com/mastdoc.html

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (3318) gilt für Microsoft Word 2007, 2010 und 2013.