Greg hat eine Reihe von Stilen, die er in seiner Organisation einsetzen muss. Es gibt eine große Anzahl von Benutzern in der Organisation, und Greg kann ihre einzelnen Kopien der Normal-Vorlage nicht ersetzen.

Außerdem müssen die Stile auch über vorhandene benutzerdefinierte Vorlagen verfügbar sein. Alle Vorlagen (normal und benutzerdefiniert) befinden sich auf den einzelnen Systemen der Benutzer. Greg sucht nach Vorschlägen, wie er die Stile bereitstellen kann, damit sie für alle Benutzer zugänglich sind und Vorrang vor gleichnamigen Stilen haben, die möglicherweise bereits in den Vorlagen auf ihren Systemen vorhanden sind.

Tatsächlich stellen die Leute seit Jahren die gleiche Frage wie Greg (in der einen oder anderen Form). Der Grund, warum so lange danach gefragt wurde, ist, dass es wirklich keine gute Antwort gibt – zumindest keine, die einer lokalen Implementierung von Word „auferlegt“ werden kann und alle „Fallstricke“ abfängt

das sind möglich. Sobald Sie glauben, dass alle Stile in irgendeiner Weise abgedeckt sind, wird die lokale Maschine von jemandem etwas Verrücktes tun (z. B. einen Ihrer Stile aus irgendeinem seltsamen Grund automatisch umbenennen), und dann steckt der Benutzer fest und versucht herauszufinden, wie mit dieser Situation umzugehen. Wenn sie eine falsche Auswahl treffen, wird das Dokument möglicherweise mit dem falschen Stil durch die Organisation weitergegeben.

Der Ansatz, den die meisten Unternehmen verwendet haben, besteht darin, eine Reihe guter Standards und Regeln zu entwickeln (möglicherweise in einem Corporate Style Guide kodifiziert) und Ihre Benutzer dann darin zu schulen, diese Standards zu erkennen und anzuwenden. Es ist ironisch und ein bisschen traurig, dass Unternehmen Tausende von Dollar für Computer und Software ausgeben und sich dann weigern, ein bisschen mehr auszugeben, um Einzelpersonen darin zu schulen, wie sie diese Tools für das Unternehmen optimal einsetzen können.

Unternehmen gehen davon aus, dass jeder über Computerkenntnisse verfügt, und handeln dann auf Dokumentebene überrascht, wenn Chaos auftritt.

Wenn Sie mit diesen Standards und Regeln arbeiten, möchten Sie eine Reihe offizieller Vorlagen erstellen, die die Standards und Regeln sowohl unterstützen als auch implementieren. Dies beinhaltet zweifellos die Erstellung einer organisatorischen Normalvorlage. Diese Vorlage sollte an einem gemeinsam genutzten Netzwerkspeicherort abgelegt und geschützt werden, damit sie nicht von der großen Anzahl von Benutzern aktualisiert werden kann, die darauf zugreifen. Wenn Sie für jede Person eine lokale Kopie behalten möchten, kann der Netzwerkadministrator die Vorlage „Normal“ jedes Mal automatisch auf den lokalen Computer herunterladen, wenn sich jemand im Netzwerk anmeldet. Auf diese Weise können alle auf Unternehmensebene vorgenommenen Änderungen an die lokalen Benutzer „weitergeleitet“ werden.

Sobald die Standards und Regeln implementiert sind, kann die Organisation regelmäßig von Benutzern erstellte Dokumente überprüfen, um festzustellen, ob diese Standards und Regeln eingehalten werden. Mit der Zeit können Ihre Benutzer einen Organisationsstandard, der der gesamten Organisation zugute kommt, besser anwenden.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (5958) gilt für Microsoft Word 2007 und 2010.