Jerald hat einen Word-Seriendruck, der eine Access-Datenbank als Quelle verwendet.

Wenn er den Seriendruck ausführt, wird ein Dokument mit etwa 1.000 Seiten erstellt, von denen jede den Datensatz eines einzelnen Formulars aus der Access-Datenbank enthält. Jerald fragt sich, ob es eine Möglichkeit gibt, die einzelne Seite jeder Person einfach per E-Mail an die Person dieser Seite zu senden.

Für die Zwecke dieses Tipps gehe ich davon aus, dass Sie den Seriendruck bereits eingerichtet haben. (Dies ist sinnvoll. Sie wissen anscheinend, dass durch das Zusammenführen ein Dokument mit einer Länge von etwa 1.000 Seiten erstellt wird.) In diesem Fall können Sie angeben, dass Sie per E-Mail senden möchten, indem Sie die folgenden allgemeinen Schritte ausführen:

  1. Öffnen Sie das Seriendruckdokument in Word.

  2. Öffnen Sie den Seriendruck-Assistenten. (Klicken Sie auf der Registerkarte Mailings des Menübands auf Seriendruck starten und wählen Sie dann Schritt für Schritt Seriendruck-Assistent.) Der Seriendruck-Assistent wird im Bereich auf der rechten Seite Ihres Dokuments angezeigt.

  3. Klicken Sie ggf. mehrmals auf den Link Zurück, um zu Schritt 1 zurückzukehren. (Siehe Abbildung 1.)

  4. Stellen Sie im Abschnitt Dokumenttyp auswählen sicher, dass Sie die Option E-Mail-Nachrichten auswählen.

  5. Führen Sie die Schritte 2 bis 5 des Assistenten aus. (Da es sich um ein vorhandenes Seriendruckdokument handelt, sollten Sie einfach mehrmals auf den Link Weiter klicken können, um diese Schritte auszuführen.) Schritt 6 sollte im Assistenten sichtbar sein. (Siehe Abbildung 2.)

  6. Klicken Sie unter der Überschrift Zusammenführen auf den Link E-Mail. Word zeigt das Dialogfeld Mit E-Mail zusammenführen an. (Siehe Abbildung 3.)

  7. Wählen Sie in der Dropdown-Liste An das Feld in Ihrer Access-Datenbank aus, das die E-Mail-Adresse der Person enthält.

  8. Füllen Sie den Betreff für die E-Mail-Nachricht aus. (Für jede E-Mail-Nachricht wird derselbe Betreff verwendet.)

  9. Wählen Sie in der Dropdown-Liste E-Mail-Format das Format aus, das für die Nachricht verwendet werden soll.

  10. OK klicken. Alle Ihre Nachrichten werden gesendet.

Sie sollten ein paar Dinge über das Versenden vieler E-Mails verstehen.

Erstens kann dies eine Weile dauern, insbesondere wenn Sie viele E-Mails senden müssen. (Tausend E-Mail-Nachrichten in einer Zusammenführung würden eine ganze Weile dauern. Sie könnten zu Mittag essen oder ein langes Abendessen einnehmen, während Ihr Computer die Aufgabe erledigt.)

Zweitens besteht eine sehr gute Chance, dass Ihre E-Mails von verschiedenen Mailservern als Spam markiert werden. (Ich weiß das aus Erfahrung, weil ich in den letzten zwei Jahrzehnten E-Mail-Newsletter verschickt habe.) Warum? Weil die Server eingehende E-Mails sehen, die im Wesentlichen mit genau derselben Betreffzeile identisch sind, und immer das Schlimmste annehmen.

Sie können dies (möglicherweise) umgehen, indem Sie Ihre E-Mails einfach in kleineren Stapeln versenden. Mit anderen Worten, versuchen Sie, jeweils nur 25 oder möglicherweise 100 E-Mails gleichzeitig zu versenden. Führen Sie dazu die oben beschriebenen Schritte erneut aus und geben Sie im Dialogfeld Mit E-Mail zusammenführen an, welche Datensätze Sie per E-Mail senden möchten. Mail an. In Ihrem ersten Durchgang können Sie (zum Beispiel) an die Datensätze 1 bis 25 senden, dann im zweiten Durchgang an die Datensätze 26 bis 50 und so weiter.

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(Microsoft Word ist die beliebteste Textverarbeitungssoftware der Welt.) Dieser Tipp (1993) gilt für Microsoft Word 2007, 2010, 2013 und 2016.