Die in einem Dokument verwendeten Schriftarten bestimmen genau, wie dieses Dokument beim Anzeigen oder Drucken angezeigt wird. Wenn Sie Ihre Dokumente für andere freigeben, sollten Sie sicherstellen, dass diese dieselben Schriftarten haben, die Sie im Dokument verwendet haben. Wenn dies nicht der Fall ist, können sie die von Ihnen gesendeten Informationen möglicherweise nicht lesen.

Warum ist das? Wenn Sie eine bestimmte Schriftart in einem Dokument verwenden und dieses Dokument dann an eine andere Person senden, die diese Schriftart nicht auf ihrem System hat, versucht Word herauszufinden, welche Schriftart als Ersatz für die von Ihnen verwendete Schriftart verwendet werden kann. In einigen Fällen ist das Ergebnis ein unlesbares Durcheinander, bei dem Zeichen durch Symbole ersetzt werden und umgekehrt. Selbst wenn die ersetzte Schriftart zu einem lesbaren Dokument führt, gilt Ihre genaue Formatierung möglicherweise nicht mehr, da Word die Zeichenbreiten und die Größe der ersetzten Schriftart verwendet, nicht das Original. Daher fließt der Text auf dem Zielsystem unterschiedlich und Zeilen oder Seiten werden nicht an der gleichen Stelle wie ursprünglich beabsichtigt unterbrochen.

Word bietet eine mögliche Lösung für dieses Problem: Sie können Schriftarten in ein Dokument einbetten. Mit Word können Sie Schriftarten mit einigen Einschränkungen in Ihr Dokument einbetten. Erstens müssen die Schriftarten TrueType-Schriftarten sein, und zweitens müssen sie zum Einbetten verfügbar sein. Es ist einfach herauszufinden, ob eine Schriftart TrueType ist. Sie können sich den Windows-Schriftartenordner ansehen, um dies herauszufinden, oder Sie können einfach nach dem verräterischen TT neben dem Schriftartnamen in der Dropdown-Liste Schriftart von Word suchen.

Ein weiteres Problem besteht darin, herauszufinden, ob eine Schriftart einbettbar ist. Wenn eine Schriftart vom Designer erstellt wird, kann sie auf eine von vier Ebenen der Einbettungskompatibilität eingestellt werden:

Vollständig einbettbar. * Diese werden in das Dokument eingebettet und installieren sich auf dem Zielsystem, sofern sie dort noch nicht vorhanden sind.

Bearbeitbare Einbettung. * Das Dokument kann in der eingebetteten Schriftart bearbeitet werden, wird jedoch nicht dauerhaft auf dem Zielsystem installiert.

Nur Drucken und Vorschau. * Das Dokument wird auf dem Zielsystem mit der richtigen Schriftart gedruckt, kann jedoch nicht bearbeitet werden und die Schriftart wird nicht installiert.

Nicht einbettbar. * Die Schriftart bleibt auf dem ursprünglichen System und kann nicht in ein Dokument eingebettet werden.

Word respektiert die Wünsche des Schriftdesigners gemäß den hier gezeigten möglichen Einstellungen. Wenn ein Designer eine Schriftart als „nicht einbettbar“ markiert, können Sie sie nicht in ein Dokument einbetten. Genauer gesagt können Sie Word anweisen, TrueType-Schriftarten einzubetten. Word ignoriert Ihre Anweisungen jedoch, wenn es um die als nicht einbettbar gekennzeichnete Schriftart geht.

Wie finden Sie heraus, ob eine Schriftart einbettbar ist? Wenn Sie Windows 7 oder Windows 8 verwenden, können Sie mit der rechten Maustaste auf die Schriftartdatei klicken, Eigenschaften auswählen und dann die Registerkarte Details des Dialogfelds anzeigen. Sie sollten in der Lage sein, auf dieser Registerkarte ein Einbettbarkeitsfeld zu finden, das zeigt, wie (und ob) die Schriftart eingebettet werden kann.

Wenn Sie Windows XP verwenden, können Sie die Informationen nicht ohne ein spezielles Tool anzeigen, das die Schriftart liest, die diesbezüglichen Anweisungen des Designers überprüft und Sie dann darüber informiert. Ein solches Tool ist kostenlos bei Microsoft erhältlich. Sie können es von folgender Adresse herunterladen:

http://www.microsoft.com/typography/TrueTypeProperty21.mspx

Das Tool aktualisiert Windows so, dass weitere Informationen angezeigt werden, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine Schriftartdatei klicken und Eigenschaften auswählen. Eine der im daraufhin angezeigten Dialogfeld angezeigten Registerkarten enthält Informationen darüber, wie eine Schriftart in ein Word-Dokument eingebettet werden kann.

Wenn eine Schriftart nicht eingebettet werden kann, stehen Sie vor der Entscheidung, ob Sie die Schriftart verwenden möchten oder nicht. Wenn Sie es verwenden, wird das Dokument nur auf Systemen ordnungsgemäß angezeigt, auf denen die Schriftart tatsächlich installiert ist. Wenn Sie es nicht verwenden, müssen Sie eine andere Schriftart finden, die Ihren Design- und Freigabeanforderungen entspricht.

Sobald Sie wissen, dass eine Schriftart in ein Dokument eingebettet werden kann, müssen Sie Word anweisen, die eigentliche Einbettung durchzuführen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

  1. Zeigen Sie das Dialogfeld Word-Optionen an. (Klicken Sie in Word 2007 auf die Schaltfläche Office und dann auf Word-Optionen. Zeigen Sie in Word 2010 und Word 2013 die Registerkarte Datei des Menübands an und klicken Sie dann auf Optionen.)

  2. Klicken Sie links im Dialogfeld auf Speichern. (Siehe Abbildung 1.)

  3. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Schriftarten in Datei einbetten aktiviert ist.

  4. Wenn Sie eine kleine Anzahl von Zeichen in einer bestimmten Schriftart verwenden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur die im Dokument verwendeten Zeichen einbetten. Klicken Sie auf OK.

  5. Arbeiten Sie wie gewohnt mit Ihren Dokumenten.

Sie sollten wissen, dass beim Einbetten einer Schriftart die Größe Ihres Dokuments erheblich erhöht werden kann. Wenn Sie das Kontrollkästchen in Schritt 4 nicht aktivieren, bettet Word die gesamte Schriftart ein. In beiden Fällen (vollständige Schriftart oder nur Zeichen) wird die Größe Ihres Dokuments durch die Größe der eingebetteten Schriftart und den für Word erforderlichen Overhead erhöht.

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(Microsoft Word ist die beliebteste Textverarbeitungssoftware der Welt.) Dieser Tipp (6073) gilt für Microsoft Word 2007, 2010 und 2013.

Eine Version dieses Tipps für die ältere Menüoberfläche von Word finden Sie hier:

Einbetten von Schriftarten in ein Dokument.