Sheldon schreibt architektonische Konstruktionsspezifikationen. Er verfügt über einige hundert Stammdateien, die er für jedes Bauprojekt ändert. Er fügt Felder in jede Datei ein, die mit einer separaten Datei verknüpft sind, und extrahiert allgemeine Informationen wie den Projekttitel, die Projektnummer, das Ausgabedatum usw. Jedes Projektverzeichnis verfügt über eine dieser Quelldateien.

Wenn Sheldon ein Dokument druckte, wurden alle Felder und Links automatisch aktualisiert, wie sie sollten. Vor kurzem funktionierte dies jedoch nicht mehr. Jetzt muss er die Felder vor dem Drucken manuell aktualisieren. Die Word-Optionen bleiben unverändert und umfassen weiterhin „Felder vor dem Drucken aktualisieren“, „Verknüpfte Daten vor dem Drucken aktualisieren“ und „Automatische Links beim Öffnen aktualisieren“. Sheldon fragt sich, wie er die automatische Aktualisierung wieder zum Laufen bringen kann.

Wie Sheldon annimmt, sollte die automatische Aktualisierung funktionieren, insbesondere wenn Sie Word wie Sheldon konfiguriert haben. Dies könnte jedoch ein besonders ärgerliches Problem sein. Die Chancen stehen gut, dass eine teilweise oder vollständige Beschädigung des Dokuments vorliegt. Während dies leicht zu finden ist, wenn Sie mit einer einzelnen Dokumentdatei arbeiten, ist es viel komplexer, wenn Sie mit Hunderten von Dateien arbeiten.

Versuchen Sie zunächst festzustellen, ob nicht alle Felder automatisch aktualisiert werden.

Mit anderen Worten, wenn Ihr Dokument 30 Felder enthält, die Informationen aus anderen Dateien abrufen (vermutlich mit dem Feld INCLUDEFILE), überprüfen Sie, ob nicht alle 30 Felder aktualisiert wurden. Wenn dies nicht der Fall ist, liegt das Problem wahrscheinlich an dem Dokument, das die Felder enthält. Wenn nur einige von ihnen nicht aktualisiert werden, besteht das wahrscheinliche Problem darin, dass auf die Datei verwiesen wird, wenn die Felder nicht aktualisiert werden.

Sie sollten auch überprüfen, ob das Problem bei all Ihren Dokumenten liegt. Erstellen Sie ein neues, leeres Dokument und erstellen Sie darin mehrere INCLUDEFILE-Felder, die auf andere Dateien verweisen. Überprüfen Sie, ob es automatisch aktualisiert wird. Wenn dies der Fall ist, haben Sie einen starken Hinweis darauf, dass das Problem nicht bei Word liegt, sondern bei Ihrer anderen Dokumentdatei.

Sobald Sie eingegrenzt haben, ob das Problem bei dem Dokument liegt, das die Felder enthält, oder bei den Dokumenten, auf die die Felder verweisen, können Sie mit der Prüfung der Problemdokumente beginnen. Führen Sie für diese Dokumente den Standardprozess für den Umgang mit beschädigten Dokumenten durch. (Kopieren Sie alles außer der letzten Absatzmarke in ein neues, leeres Dokument. Verwenden Sie das neue Dokument gegenüber dem alten Dokument, das möglicherweise beschädigt ist.)

Hoffentlich helfen Ihnen diese Verfahren, das Problem einzugrenzen und möglicherweise zu beseitigen.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (13237) gilt für Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 und Word in Office 365.