Dennis ist in seinem Büro auf das allgemeine Problem gestoßen, dass Dokumente auf verschiedenen Systemen unterschiedlich gedruckt werden. Er hat ein Dokument, das als einzelne Seite auf einem System gedruckt wird, aber als zwei Seiten auf einem anderen System.

Er bemerkte, dass er in Excel eine Seite zwingen kann, auf eine einzelne Seite zu „passen“, und dass es auf verschiedenen Systemen zu funktionieren scheint. Dies veranlasste ihn, sich zu fragen, ob es etwas Ähnliches gibt, das in Word getan werden kann.

Wie bereits in anderen Ausgaben von _WordTips erwähnt, _ sind die Unterschiede im Erscheinungsbild und Drucken eines Dokuments von einem System zum anderen auf eine Vielzahl von Faktoren zurückzuführen. Unterschiede in Word-Versionen, installierten Schriftarten, Druckertreibern und sogar Grafikkarten können zu Unterschieden in der Darstellung und dem Drucken eines Dokuments führen. Der einzige sichere Weg, um dieses Problem zu umgehen, besteht darin, das Dokument mit einem Programm wie Adobe Acrobat in ein PDF-Format zu konvertieren. Es gibt jedoch einige Dinge, die Sie mit dem Dokument selbst ausprobieren können.

Zunächst können Sie sicherstellen, dass Sie beim Speichern des Dokuments TrueType-Schriftarten darin einbetten. Öffnen Sie dazu das Dialogfeld Word-Optionen, klicken Sie links auf Speichern und stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen TrueType-Schriftarten einbetten (oder Schriftarten in die Datei einbetten) aktiviert ist. Dies sollte alle Systemunterschiede überwinden, die ausschließlich auf Probleme zurückzuführen sind, bei denen Schriftarten auf den Systemen installiert sind. (Siehe Abbildung 1.)

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Abbildung 1. Die Optionen Speichern im Dialogfeld Word-Optionen.

Sie können die Layoutoptionen auch in Word 2007 oder Word 2010 anpassen, um sicherzustellen, dass die Option Druckermetriken zum Layouten von Dokumenten verwenden ausgewählt ist. Zeigen Sie erneut das Dialogfeld Word-Optionen an, klicken Sie links auf Erweitert, scrollen Sie zum Ende der Optionen und klicken Sie auf Layoutoptionen.

Zeigen Sie in späteren Versionen von Word das Dialogfeld Word-Optionen an, klicken Sie links auf Erweitert und scrollen Sie zum Ende der Optionen, um die Kompatibilitätsoptionen zu suchen. Wenn unter dieser Überschrift keine Optionen aufgeführt sind, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil und wählen Sie Alle neuen Dokumente.

Scrollen Sie nach unten, bis die Option Druckermetriken zum Layouten von Dokumenten verwenden angezeigt wird, und wählen Sie sie aus. Dies kann dazu beitragen, einige Unterschiede (aber nicht alle Unterschiede) zwischen Druckern zu beseitigen, die von verschiedenen Word-Versionen eingeführt werden. (Siehe Abbildung 2.)

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Abbildung 2. Die Layoutoptionen des Dialogfelds Word-Optionen.

Wenn das Problemdokument die Vorlage „Normal“ verwendet, können die Stile in der Vorlage „Normal“ auf jedem der Systeme auch unterschiedlich definiert sein. Wenn dies der Fall ist, besteht die Lösung darin, die Normal-Vorlage von einem System auf das andere zu kopieren. Seien Sie dabei jedoch vorsichtig, da dies Auswirkungen auf andere Anpassungen des Zielsystems haben und in anderen Dokumenten unbeabsichtigte Folgen haben kann. Sie sollten auch nur in Betracht ziehen, die Vorlage „Normal“ zu kopieren, wenn beide Systeme dieselbe Version von Word verwenden.

Um ein Dokument auf eine einzelne Seite zu zwingen, bietet die Seitenansicht die Schaltfläche „Auf Anpassung verkleinern“. Dadurch wird die Anzahl der Seiten im Dokument um eins verringert, sodass Sie verhindern können, dass ein kleiner Teil des Dokuments auf eine andere Seite gelangt. Die Verwendung dieses Tools birgt jedoch Risiken – es kann einige Ihrer Formatierungen durcheinander bringen. Sie sollten experimentieren, um festzustellen, ob es für Ihre speziellen Anforderungen geeignet ist.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (10695) gilt für Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 und Word in Office 365. Eine Version dieses Tipps finden Sie für ältere Menüoberfläche von Word hier:

An eine einzelne Seite anpassen.