Jens hat ein Dokument, das die Tahoma-Schriftart verwendet, die die Standardeinstellung seines Unternehmens ist. Wenn er versucht, Text aus diesem Dokument in ein anderes zu kopieren, das auch Tahoma im gesamten Dokument verwendet, ändert sich die Schriftart des eingefügten Textes in Times New Roman. Jens fragt sich, warum das passiert und wie er es beheben kann.

Dies hat mit ziemlicher Sicherheit damit zu tun, wie Word mit Stilen arbeitet. Sie können dies überprüfen, indem Sie beide Dokumente gleichzeitig auf dem Bildschirm öffnen. In der Erläuterung der Funktionsweise verweise ich auf das Dokument, aus dem Sie als Quelldokument kopieren möchten, und auf das Dokument, in das Sie als Zieldokument einfügen möchten.

Schauen wir uns zunächst das Quelldokument an. Sie möchten die folgenden Schritte ausführen:

  1. Wählen Sie den Absatz aus, den Sie kopieren möchten. (Doppelklicken Sie einfach auf den Absatz, der ihn auswählen sollte.)

  2. Zeigen Sie die Registerkarte Home des Menübands an.

  3. Klicken Sie auf das kleine Symbol unten rechts in der Gruppe „Stile“. Word zeigt den Aufgabenbereich Stile an.

  4. Einer der Stile im Aufgabenbereich sollte mit einem blauen Kästchen versehen sein.

Dies ist der Stil, der auf den in Schritt 1 ausgewählten Absatz angewendet wird. Es besteht eine gute Chance, dass es sich um den normalen Stil oder einen der anderen integrierten Word-Stile handelt.

  1. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Stil, den Sie in Schritt 4 bemerkt haben (den mit dem blauen Kästchen). Nach einem Moment zeigt Word ein Feld an, in dem eine Zusammenfassung der Formatierung für den Stil angezeigt wird. (Siehe Abbildung 1.)

Sie sollten zwei Dinge aufschreiben: den Namen des Stils (z. B. Normal) und den Namen der von diesem Stil verwendeten Schriftart (z. B. Tahoma).

Jetzt müssen Sie sich das Zieldokument ansehen, aber Sie müssen Schritte ausführen, die sich geringfügig unterscheiden:

  1. Zeigen Sie die Registerkarte Home des Menübands an.

  2. Klicken Sie auf das kleine Symbol unten rechts in der Gruppe „Stile“. Word zeigt den Aufgabenbereich Stile an.

  3. Suchen Sie in der Liste der Stile im Aufgabenbereich den Stil, der denselben Namen hat wie den, den Sie aus dem Quelldokument notiert haben, z. B. Normal. Klicken Sie nicht darauf, sondern bewegen Sie den Mauszeiger über den Stilnamen. Sie sollten dieselbe Art von Zusammenfassungsfeld sehen, die Sie mit dem Quelldokument angezeigt haben.

In Jens ‚Fall wäre ich bereit, Dollar auf Donuts zu setzen, dass das Zusammenfassungsfeld im Zieldokument zeigt, dass die Schriftart Times New Roman ist. Warum ist das so wichtig? Wenn Sie einen Absatz aus dem Quelldokument kopieren und in das Zieldokument einfügen, übernimmt dieser Absatz die vom Stil verwendeten Einstellungen, wenn das Zieldokument einen Stil hat, der denselben Namen hat wie der Absatz, der eingefügt wird im Zieldokument. Wenn Sie also einen mit dem Normalstil formatierten Absatz kopieren und ihn in das Zieldokument einfügen, wird alles verwendet, was für den Normalstil im Zieldokument definiert ist.

Die natürliche Frage an dieser Stelle ist, warum das Zieldokument dann Text in Tahoma anzeigt. Beachten Sie, dass die in den Zusammenfassungsfeldern für die Stildefinition angezeigte Schriftart nicht unbedingt mit der für den ausgewählten Absatz verwendeten Schriftart übereinstimmt, wenn Sie die zuvor beschriebenen Schritte ausführen. Angenommen, im Zieldokument verwenden alle Absätze den Normalstil. Selbst wenn die Stildefinition Times New Roman verwendet, ist es möglich, dass jemand den gesamten Text im Dokument ausgewählt und die Schriftart mithilfe der Werkzeuge auf der Registerkarte „Startseite“ der Multifunktionsleiste explizit in Tahoma geändert hat. Dies ändert jedoch nichts an der im zugrunde liegenden Stil (Normal) definierten Schriftart, und es ist diese zugrunde liegende Schriftart, die beim Einfügen des Absatzes verwendet wird.

Die kurzfristige Lösung könnte darin bestehen, zu ändern, wie Sie Ihren Text in das Zieldokument einfügen. Anstatt einfach Strg + V zu drücken, verwenden Sie Inhalte einfügen, um nur den Text einzufügen. Dadurch wird der eingefügte Text gezwungen, die Formatierung zu übernehmen, die an der Stelle verwendet wird, an der sich die Einfügemarke befindet.

Die längerfristige Lösung besteht darin, die Stildefinition im Zieldokument zu ändern. Wenn der Stil, mit dem Sie arbeiten, beispielsweise der normale Stil ist (wie bereits erläutert), möchten Sie die mit diesem Stil verknüpfte Formatierung so ändern, dass anstelle von Times New Roman die Schriftart Tahoma verwendet wird. Dann sollte Ihr Einfügen wie erwartet funktionieren.

Natürlich könnte es in Jens ‚Fall sein, dass der Text im Zieldokument einen anderen Stil verwendet, z. B. Body, und dass der Body-Stil so definiert ist, dass er den Tahoma-Stil verwendet. Wenn Sie einen Absatz aus dem Quelldokument kopieren, der den normalen Stil verwendet, und ihn in das Zieldokument einfügen, wird der Textstil nicht automatisch verwendet, wie dies im Rest des Dokuments der Fall ist. Stattdessen wird der normale Stil beibehalten, es werden jedoch die Stileinstellungen für den normalen Stil verwendet, wie sie im Zieldokument vorhanden sind. In diesem Fall wäre es eine einfache Aufgabe, den Textstil auf den gerade eingefügten Absatz anzuwenden und dadurch das Erscheinungsbild des Textes zu ändern.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (4634) gilt für Microsoft Word 2007, 2010, 2013 und 2016.